Por vezes perguntam-me pela minha opinião sobre software de gestão de voluntariado. Quais são os melhores produtos? O que é que o software deve fazer? Quais são as funcionalidades mais importantes e quais os benefícios? Neste artigo eu vou-lhe dar uma perspetiva sobre sete coisas importantes que deve considerar quando procura por um software para lhe ajudar na gestão de voluntariado.
1 – Em primeiro lugar, organize os seus dados
Lembre-se que a regra de “se entra lixo, sai lixo” aplica-se a qualquer software. Não interessa como é o produto e quais as suas capacidades, se colocar dados de pouca qualidade e não atualizar os dados, não vai conseguir tirar proveito dos benefícios de investir num novo sistema.
Organize a sua casa antes de decidir gastar dinheiro num sistema de voluntariado novo em folha. Certifique-se que os dados que já tem estão corretos e que os processos e as práticas estão em prática e que são seguidos por todos os que trabalham com voluntários de forma que se consiga manter a qualidade dos dados.
2 – Armazenamento de dados vs. gestão de relações
Quer simplesmente guardar dados sobre os voluntários de forma que saiba quem eles são e que tenha os detalhes de contacto deles, etc.? Em algumas organizações uma simples folha de cálculo do Excel irá fazer isto perfeitamente. Noutras, um produto mais destacado, com mais funcionalidades (partilha de dados entre equipas, por exemplo) poderá ser mais adequado, seja como um sistema independente de gestão de voluntariado ou como um módulo num produto utilizado por outra equipa (e.g. angariação de fundos, desenvolvimento, recursos humanos, etc…
Por outro lado, talvez esteja à procura de algo que ultrapassa a simples questão de armazenamento de dados. Talvez queira: funcionalidades relacionadas com relatórios; a habilidade para comunicar com voluntários por email, SMS, WhatsApp, redes sociais, etc.; armazenar documentos e partilhá-los; registar horas de voluntariado; ter uma maior integração com outros sistemas organizacionais, etc. Caso se identifique com isto, então procure sistemas que oferecem uma suite de ferramentas cheia de funcionalidades de gestão de relações com os clientes (CRM) para voluntários.
3 – Saiba o que é essencial e o que é opcional
Antes de começar a contactar vendedores de software, seja bastante claro quando fala sobre o que o novo sistema tem de fazer e o que seria bom ele conseguir fazer. Nem todos os produtos no mercado farão tudo o que você precisa, então seja claro no que é não-negociável. Isto irá ajudar a criar uma lista mais curta de potenciais opções e focar mais a discussão com os vendedores mais relevantes.
Se começar com uma lista longa e inflexível onde tudo é um requisito essencial, então prepare-se para se desapontar. Terá ou uma escolha severamente limitada ou irá descobrir que precisa de gastar mais dinheiro para desenvolver um produto personalizado para si.
4 – Deixe os voluntários terem algum controlo
Como indivíduos nós queremos controlar tudo nas nossas vidas e a nossa informação. Nós queremos fazer as coisas nos nossos termos, e não nos termos de outra pessoa. Veja como nos adaptamos a realizar muito mais atividades online agora durante a pandemia.
Todas as pessoas são iguais quando se trata de voluntariado. Elas querem manter os seus dados atualizados. Elas querem controlar o processo de registar as suas horas. Elas querem controlar em que alturas elas lhe dão o seu tempo. Elas querem ver os dados sobre os relatórios personalizados delas. E elas estão muito à vontade com as tecnologias.
Elas não querem ter que responder e ir falar consigo ou com um colega todas as vezes que mudarem a sua disponibilidade, atualizarem o seu endereço de email, ou para cada vez que eles querem consultar o número de horas que já ofereceram este ano.
Procure por um sistema que dê controlo aos voluntários. Eles podem atualizar o seu perfil e a sua disponibilidade? Elas podem concorrer online? Elas podem fazer isto tudo facilmente através de um telemóvel (app ou num navegador da internet)?
Os voluntários que o possam fazer, provavelmente ficarão mais felizes e mais envolvidos. E conseguirá desviar a sua atenção de ter de atualizar os dados deles por eles, e focar-se noutros trabalhos mais estratégicos e de desenvolvimento.
5 – Dá controlo aos colegas
Tem colegas (pagos ou não-pagos) que têm o trabalho de envolver os voluntários na sua organização? Se tem, então procure por um sistema que devolve a gestão dos dados relevantes a estes colegas, no lugar de centralizar tudo consigo.
Além das vantagens operacionais que se ganha devido aos seus próprios colegas conseguirem fazer as coisas rapidamente e facilmente, há também benefícios para si. Se eles registarem bem os dados e os atualizarem, então os seus relatórios também serão precisos e atualizados. Isso significa que não irá precisar de andar desesperadamente à procura de coisas como o número de pessoas recrutadas por mês, as horas de trabalho registadas, etc. – é uma bênção!
6 – Dá prioridade ao acesso
Tu, os seus colegas e os voluntários, todos precisam de conseguir aceder ao sistema em diferentes alturas e em diferentes agendas. Se apenas se puder aceder ao sistema que escolher quando se está no escritório, então como é que os que precisam de aceder a ele enquanto estão fora do escritório o vão usar? Sejamos honestos – esse grupo somos todos nós agora!
Além disso, os vendedores que estão na sua lista curta podem dizer-lhe o quão comum é os servidores deles estarem em baixo, por quanto tempo, e com que frequência? E crucialmente, estas alturas nas quais o servidor está em baixo são planeadas ou são repentinas?
Os voluntários poderão precisar de aceder ao servidor em horas estranhas e ficarão frustrados se o sistema estiver sempre em baixo quando precisarem dele. De forma semelhante, dependendo de onde o seu fornecedor do software está sedeado, o tempo no qual o servidor vai estar em baixo podem coincidir com as suas horas de trabalho. Por exemplo, se um vendedor na costa oeste dos EUA colocar o seu sistema em off-line à 1 da manhã na hora local, então um cliente do Reino Unido não consegue aceder às suas 9 da manhã, exatamente no momento em que o dia de trabalho começa.
7 – Certifique-se que o vendedor sabe como obter e conseguir o envolvimento dos voluntários
Há muitas empresas que oferecem software para ajudar com o envolvimento dos voluntariados. Muitos sabem muito pouco ou nada sobre o que nós fazemos, eles simplesmente acabaram de reparar num potencial mercado para vender. Outros “entendem” o trabalho de liderar uma equipa de gestão de voluntariado. Eles apenas não se mostram nas conferências (lembra-se deles?), eles assistem a treinos e seminários para desenvolver o seu conhecimento. Eles até podem organizar workshops sobre envolvimento dos voluntários, focando-se em tópicos que não são relacionados com a venda dos seus produtos.
Quanto mais o vendedor que escolheu compreender a realidade do seu trabalho, melhor será a relação de trabalho que terão e o software estará mais perto de se adequar às suas necessidades.
A minha última observação é esta. Tente resistir ao máximo ser forçado a utilizar um software que não foi especificamente projetado para o envolvimento do voluntariado. Tu precisas de uma ferramenta especializada para um trabalho especializado. Os RH têm uma. Os angariadores de fundos têm uma. A secção de recrutamento tem uma. Tu precisas de uma também. E não acabar por ficar com outra coisa que consegue fazer apenas metade do trabalho. O envolvimento voluntário é demasiado importante para se comprometer a sua qualidade devido ao software utilizado para a apoiar e facilitar.