Est-ce que votre processus de candidature des bénévoles vous fait perdre du temps et de l’argent, en plus de mettre votre organisation à risque ?

Recruter des bénévoles n’est pas sorcier, mais cela demande des efforts et une bonne prise de décision de la part de votre organisation pour réussir.

Les tendances du secteur indiquant un nombre croissant d’organisations sans but lucratif entrant en scène au fil des ans, la concurrence pour recruter des bénévoles au sein de plusieurs régions s’est accrue. L’édition 2019 de Sector in Brief fait état d’une augmentation de 4,5 % du nombre d’organismes sans but lucratif, qui est passé de 1,48 million à 1,56 million, aux États-Unis, entre 2006 et 2016. Votre organisation est-elle armée d’une stratégie de recrutement pour être compétitive sur votre marché ?

Deux décisions cruciales qui peuvent contribuer au succès de votre recrutement sont les canaux de communication (par exemple, les médias sociaux) à utiliser pour atteindre votre public potentiel de bénévoles et la méthode de candidature (par exemple, un formulaire en ligne) à utiliser pour que les bénévoles manifestent leur intérêt à s’impliquer.

Il est important de noter que la plupart des personnes intéressées par le bénévolat vont rechercher leurs options en ligne. En fait, le rapport 2020 Industry Insights de VolunteerMatch et Sterling Volunteers (voir page 16) indique que 47 % des 10 000 bénévoles interrogés trouvent des opportunités via des sites Web de bénévolat, des applications ou des médias sociaux. En comparaison, seulement 15 % des organisations font la promotion de leur programme et de leurs rôles par ces méthodes en ligne. Ce décalage entre le comportement des bénévoles et celui des organisations est un fossé qui mériterait d’être comblé. Si elles veulent améliorer le recrutement des bénévoles, les organisations doivent changer d’attitude en communiquant les opportunités de bénévolat via les canaux que fréquentent leurs bénévoles potentiels.

De même, la méthode que vous employez pour qu’un bénévole pose sa candidature — autrement dit, l’appel à l’action que vous avez choisi — est tout aussi essentielle. L’appel à l’action est la prochaine étape, ou l’action, que vous souhaitez que le bénévole fasse pour exprimer son intérêt ou poser sa candidature.

Quelle méthode de candidature ou appel à l'action utilisez-vous ?

L’objectif de la procédure de candidature est de faire en sorte que le bénévole et les membres de l’équipe des services bénévoles avancent dans le processus de manière efficace et sûre pour arriver à une décision d’acceptation. Les informations confidentielles fournies par les bénévoles doivent être sécurisées de manière centralisée et doivent être accessibles uniquement aux personnes autorisées. L’idéal est de rendre le processus pour les membres de l’équipe des services bénévoles et les bénévoles aussi simple que possible. En adaptant votre processus aux besoins, aux comportements et au style de communication des bénévoles, vous éviterez que vos bénévoles potentiels n’abandonnent leur candidature, ce qui contribuera à la réussite de vos efforts de recrutement.

Examinons les cinq méthodes d’application les plus courantes et la façon dont la méthode que vous choisissez peut vous nuire ou vous aider, vous et vos bénévoles, en termes de temps, d’argent et de risque.

Fait : le papier est une méthode de recrutement hors ligne qui n’est pas adaptée aux 90 % de bénévoles qui préfèrent les communications numériques au papier (voir la page 25 du rapport 2020 Industry Insights).

Temps et argent :

• Le processus de recrutement est allongé, à commencer par le bénévole qui utilise son temps pour recevoir et soumettre le formulaire de candidature en personne ou par courrier.
• Une fois reçues, la saisie des réponses du bénévole à la candidature dans une feuille de calcul peut être une étape suivante courante. Cela peut prendre beaucoup de temps. Lisez notre blogue sur les neuf raisons irréfutables de laisser tomber la feuille de calcul. Même si vous ne saisissez pas de données et que vous classez simplement le formulaire, vous passerez un certain temps à fouiller dans les dossiers la prochaine fois que vous devrez contacter votre bénévole.
• La correspondance avec le bénévole concernant les étapes d’acceptation ou d’intégration se fait généralement par téléphone, par courrier ou en personne, étant donné que le bénévole qui postule sur papier est plus susceptible de ne pas utiliser de nouvelles formes de communication.

