Nove razões para substituir as suas folhas de cálculo por um software dedicado a gestão de voluntariado

Eu uso bastante o Excel, e adoro-o. Mas isso não significa que ele seja a escolha certa para tudo, especialmente se o considerarmos para a gestão profissional do envolvimento dos voluntários.

Para muitas entidades sem fins lucrativos e caridades, as folhas de cálculo serviram como uma excelente opção para substituir os enormes montes de papelada constituídos por formulários de candidaturas. Serviram também para evitar aqueles calendários cheios de corretor sempre que se alterava um turno depois de já o termos exposto num quadro de informações. No entanto, tal como os sistemas baseados em papel de outrora, as deficiências associadas à utilização de um sistema desatualizado, como uma folha de cálculo para gerir o envolvimento voluntário, obriga-nos a substituí-los por software dedicado de gestão de voluntariado.

Tendo em conta o quão valioso é o seu tempo, o simples retorno do seu investimento em economia de tempo deveria ser suficiente para obter a aprovação de um orçamento que contemple este software, mas se pensar que será difícil convencer o seu chefe, eis algumas razões persuasivas para fazer a troca que pode utilizar para reforçar o seu pedido.

1. Maior envolvimento por parte dos Voluntários

Pergunte a si próprio (ou ao seu chefe) o seguinte: "Alguma vez iria optar por um banco que não lhe permitisse gerir a sua própria no banco online?" Os voluntários não querem ter de lhe ligar para se inscreverem para o seu próximo turno, para atualizarem o seu número de telefone no ficheiro, ou perguntar sobre as suas horas, da mesma forma que você não quer telefonar ao seu banco para obter um saldo de conta atualizado. Se os seus voluntários ou potenciais voluntários sentirem que os seus processos estão desatualizados, encontram mais uma razão para considerarem a possibilidade de fazerem voluntariado noutro lugar.

Evitar trabalho duplicado - Se os voluntários preencherem um pdf ou um formulário em papel e depois escreverem a sua informação numa folha de cálculo, estão a usar o seu valioso tempo para fazer algo que não precisa de ser feito duas vezes. Os Sistemas de Gestão de Voluntários (SGV) atuais dispõem de formulários de candidatura para voluntários que registam a informação do voluntário diretamente na base de dados do voluntariado.

A simplificação dos processos diários de gestão de voluntários - Uma das coisas que separam os sistemas de gestão de voluntários dedicados das folhas de cálculo (e até bases de dados de CRM gerais) é o conjunto de processos que contam com o envolvimento de voluntários incorporados nos VMS atuais. Aqui estão apenas três exemplos escolhidos entre muitas possibilidades:

- As comunicações de envolvimento voluntário a grupos específicos, tais como os que estão na agenda para um determinado dia ou aqueles que alcançaram feitos de voluntariado específicos, podem ser enviadas por correio eletrónico ou por mensagem de texto.

- Os voluntários podem auto agendar-se para funções se tiver dado a indicação que estes estão qualificados para o fazer e com base noutras regras criadas por si.

- Os voluntários podem reportar horas, e por vezes resultados, relacionados com os seus esforços voluntários, estes dados são automaticamente adicionados a relatórios que se tornam muito úteis.

Disponibilize as suas formações/treinos online - Embora algumas formações tenham necessariamente de permanecer presenciais, alguns SGV podem incorporar o seu material de formação na plataforma para que os voluntários os possam aceder online e para que os seus perfis sejam automaticamente atualizados após a conclusão bem-sucedida de um módulo de formação.

3. Relatórios Melhorados

Não há dúvida de que o Excel pode ser utilizado para compilar dados em relatórios úteis. Contudo, dependendo das necessidades de relatórios, poderá ser necessário um conhecimento avançado das ferramentas de manipulação de folhas de cálculo (por exemplo, tabelas pivot) e a sua configuração adequada consome tempo valioso. Mesmo a mais pequena das alterações erradas nas fórmulas pode tornar-se invisivelmente numa cascata de erros significativos nos relatórios. Se compararmos o Excel com as opções padrão prontamente disponíveis e exaustivamente testadas em programas de software voluntários, notamos que Excel pode não ser a melhor opção.

