N’oubliez pas les Individus dans le processus

Au fil des ans, j’ai eu l’occasion d’écrire et de réviser des centaines d’articles, de rapports, de blogues et même quelques livres sur le thème du bénévolat.

Donc, lorsque Susan Ellis m’a approché il y a quelques années pour écrire un module sur le thème « Entrevues, présélection et placement de bénévoles » pour son excellent programme de formation en ligne « Everyone Ready », j’étais impatient de commencer à travailler sur de projet.

Il y avait cependant une petite, mais fondamentale différence dans le type d’écriture qui était nécessaire. Au lieu de créer un texte que les participants liraient, cet exercice m’a obligé à écrire un « script » qui serait ensuite enregistré pour que les élèves puissent l’écouter.

Cela ne semble peut-être pas être un tel détournement de la norme, mais croyez-moi, malgré toute l’expérience que j’avais, l’exercice m’a obligé à repenser complètement à ce que j’écrivais, à la façon dont j’avais structuré le texte et même au tact que j’avais employé pour décrire les divers éléments qui s’y trouvaient.

Je suis heureux de dire que le produit final est formidable (si j’ose dire) et l’opportunité de créer un module de formation d’une manière tout à fait différente de ce que j’aurais normalement écrit était une excellente occasion d’apprentissage.

Mis à part être une publicité éhontée pour « Everyone Ready », qu’est-ce que cela a à voir avec notre sujet brûlant du mois ?

Eh bien, cela m’a fait réfléchir encore une fois à la façon dont nous, en tant que gestionnaires de programmes de bénévolat, devons équilibrer la façon dont nous recrutons de nouveaux bénévoles et gérer nos équipes de façon continue par la suite.

En 2006, nous avons organisé la Retraite australasienne pour la gestion avancée des bénévoles sous le thème « Sommes-nous allés trop loin » ? Ce que nous avons essayé de réaliser lors de cet événement, c’est de demander aux praticiens expérimentés dans le domaine de la gestion des bénévoles s’ils pensaient que nous étions peut-être allés « trop loin » sur la voie de la professionnalisation du bénévolat — et si par conséquent nous avons peut-être rendu certains de nos programmes un peu trop impersonnels pour les bénévoles (nouveaux et existants).

L’exercice de rédaction du module de formation pour Susan m’a rappelé qu’il est très important de voir ce que nous faisons à travers les yeux d’un public différent — dans ce cas-ci : les volontaires potentiels qui approchent notre organisation pour la première fois — afin d’évaluer si le processus que nous utilisons pour recruter des volontaires est amical et invitant, et non clinique et impersonnel.

Bien que nous entendons beaucoup parler de la nouvelle génération de bénévoles confiants et audacieux, n’oublions jamais que, pour de nombreuses personnes qui s’intéressent à nos programmes pour la première fois, le simple fait d’appeler notre bureau peut être un pas de géant dans un territoire inexploré.

Considérez ce qui suit :

• Comment un nouveau membre potentiel de l’équipe peut-il connaître vos opportunités de bénévolat ?
• Quels messages reçoivent-ils de votre site Web et d’autres documents promotionnels ?
• Est-ce facile pour quelqu’un de s’engager ?
• À quelle vitesse faites-vous le suivi des demandes de renseignements ?
• Lorsque quelqu’un appelle ou visite votre bureau pour la première fois, comment pourrait-il percevoir vos opérations ? (emplacement physique, personnel d’accueil, décoration, etc.)

Les questions ci-dessus (et plus) ne s’appliquent pas seulement aux nouveaux bénévoles. Considérez les mêmes types de questions par rapport à vos bénévoles réguliers et récurrents. Y a-t-il un risque qu’après un certain temps, vous les teniez pour acquis, en supposant qu’une fête annuelle pour reconnaître le travail de vos bénévoles leur fera oublier une multitude de négligences tout au long de l’année ?

Le défi pour nos programmes est de trouver un équilibre délicat entre le soutien aux besoins des bénévoles et le professionnalisme dans tous les aspects de notre fonction. Avec des ressources limitées, cela devient de plus en plus difficile à faire. En se mettant à la place des bénévoles de temps à autre, nous pouvons faire en sorte que nos programmes n’oublient pas l’aspect « bénévole » de cet équilibre.

Rappelons-nous que, peu importe si nous appelons notre profession : l’administration de bénévoles, la gestion de programmes de bénévolat, le développement communautaire ou même la gestion des ressources humaines ou du personnel, nous sommes dans le domaine de faire participer les gens à des activités significatives. Mon message ce mois-ci est tout simple ; soyez certain de ne pas oublier les individus au nom du processus ou du progrès

À vous de nous partager vos opinions :

• Avez-vous de la difficulté à accorder à vos bénévoles autant d’attention que vous le souhaiteriez alors que les formalités administratives s’accumulent autour de vous ?
• Avez-vous des conseils que vous pouvez partager avec d’autres sur la façon dont vous avez surmonté ces difficultés ?
• Avez-vous créé des rôles innovateurs qui garantissent que les bénévoles nouveaux et existants sont bien soutenus dans votre programme ?

Avez-vous d’autres idées sur ce sujet que vous aimeriez partager ?