Gestion des risques :

• On vous a confié les informations personnelles et confidentielles du bénévole et vous avez maintenant la responsabilité de sécuriser et de protéger correctement ce document papier. Pensez-y :
  • Combien de mains cette candidature papier doit-elle passer avant d’atterrir sur le bureau du bon membre du personnel pour être examinée ? Cela augmente le risque de perte accidentelle, de vol et d’exposition des informations confidentielles.
  • Pendant que le formulaire est acheminé vers la bonne destination, quel est le degré de sécurité de la dissimulation des informations ? Si le formulaire a été envoyé par la poste, il doit rester caché dans l’enveloppe jusqu’à ce qu’il arrive à destination. Cependant, s’il a été déposé sans être caché par le bénévole, le personnel en possession du formulaire est désormais responsable des données et doit les protéger jusqu’à ce qu’elles soient remises au membre du personnel concerné.  
  • Quel est le degré de sécurité du stockage ou de l’élimination de ce formulaire papier ? Si vous devez conserver le document papier dans un dossier, rangez-le dans un classeur verrouillé auquel seuls les membres autorisés du personnel ont accès. Pour l’élimination, il est préférable de procéder au déchiquetage transversal du document plutôt que de placer un formulaire dans une poubelle de recyclage ouverte qui permet d’accéder facilement aux données confidentielles.
  • Le respect du principe de minimisation des données est plus difficile avec un formulaire de demande sur papier. Ce principe (qui a force de loi au Royaume-Uni et dans l’Union européenne, qui est l’un des dix principes de protection de la vie privée en Australie et qui est de plus en plus accepté partout) stipule que nous ne devons collecter des informations qu’au moment où nous en avons besoin et que nous devons les éliminer dès que nous n’en avons plus besoin. Par exemple, si vous recueillez les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence sur un formulaire de candidature papier lorsqu’une personne se présente, on peut dire que vous les recueillez avant d’en avoir besoin. Cette personne ne deviendra peut-être jamais un bénévole. Et lorsqu’un bénévole quitte votre organisation, vous n’avez plus besoin de ces informations, mais elles restent sur le formulaire papier. Ce n’est là qu’un exemple de la manière dont les candidatures papier ne respectent pas le principe de minimisation des données.

Recommandation : Le papier devrait être la méthode d’application de dernier recours et il devrait être réservé à certains cas d’utilisation, comme un bénévole qui n’utilise pas d’ordinateur. Le document doit toujours rester caché jusqu’à ce qu’il parvienne au membre du personnel compétent pour être ouvert et examiné. Le stockage du document doit se faire dans un classeur verrouillé auquel seul un certain personnel est autorisé à y accéder. Une méthode d’élimination sûre, comme le déchiquetage transversal, doit être utilisée lorsque vous n’avez plus besoin du document en votre possession.

Fait : un appel téléphonique est une méthode de recrutement hors ligne. Étant donné que 47 % des bénévoles trouvent des opportunités de volontariat en ligne (voir la page 16 du rapport 2020 Industry Insights), le fait de demander à un bénévole d’effectuer l’étape consistant à exprimer son intérêt ou à poser sa candidature de manière hors ligne contredit et perturbe le flux de travail.

Temps et argent :

• Le processus de recrutement s’allonge, car le bénévole et l’équipe des services bénévoles s’exposent à passer du temps à jouer au chat et à la souris. Cela crée des frictions dans le processus et augmente le taux d’abandon des candidatures.
• Si l’organisation utilise le téléphone pour présélectionner les candidats intéressés, envisagez de mettre en place un formulaire en ligne sur votre site Web pour poser vos questions de présélection. Cette approche permet de réduire le temps consacré à cette étape. Les conversations téléphoniques peuvent durer plus longtemps que ce qu’il vous faut pour examiner les réponses d’un bénévole lorsqu’un formulaire d’intérêt ou de candidature en ligne bien conçu est utilisé.
• Que votre volume de demandes de bénévoles potentiels soit faible ou élevé, le téléphone vous fait perdre un temps précieux à discuter avec des bénévoles non qualifiés qui auraient pu être utilisés ailleurs dans votre programme.
• Pendant qu’ils sont au téléphone avec le bénévole, certains organismes commencent à enregistrer les informations le concernant dans une feuille de calcul. La saisie de données fait maintenant partie de votre processus, ce qui vous fait perdre du temps (entre autres) !

Gestion des risques :

• Lorsque vous parlez au téléphone avec un candidat bénévole, écrivez-vous certaines de ses informations sur papier (par exemple, ses coordonnées, ses références, etc.) ? Si c’est le cas, vous êtes désormais responsable de ces informations confidentielles. Reportez-vous aux commentaires sur la gestion des risques dans la section ci-dessus sur le papier, pour savoir ce qu’il faut faire pour sécuriser et éliminer ce document papier.
• Si vous saisissez les données de votre conversation téléphonique dans une feuille de calcul, certains risques sont introduits :
  • Le maintien de l’exactitude des données est difficile, car il faut intervenir manuellement
  • Modification accidentelle des données
  • Plusieurs versions de l’information si différents utilisateurs créent des feuilles de calcul différentes
  • Les options pour contrôler l’accès aux données sont limitées
  • Lorsqu’une feuille de calcul est protégée par un mot de passe, l’accès aux données peut être temporairement perdu si le mot de passe est perdu ou modifié par un autre membre du personnel lorsque les mots de passe sont partagés.
• Pour en savoir plus sur l’enregistrement des données des bénévoles dans un tableur, lisez notre blogue sur les neuf raisons irréfutables de laisser tomber votre tableur.