Os sistemas de software de gestão de voluntários baseados em nuvem (cloud) podem fornecer uma melhor segurança de dados de várias maneiras, considerando que os dados dos voluntários se encontram num servidor seguro fora da sua organização.

O acesso aos dados num sistema baseado em nuvem requer um nome de utilizador e uma palavra-chave, e a obtenção do acesso é tipicamente registada para que se saiba quando alguém o fez. Os sistemas sérios também incluem níveis de segurança melhorados, como por exemplo:

• proteção contra força bruta, para que um programa de computador não possa simplesmente inserir uma quantidade enorme de palavras-chave até conseguir acertar na palavra-passe correta.
• autenticação de dois factores (2FA) que requer algo para além de uma palavra-passe, como um código enviado para o seu telemóvel.

Embora seja possível adicionar uma palavra-passe a uma folha de cálculo, os produtos comercialmente disponíveis, tais como Passware, podem normalmente contornar essas palavras-passe.

Alguns sistemas baseados em nuvem são certificados ISO27001, enquanto a maioria das organizações sem fins lucrativos não o são. As organizações certificadas ISO27001 passaram por uma auditoria externa que examinou todas as infraestruturas, políticas e procedimentos de privacidade e segurança de dados para garantir a sua adesão à norma internacional.

A informação armazenada numa folha de cálculo pode ser facilmente confundida. Um erro comum que temos encontrado ao ajudar os nossos membros a prepararem-se para importarem os seus voluntários ou doadores para calcularem o Impacto Voluntário ou o Impacto do Doador, é a classificação errada das linhas. Se os dados de uma folha de cálculo forem ordenados, mas algumas colunas forem acidentalmente deixadas de fora, os dados ficam desalinhados. Por exemplo, os voluntários podem ter o número errado de horas que lhes é atribuído ou os doadores podem ter o endereço errado ao lado do seu nome. Dada a facilidade com que se cria uma folha de cálculo, muitas organizações acabam por ter múltiplas folhas de cálculo de voluntários, cada uma criada pela sua própria razão, mas nenhuma pode ser considerada como a única fonte de verdade.

6. Melhor Confidencialidade

As folhas de cálculo são demasiado fáceis de partilhar. Já recebeu alguma vez um e-mail que deveria ter sido enviado a outra pessoa? ou enviou algo à pessoa errada por engano? É algo que pode acontecer facilmente e pode-se enviar informações confidenciais à pessoa errada, as consequências vão muito além do constrangimento. Num número crescente de jurisdições, haveria uma obrigação legal de revelar este evento aos seus voluntários, algo que poderia custar-lhe a sua confiança. Dependendo da informação revelada, poderia ter que enfrentar ações judiciais e processos judiciais. Em termos de gestão do risco, a natureza "gratuita" das folhas de cálculo precisa de ser ponderada em relação ao custo de se aceitar o risco.

Enviar um e-mail aos voluntários listados numa folha de cálculo requer as etapas extra ter que passar os dados para outro software. O envio de uma mensagem de texto requer ainda outro programa informático. A filtragem das comunicações para que apenas os voluntários certos as recebam teria de ser feita em Excel e não pode ser guardada para a próxima vez que o mesmo critério for utilizado para gerar uma lista de destinatários. Todo o trabalho extra envolvido na utilização do Excel como fonte de dados para se enviar uma mensagem por correio eletrónico leva frequentemente a que se envie desnecessariamente emails a todos os voluntários, isto ocorre porque a filtragem é demasiado demorada, ou porque o trabalho que implica selecionar todos os destinatários manualmente pode-nos persuadir a simplesmente enviar para todos.

Embora a maioria das pessoas tenha hoje algum conhecimento sobre como realizar tarefas básicas em Excel ou outras folhas de cálculo, não há nada incorporado nelas que ajude a guiá-lo através dos processos fundamentais da gestão de voluntários, e não há certamente ninguém do outro lado de um canal de apoio que possa ajudar a preencher a lacuna entre a tecnologia que está a tentar implementar e os bons processos de liderança de voluntários.

Sim, as folhas de cálculo são gratuitas, mas isso não significa que representem o melhor valor ou que contribuam mais para o cumprimento da missão. Todos os pontos mencionados acima devem ser ponderados considerando a sua relação com o custo mensal do software dedicado de gestão de voluntários.