9 raisons de remplacer vos feuilles de calcul par un logiciel dédié à la gestion des bénévoles

J’adore Excel et je l’utilise fréquemment. Mais cela ne signifie pas que c’est le meilleur choix pour tout, surtout en tant que référentiel de données dans la gestion professionnelle de l’engagement bénévole.

Pour de nombreuses organisations caritatives et à but non lucratif, les tableurs remplacent avantageusement les piles de formulaires de demande de bénévolat et les calendriers affichés sur lesquels les changements d’équipe sont masqués au liquide correcteur. Tout comme les systèmes papier d’antan, les lacunes associées à l’utilisation d’un système obsolète, tel qu’un tableur pour gérer l’engagement des bénévoles, nous obligent à le remplacer par un logiciel de gestion des bénévoles.

Compte tenu de la valeur de votre temps, le simple retour sur investissement en termes d’économies de temps devrait suffire à faire approuver un budget, mais si vous pensez que ce changement pourrait être difficile à vendre à votre patron, voici quelques raisons convaincantes que vous pouvez utiliser pour soutenir votre analyse de rentabilisation.

1. Un meilleur engagement des bénévoles

Posez-vous (ou à votre patron) la question suivante : « Feriez-vous affaire avec une banque qui ne vous permet pas de gérer vos propres opérations bancaires en ligne ? » Les bénévoles ne veulent pas avoir à vous appeler pour s’inscrire à leur prochain service, pour mettre à jour leur numéro de téléphone dans leur dossier ou pour se renseigner sur leurs heures, pas plus que vous ne voulez téléphoner à votre banque pour obtenir un solde de compte actualisé. Si vos bénévoles ou vos futurs bénévoles ont l’impression que vos procédures sont désuètes, c’est une raison supplémentaire pour eux d’envisager de faire du bénévolat ailleurs.

2. Une meilleure utilisation de votre temps

Éviter la double saisie — si les bénévoles remplissent un formulaire PDF ou papier et que vous saisissez ensuite leurs informations dans une feuille de calcul, vous utilisez votre temps précieux pour faire quelque chose qui n’a pas besoin d’être fait. Les systèmes de gestion des bénévoles (SGB) actuels proposent des formulaires de candidature en ligne qui alimentent directement la base de données des bénévoles en informations.

La simplification des processus de gestion des bénévoles au quotidien — l’un des éléments qui distinguent les systèmes de gestion des bénévoles des tableurs (et même des bases de données CRM générales) est l’ensemble des processus d’engagement des bénévoles intégrés dans les SGB actuels. Voici trois exemples parmi de nombreuses possibilités :

• Les communications relatives à l’engagement des bénévoles destinées à des groupes spécifiques, tels que ceux qui sont inscrits au programme d’une journée particulière ou ceux qui ont atteint des étapes spécifiques de bénévolat, peuvent être envoyées par courriel ou par SMS.
• Les bénévoles peuvent se programmer eux-mêmes dans des rôles si vous avez indiqué qu’ils sont qualifiés pour le faire et en fonction d’autres règles que vous créez.
• Les bénévoles peuvent signaler les heures, et parfois les résultats, liés à leurs efforts de bénévolat et ces données sont automatiquement ajoutées à des rapports utiles.

Rendez vos formations disponibles en ligne — bien que certaines formations doivent rester en personne, certains SGB peuvent intégrer votre matériel de formation dans la plateforme afin que les bénévoles puissent y accéder en ligne et que leur profil soit automatiquement mis à jour lorsqu’ils ont suivi avec succès un module de formation.

3. De meilleurs rapports

Il ne fait aucun doute qu’Excel peut être utilisé pour compiler des données dans des rapports utiles. Toutefois, en fonction des besoins en matière de rapports, une compréhension avancée des outils de manipulation des tableurs peut être nécessaire (par exemple, les tableaux croisés dynamiques) et leur mise en place, le cas échéant, prend un temps précieux. Même la plus petite modification erronée des formules peut invisiblement se traduire par des erreurs importantes dans les rapports. Par rapport aux options standard facilement disponibles et testées de manière approfondie dans les programmes de logiciels bénévoles, Excel n’est peut-être pas la meilleure option.

4. Une meilleure sécurité des données

Les systèmes logiciels infonuagiques de gestion des bénévoles, où les données des bénévoles se trouvent sur un serveur sécurisé en dehors de votre organisation, peuvent offrir une meilleure sécurité des données de plusieurs façons.

