Criar um programa de voluntariado não é fácil, mas pode ser mais simples do que se pensa. Há cinco aspetos fundamentais que um programa de voluntariado sólido tem de ter: Recrutamento, Formação e Integração, Gestão, Revisão do Programa e, claro, Reconhecimento.
Começo sempre com o Reconhecimento.
O Reconhecimento é o ar que os voluntários respiram. Sem ele, eles vão-se embora. Se só consegue fazer uma coisa bem, que seja reconhecer o trabalho dos seus voluntários! Deve estar presente em tudo o que faz, desde a criação de um anúncio de recrutamento até à forma como lida com um conflito de personalidade. Existem quatro formas gerais de demonstrar reconhecimento.
- Agradecimentos informais - agradeça a cada voluntário, em cada turno, personalizando o agradecimento sempre que for possível.
- Agradecimento tangível - algo especial para quando um voluntário excede as expectativas.
- Reconhecimento público - uma mensagem nas redes sociais ou um reconhecimento num evento (peça autorização primeiro!)
- Eventos de reconhecimento - descobrir o que os voluntários querem e dar-lhes isso é a chave para ter um evento de reconhecimento bem-sucedido.
Ao ler próximos tópicos abaixo, pense em como pode demonstrar reconhecimento em cada etapa.
O aspeto seguinte é o recrutamento.
O recrutamento começa com a preparação. Quais são as tarefas que o voluntário terá de realizar? Quais são as competências e atitudes que o voluntário deve possuir e quais são as que podem ser objeto de formação? De quem é que está à procura exatamente? Quanto mais clara for a ideia que tem do tipo de pessoa que se adequa ao papel, maior será a probabilidade de a encontrar.
Depois de ter feito o trabalho de preparação, comece a espalhar a palavra: nas redes sociais, no seu website, através do chamado “passa-palavra”, e ao pedir aos seus voluntários atuais (eles podem ser os seus melhores embaixadores!). Quando as candidaturas começarem a chegar, marque entrevistas. Se possível, encontre-se com o(a) potencial voluntário(a), seja pessoalmente ou por videochamada. Ao ter contacto visual com a pessoa, formará uma opinião muito mais clara sobre o(a) candidato(a) do que a simples leitura de um currículo ou uma conversa ao telefone.
Escolha apenas os melhores. É melhor ter uma função para a qual não encontrou ninguém do que tê-la preenchida pela pessoa errada. O desespero para preencher uma função é uma das razões pelas quais muitos programas de voluntariado têm uma elevada taxa de rotatividade.
A formação e a integração são outra forma de aumentar a retenção.
Se um voluntário sentir que está a fazer um mau trabalho, vai-se embora. Os bons sistemas de integração e formação podem reforçar a autoestima do voluntário e facilitar a supervisão. Existem algumas formas de o fazer.
- Fazer com que o voluntário se sinta imediatamente parte da equipa. Apresente-o ao pessoal e aos outros voluntários. Mostre-lhe as instalações. Dê-lhes uma t-shirt, um chapéu ou um pin para mostrar que pertencem à equipa.
- Discuta o impacto da função na missão. As pessoas voluntariam-se porque se preocupam com a sua causa. Se não perceberem como é que o seu papel está a contribuir para a missão, ficarão insatisfeitas.
- Mostre-lhes como fazer as coisas. Mesmo as coisas simples. Há coisas que podem ser óbvias para si, mas podem não o ser para eles, por isso mostre-lhes tudo. Além disso, forneça-lhes um manual de voluntariado.
- Se a função que lhe foi atribuída for complexa, dê a formação de forma mais faseada e com mais tempo. Quanto mais pormenorizada for a função, menos provável é que o voluntário a compreenda de uma só vez. Ao ensiná-la pouco a pouco, saberá que parte os voluntários sabem e que parte não sabem.
- Por fim, designe um mentor. Dê ao novato alguém a quem ele possa fazer perguntas e com quem possa aprender as "regras não ditas". Um voluntário amigável e experiente pode evitar muita ansiedade e erros.
Segue-se a gestão do dia a dia.
Isto inclui tudo, desde a programação dos turnos até à melhoria da diversidade. Não é possível abordar esta questão num só artigo, mas aqui ficam algumas dicas.
- Agendamento. Tenha alguma forma de controlar quem está a aparecer, quando e quantas horas estão a doar. Isto pode ser tão básico como uma folha de cálculo ou tão sofisticado como um sistema de gestão de voluntariado, como a solução da Better Impact, o Volunteer Impact. Independentemente da dimensão da sua organização, precisa mesmo de ter algo!
- Supervisão. A comunicação e a acessibilidade são fundamentais para uma boa supervisão. Certifique-se de que todos sabem o que se está a passar e têm uma forma de o contactar se precisarem de ajuda.
- Aprenda a delegar. Se o fizer bem, a delegação pode poupar-lhe imenso tempo. Diga ao voluntário o resultado que espera, um prazo, os recursos de que ele precisa e - o mais difícil de tudo - a autonomia para o fazer à sua maneira. No fundo acaba por dizer o que é que precisa, e os voluntários respondem-lhe com o como.
- Incentive uma cultura de resolução de problemas. Não pense que tem de encontrar todas as respostas. Os melhores líderes rodeiam-se de pessoas capazes de pensar por si próprias. Desenvolva esta cultura ao perguntar aos próprios voluntários como é que eles resolveriam o problema que lhe estão a apresentar.
- Gerir os conflitos. O conflito pode ser bom ou mau. É bom que as pessoas contrariem a maioria se acreditarem que algo está errado (pense nos denunciantes com razão de ser). É mau quando se atacam pessoas em vez de ideias. Quando isso acontece, mantenha-se objetivo, ouça todas as partes e ajude-as a encontrar um consenso.
- Aumente a diversidade. A diversidade na sua organização deve corresponder à da comunidade em geral, não só em termos de etnias ou género, mas também de estatuto socioeconómico, capacidades físicas e mentais, etc.
Por último, faça uma revisão regular do programa.
Pelo menos uma vez por ano, reveja todos os aspetos do seu programa, desde o reconhecimento dado aos voluntários até à gestão. O que está a funcionar, o que não está? Que áreas podem ser melhoradas? Se tomar como referência o ponto em que se encontra atualmente e o comparar com a sua imagem de um programa de voluntariado "perfeito", pode traçar o seu progresso de um para o outro. Esta é a melhor maneira de melhorar continuamente o seu programa.
Como eu disse, criar um programa de voluntariado forte até pode ser simples, mas não é fácil. Se tiver uma ideia clara do que gostaria que o programa fosse, se o fizer passo a passo e se fizer um pouco todas as semanas, acabará por ter um programa de voluntariado que os outros quererão imitar. Boa sorte!