Les 5 éléments d’un programme de bénévolat robuste

Monter un programme de bénévolat n’est pas de tout repos, mais la tâche peut être plus simple que vous ne le croyez. Un programme de bénévolat robuste englobe 5 volets : le recrutement, la formation et l’intégration, la gestion, l’examen du programme et, bien entendu, la reconnaissance.

J’aborde toujours d’abord la reconnaissance.

La reconnaissance est ce qui nourrit les bénévoles. Sans elle, personne ne serait bénévole. Si vous réussissez bien une seule chose, concentrez-vous sur cela ! La reconnaissance doit être présente dans tout ce que vous entreprenez, de la création d’un poste de bénévole à la gestion des conflits de personnalité. La reconnaissance s’exprime de quatre façons générales.

1. Remerciements informels – remerciez chaque bénévole, à chaque quart, soyez le plus précis que possible.
2. Gage concret de reconnaissance – remettez un cadeau spécial lorsqu’un bénévole va au-delà de son devoir.
3. Reconnaissance publique – diffusez un message sur les médias sociaux ou lors d’un événement (Obtenez leur permission d’abord !)
4. Événements de reconnaissance –Pour assurer le succès d’un événement, prenez connaissance de ce que souhaitent vos bénévoles et offrez-le-leur.

Au fur et à mesure que vous passerez en revue les éléments qui suivent, songez comment vous pouvez démontrer votre reconnaissance à chaque étape.

Prochain élément : le recrutement.

Le recrutement commence par la préparation. Quelles seront les tâches accomplies par le bénévole ? Quelles compétences et quelle conduite devra-t-il contribuer, et pour lesquelles pouvez-vous offrir une formation ? Que cherchez-vous exactement ? Plus vous brosserez un tableau précis du candidat idéal, plus vous serez en mesure de le trouver.

Lorsque le travail préliminaire sera terminé, commencez à passer le mot : sur les médias sociaux, votre site Web et en invitant vos bénévoles actuels à donner un coup de main (ils peuvent être vos meilleurs ambassadeurs !) À la réception des demandes d’emploi, organisez les entrevues. Dans la mesure du possible, rencontrez les candidats soit en personne ou par vidéoconférence. Les signes visuels révèlent davantage une personne que simplement la lecture d’un curriculum vitæ ou un entretien au téléphone.

Ne choisissez que les meilleurs. Vaut mieux laisser un poste vacant que de le combler d’un candidat insatisfaisant. Le besoin désespéré de combler une vacance constitue l’une des raisons pour lesquelles un grand nombre de programmes de bénévolat connaissent un taux de roulement élevé.

La formation et l’intégration représentent un autre moyen d’accroître la fidélisation.

Si un bénévole a l’impression d’accomplir un piètre travail, il abandonnera. De bons systèmes de formation et d’intégration raffermiront la confiance en soi d’un bénévole et faciliteront la supervision. Il existe plusieurs façons d’y parvenir.

1. Dès le départ, faites en sorte qu’ils sentent qu’ils font partie de l’équipe. Présentez-les aux employés et aux autres bénévoles. Montrez-leur les lieux. Procurez-leur un t-shirt, une casquette ou une épinglette les identifiant comme membre de l’organisation.
2. Expliquez la portée de leur rôle sur la mission. Les gens se portent bénévoles parce votre cause leur tient à cœur. S’ils ne voient pas comment leur poste apporte une contribution, ils deviendront insatisfaits.
3. Enseignez-leur à effectuer des tâches, même les plus simples. Les activités qui vous semblent évidentes peuvent ne pas l’être pour eux, alors ne laissez rien de côté. De plus, fournissez-leur un guide du bénévole.
4. S’il s’agit d’un poste complexe, répartissez la formation. Plus un poste est compliqué, plus vous courez le risque qu’ils ne saisissent pas tout en une seule séance. Un enseignement progressif vous indiquera les éléments qui ont été acquis et ceux qui ne l’ont pas été.
5. Finalement, désignez-leur un mentor. Cette personne pourra répondre à leurs questions et leur enseigner les « règles tacites ». Un bénévole amical et chevronné pourra permettre d’éviter le sentiment d’angoisse et les erreurs.

Vient maintenant la gestion quotidienne.

Cette composante englobe tout, allant de l’établissement des horaires de quart au rehaussement de la diversité. Il est impossible de traiter cet élément entièrement en un seul article, mais voici quelques tuyaux.

1. Horaires. Trouvez un moyen de suivre les présences et les quarts, ainsi que le total des heures de leur action bénévole. Il peut s’agir tout simplement d’une feuille de calcul électronique ou d’un système de gestion des bénévoles sophistiqué comme la solution de Better Impact : Impact bénévoles. Peu importe la taille de votre programme, vous devez avoir un système en main !
2. Supervision. Une bonne supervision repose sur la communication et l’accessibilité. Assurez-vous de tenir les gens au courant de ce qui se passe et de leur fournir vos coordonnées pour communiquer avec vous en cas de besoin.
3. Délégation. En usant un peu d’adresse, vous sauverez beaucoup de temps. Communiquez vos attentes envers le bénévole et une échéance, fournissez-lui les ressources dont il aura besoin et, le facteur le plus difficile, accordez-lui la liberté de travailler à sa façon. Vous procurez l’objectif, il fournit le produit.
4. Encouragement d’une culture de résolution de problèmes. Ne croyez pas que c’est à vous de trouver toutes les solutions. Les meilleurs leaders s’entourent de personnes qui peuvent penser par elle-même. Développez ce concept en demandant à un bénévole qui vous présente un problème comment il le règlerait.
5. Gestion du conflit. Le conflit peut être bon ou mauvais. Il est favorable chez les personnes qui s’opposent à la majorité si elles voient que quelque chose ne va pas (pensez aux dénonciateurs). Il est défavorable lorsque les gens sont attaqués plutôt que les idées. Dans ce cas, soyez objectif, entendez toutes les parties et aidez-les à trouver un terrain d’entente.
6. Accroissement de la diversité. La diversité au sein de votre organisation doit refléter celle de l’ensemble de la communauté et ce, non seulement sur le plan de l’ethnicité ou du sexe, mais aussi celui de la situation socioéconomique, physique, de la capacité intellectuelle, etc.

En dernier lieu, procédez à un examen régulier du programme.

Au moins une fois par année, passez en revue tous les aspects de votre programme, allant de la reconnaissance à la gestion. Quels éléments sont fructueux, et lesquels ne le sont pas ? Quelles améliorations pourrait-on apporter ? Si vous établissez un point repère de la situation actuelle et le comparez à votre perception d’un programme de bénévolat « parfait », vous pouvez tracer votre évolution d’un à l’autre. C’est le meilleur moyen d’améliorer continuellement votre programme.

Je le répète, la création d’un programme de bénévolat robuste est simple, mais pas nécessairement facile. Cependant, si vous avez une idée claire de la cible à atteindre, allez-y étape par étape, avancez progressivement, et vous vous retrouvez avec un programme de bénévolat qui fera l’envie de tous. Bons succès !