L’accès aux données dans un système infonuagique nécessite un nom d’utilisateur et un mot de passe, et l’obtention de l’accès est généralement enregistrée afin que vous sachiez lorsque quelqu’un y accède. Les systèmes sérieux comportent également des niveaux de sécurité renforcés tels que :

• la protection par force brute qui empêche un programme informatique de passer en revue les séquences de mots de passe jusqu’à ce qu’il trouve le bon, et
• l’authentification à deux facteurs (A2F) qui exige un second facteur en plus du mot de passe, comme un code envoyé sur votre téléphone portable.

Bien qu’un mot de passe puisse être ajouté à une feuille de calcul, des produits disponibles commercialement tels que Passware peuvent généralement contourner ces mots de passe.

Certains systèmes infonuagiques sont certifiés ISO27001 alors que la plupart des organisations à but non lucratif ne le sont pas. Les organisations certifiées ISO27001 ont passé un audit externe qui examine l’ensemble de l’infrastructure, des politiques et des procédures de sécurité et de confidentialité des données pour s’assurer qu’elles respectent la norme internationale.

5. Meilleure intégrité des données

Les informations stockées dans une feuille de calcul peuvent être très facilement déformées. Une erreur courante que nous avons constatée en aidant nos membres à préparer l’importation de leurs bénévoles ou donateurs dans Volunteer Impact ou Donor Impact est le mauvais tri des lignes. Si les données d’une feuille de calcul sont triées, mais que certaines colonnes sont accidentellement exclues du tri, les données sont mal alignées. Par exemple, les bénévoles peuvent se voir attribuer le mauvais nombre d’heures ou les donateurs peuvent avoir la mauvaise adresse à côté de leur nom. Étant donné la facilité avec laquelle il est possible de créer une feuille de calcul, de nombreuses organisations se retrouvent avec plusieurs feuilles de calcul sur les bénévoles, chacune créée pour sa propre raison, mais aucune ne peut être considérée comme l’unique source de vérité.

6. Une meilleure confidentialité

Les feuilles de calcul sont trop faciles à partager. Avez-vous déjà reçu un courriel destiné à être envoyé à quelqu’un d’autre ou avez-vous déjà envoyé quelque chose à la mauvaise personne par accident ? Ça peut facilement vous arriver. Si vous envoyer des informations confidentielles à la mauvaise personne, les conséquences vont bien au-delà de l’embarras. Dans un nombre croissant de juridictions, il y aurait une obligation légale de divulguer cet événement à vos bénévoles, ce qui pourrait vous faire perdre leur confiance. En fonction des informations divulguées, des actions en justice et des poursuites judiciaires pourraient en résulter. En termes de gestion des risques, la nature « gratuite » des feuilles de calcul doit être mise en balance avec le coût de l’acceptation du risque.

7. Meilleure communication

L’envoi d’un courriel aux bénévoles stockés dans une feuille de calcul nécessite des étapes supplémentaires pour fusionner les données dans un autre logiciel. L’envoi d’un SMS nécessite encore un autre logiciel. Le filtrage des communications pour que seuls certains bénévoles les reçoivent doit être effectué dans Excel et ne peut être sauvegardé et utilisé ultérieurement la prochaine fois que les mêmes critères seront utilisés pour générer une liste de destinataires. Tout le travail supplémentaire qu’implique l’utilisation d’Excel comme source de données pour un courriel conduit souvent à l’envoi à tous les bénévoles parce que le filtrage prend trop de temps, ou à l’absence de certaines communications intéressantes parce que l’ensemble du processus prend trop de temps.

8. Un meilleur soutien

Bien que la plupart des gens aujourd’hui aient un certain niveau de connaissances sur la façon d’accomplir des tâches de base dans Excel ou d’autres tableurs, rien n’est intégré dans ces feuilles de calcul pour vous guider dans les processus fondamentaux de la gestion des bénévoles. Il n’y a certainement personne à l’autre bout d’un canal d’assistance qui puisse vous aider à combler le fossé entre la technologie que vous essayez de mettre en œuvre et les bons processus de gestion des bénévoles.

9. Meilleur rapport qualité-prix

Oui, les tableurs sont gratuits, mais cela ne signifie pas qu’ils représentent la meilleure valeur ou qu’ils contribuent le mieux à l’accomplissement de votre mission. Tous les points mentionnés ci-dessus doivent être mis en balance avec le coût mensuel d’un logiciel dédié à la gestion des bénévoles.

Pour plus d’informations sur le logiciel Volunteer Impact, visitez fr.betterimpact.ca/nos-logiciels/impact-benevoles