Recommandation : Examinez dans quelle mesure vous faites la promotion de votre programme par le biais des canaux de communication que vous utilisez (p. ex., le site Web de votre organisme). Si vous faites un bon travail de présentation de ce que vous avez à offrir en répondant aux questions courantes de vos bénévoles potentiels, l’étape intermédiaire consistant à vous appeler avant de postuler ne devrait pas être nécessaire. Faites en sorte qu’un bénévole puisse directement exprimer son intérêt ou postuler via un formulaire en ligne, car vous l’avez déjà convaincu de s’impliquer ! En réduisant le nombre d’étapes, vous réduisez les frictions dans le processus. Tout le monde y gagne.

Fait : Il s’agit d’une méthode de communication en ligne très utilisée, 85 % de la population américaine étant des utilisateurs actifs de courriels selon le blogue de PitchFunnel sur les statistiques d’utilisation des courriels en 2021.

Temps et argent :

• Le fait que les bénévoles vous envoient un courriel pour poser des questions sur le programme, exprimer leur intérêt ou vous envoyer leur formulaire de candidature en format PDF comporte les problèmes mentionnés dans les sections précédentes. Vous finissez par passer du temps à répondre à des questions auxquelles vous pourriez répondre sur votre site Web ou à recevoir des données sur la candidature d’un bénévole par courriel, données que vous allez très probablement transférer dans un tableur. Il est tout à fait possible de supprimer l’étape de la saisie des données dans un tableur ! Lisez notre blogue sur les neuf raisons irréfutables d’abandonner la feuille de calcul.
• L’avantage du courriel sur le téléphone et le papier est qu’il s’agit d’une méthode de communication rapide, en ligne, qui permet de poursuivre le flux en ligne, c’est-à-dire la méthode par laquelle le bénévole a probablement trouvé votre organisation (par exemple, en visitant votre site Web).

Gestion des risques :

• En recevant des données confidentielles dans votre boîte aux lettres électronique, il vous incombe de les protéger. Pensez-y :
  • Si vous conservez les données relatives aux demandes dans votre boîte de réception pour les examiner/évaluer afin de déterminer si elles correspondent au programme et que vous ne les transférez pas dans un outil centralisé, votre équipe ne peut pas accéder à certaines des informations dont elle a probablement besoin. Si vous prenez votre retraite ou démissionnez, votre organisation perd alors l’historique des candidatures, car il se perd dans votre boîte de réception, qui n’est pas un outil de gestion des données ou ne devrait pas être utilisée de cette manière.
  • Utilisez-vous un compte de messagerie partagé auquel de nombreuses personnes ont accès dans votre organisation (par exemple, bénévole@xx.com) pour examiner les candidatures ou gérer votre programme ? Les identifiants et mots de passe partagés posent de nombreux problèmes, comme la possibilité de perdre la propriété du compte si un autre membre du personnel modifie les identifiants de connexion ou d’être plus vulnérable à une violation de données lorsque des données sont consultées de manière inappropriée par une personne ayant accès au compte de messagerie partagé.
  • Les courriers électroniques sont sujets à des cyberattaques courantes lorsque l’échange d’informations n’est pas crypté.
  • Avec le courrier électronique, il est plus facile de partager accidentellement les informations sur le bénévole avec un destinataire involontaire. Avez-vous déjà envoyé accidentellement un courriel à la mauvaise personne ? C’est si facile à faire et c’est considéré comme une violation des données si vous l’avez fait avec la candidature d’un bénévole qui vous a été envoyée par courriel.
• Si vous imprimez le courriel ou la demande en PDF jointe, vous êtes désormais tenu de stocker et d’éliminer correctement ce document papier. Reportez-vous aux commentaires sur la gestion des risques dans la section Papier pour obtenir des conseils.

Recommandation : Passez à l’utilisation d’un formulaire en ligne pour votre programme. Vous y êtes déjà presque en ayant votre formulaire PDF téléchargeable en ligne et/ou en utilisant le courrier électronique comme mode de communication. Il vous suffit de combiner ces deux approches en créant vos questions de candidature dans le format d’un formulaire en ligne. Consultez les deux sections suivantes pour connaître les différences entre deux types de formulaires en ligne.

Fait : une méthode de recrutement en ligne, disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an, permet de soutenir les 90 % de bénévoles qui préfèrent les communications numériques au papier (voir la page 25 du rapport 2020 Industry Insights).

Temps et argent :

• Il s’agit d’une amélioration en termes de gain de temps pour une équipe de services bénévoles, mais un problème critique demeure généralement : l’utilisation de plusieurs systèmes déconnectés pour gérer votre programme de bénévolat. Vous utilisez peut-être un outil de création de formulaires pour créer votre demande, ainsi que d’autres outils distincts pour gérer les autres composantes de votre programme (par exemple, la formation en ligne, la communication d’un bulletin d’information, l’enregistrement du temps, la planification, etc.) Chacun de ces outils nécessite du temps pour passer d’un outil à l’autre et certains ou tous peuvent être payants. L’utilisation d’outils déconnectés peut entraîner des problèmes d’intégrité et de duplication des données.
• Il est fréquent que, lorsque le bénévole remplit votre formulaire et que vous recevez un courriel avec les réponses, vous passiez ensuite du temps à transférer manuellement ces informations dans une feuille de calcul.

Gestion des risques :

• Si vous recevez les réponses au formulaire en ligne dans votre boîte aux lettres électronique, veuillez vous référer aux commentaires sur la gestion des risques dans la section Courriel.
• Si vous transférez les données dans une feuille de calcul, lisez notre blogue sur les neuf raisons irréfutables d’abandonner la feuille de calcul, qui traite notamment des risques.
• Si vous imprimez le courriel contenant les réponses au formulaire, vous êtes maintenant responsable de la protection de ce document papier contenant des informations confidentielles. Reportez-vous aux commentaires sur la gestion des risques dans la section Papier pour obtenir des conseils.

Recommandation : Si vous êtes allé jusqu’à automatiser votre processus de recrutement à l’aide d’un formulaire en ligne, allez plus loin et bénéficiez d’avantages supplémentaires en termes d’économies de temps et d’argent, tout en réduisant davantage les risques pour votre organisation, en explorant un logiciel conçu pour les équipes de services bénévoles — un SGB (Solution de gestion des bénévoles). Lisez ce qui suit pour envisager une solution encore meilleure que celle que vous utilisez déjà.

5. Formulaire en ligne — Utilisation d’une SGB (Solution de gestion des bénévoles)

Fait : une méthode de recrutement en ligne, disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an, permet de soutenir les 90 % de bénévoles qui préfèrent les communications numériques au papier (voir la page 25 du rapport 2020 Industry Insights).

Temps et argent :

• 64 % des directeurs financiers d’organismes à but non lucratif affirment que l’adoption de nouvelles méthodes de technologie en nuage permettrait de réduire les coûts opérationnels d’environ 20 %, selon le rapport « The Business Value of Cloud Computing » publié par CFO Publishing LLC. L’utilisation d’une SGB peut permettre de réaliser des économies, car l’organisation peut consolider le nombre d’outils/systèmes utilisés en un système robuste tout-en-un pour gérer son programme.
• Accélère le processus de recrutement, tant pour le bénévole que pour les membres de l’équipe des services bénévoles. Le bénévole vous a déjà trouvé en ligne. Il est donc plus simple de poursuivre le processus en ligne que de passer à une méthode hors ligne.
• Les données du formulaire de demande alimentent directement votre SGB ; aucune saisie de données n’est donc nécessaire !
• Les politiques et les accords obligatoires du programme peuvent être acceptés par un bénévole dès le début du processus de candidature. Ainsi, vous n’utilisez votre temps que pour examiner les candidats les mieux adaptés et les plus intéressés.
• En outre, des messages automatisés et personnalisés peuvent communiquer au nouveau candidat les prochaines étapes de votre processus de recrutement, telles que la vérification des antécédents, les documents/accords, l’apprentissage en ligne, la réservation d’un entretien avec vous, etc.

Gestion des risques :

• 80 % des organisations à but non lucratif ne disposent pas d’une politique de cyberattaque, comme l’indique le rapport 2018 de NTEN sur l’état de la cybersécurité des organisations à but non lucratif. L’utilisation d’une SGB cybersécurisée, et qui le démontre par des certifications telles que l’ISO 27001, permet d’atténuer votre risque…
• Seuls les administrateurs ayant un accès contrôlé à la SGB peuvent voir les informations relatives aux candidats. Par conséquent, pour assurer la confidentialité des données des bénévoles
• La protection de la vie privée et la conformité réglementaire connexe sont améliorées
• Infrastructure de stockage et de communication dédiée pour une disponibilité continue du service.
• L’élimination des données en fin de vie est sécurisée
• Une SGB est accompagnée de services de soutien
• … et bien d’autres moyens de protéger les données qu’un bénévole vous a confiées !

Recommandation : Explorez les options de votre logiciel de gestion des bénévoles. Vous pouvez vous renseigner sur la solution de gestion des bénévoles la mieux notée de Better Impact — Volunteer Impact. Si vous cherchez un meilleur moyen d’économiser du temps et de l’argent et de réduire les risques, une SGB peut changer la donne. Commencez cette transition dès aujourd’hui !