L’utilisation de vidéos tout au long du cycle de vie du volontaire

Il ne fait aucun doute que les transformations numériques se sont accélérées depuis le début de la pandémie. S’il y a une chose que la dernière année nous a montrée, c’est que la vidéo a été au centre de cette transformation, non seulement à des fins d’éducation, de connexion, de marketing ou de vente, mais dans tous les domaines où des personnes et des histoires sont impliquées. Que ce soit par le biais d’appels Zoom en direct, d’événements virtuels, de webinaires ou de messages vidéo en général, l’utilisation de la vidéo s’est développée.

Selon le State of Video Report — Édition 2020* (qui en est à sa septième année), l’utilisation de la vidéo en tête-à-tête a explosé avec une augmentation de 7 % en 2019 à 40 % en 2020, soit une augmentation de 471 % d’une année sur l’autre. Et la tendance ne fait que s’accentuer.

Indéniablement, la vidéo est là pour rester. Alors comment les gestionnaires des volontaires peuvent-ils adopter et utiliser la vidéo ? Dans cet article, nous allons examiner les façons dont la vidéo peut être utilisée tout au long du cycle de vie des volontaires. Nous allons également donner quelques exemples que vous pouvez facilement adapter à votre propre réalité. De plus, nous allons aborder la technologie nécessaire pour créer ces vidéos (divulgâcheur : vous avez probablement déjà ce qu’il faut pour créer une vidéo de qualité). Enfin, à partir de notre expérience, nous allons donner quelques conseils sur la façon de produire des vidéos de haute qualité et attrayantes. Lumières, caméra, action !

Comment utiliser la vidéo dans le cycle de vie du volontaire

Pourquoi la vidéo ? La vidéo est tout simplement un outil fantastique pour raconter des histoires. Contrairement à toute autre forme de communication, elle peut transmettre une quantité importante d’informations en un court laps de temps. Qu’elle dure 20 secondes ou 15 minutes, elle peut aider à raconter une histoire qui établira un lien émotionnel, nourrira les relations et suscitera l’intérêt du public. Les gens racontent des histoires pour partager un récit, et ce récit va délivrer un message, qui ne peut être que plus fort si vous le transformez en vidéo.

Suite à la pandémie, beaucoup d’entre vous ont probablement utilisé la vidéo dans une conversation en tête-à-tête et en temps réel avec vos volontaires. Mais réfléchissez un instant à la manière dont la vidéo peut être utilisée dans d’autres aspects de la communication avec vos bénévoles, nouveaux et actuels. À partir du premier instant qu’un bénévole remarque votre organisation et débute son processus de recrutement, à la formation initiale et continue pour remplir son rôle de bénévole avec succès et confiance, jusqu’à la reconnaissance finale du travail qu’il accomplit pour votre organisation, tout cela peut se faire par le biais de la vidéo.

Dans cet article, nous examinerons comment la vidéo peut être utilisée dans trois phases du cycle de vie des volontaires : le recrutement, la formation et la reconnaissance. Nous vous donnerons également quelques conseils pour vous aider à démarrer.

a) Recrutement

Votre organisation compte sur des bénévoles de qualité pour prospérer et il est de la plus haute importance que leur parcours soit fluide et accueillant du début à la fin. Par conséquent, il ne fait aucun doute qu’attirer et garder des bénévoles peut être une tâche écrasante.

Les gens font du bénévolat pour différentes raisons, et ils le font auprès d’organisations qui, selon eux, défendent une cause particulière qui leur tient à cœur. C’est pourquoi la première expérience d’un bénévole potentiel avec votre organisation est si importante. La façon dont vous présentez votre organisation doit être suffisamment attrayante pour que les volontaires envisagent de s’y engager. Par conséquent, la sensibilisation à la mission et aux valeurs de votre organisation peut avoir un résultat positif : attirer des personnes qui décident de se porter volontaires pour votre cause et qui partagent vos valeurs.

De toute évidence, il existe de nombreuses approches en matière de recrutement de volontaires, tout dépend de votre organisation. Cependant, nous allons nous concentrer sur la manière d’utiliser la vidéo à cette fin. Un exemple impressionnant de l’utilisation de la vidéo dans le recrutement de volontaires nous vient de la ville de Markham, en Ontario, et peut être consulté ici. Il s’agit d’un excellent exemple de vidéo de recrutement et nous l’aimons parce que la vidéo est courte, elle inspire et elle donne envie d’agir. En moins de deux minutes, cette vidéo optimiste et accueillante leur permet d’expliquer qui ils sont et ce qu’ils font dans le cadre de leur programme de bénévolat. De même, elle transmet un message important : rejoindre leur équipe changera votre vie. Cela inspire les jeunes à faire partie de quelque chose de grand et cela a été brillamment expliqué à l’aide de témoignages de leurs propres volontaires qui partagent les valeurs de l’organisation. Enfin, la vidéo conclut avec un appel à l’action : un site Web où les volontaires potentiels sont encouragés à en savoir plus sur le programme de volontariat.

Lorsqu’il s’agit de vidéos de recrutement, tenez compte des points suivants :

1. Une grande partie du recrutement de volontaires consiste à attirer l’attention sur votre cause. Utilisez la vidéo pour construire l’image de votre organisation, pour parler de ce qui vous importe et de la manière dont vous voulez y parvenir. Cela incitera d’autres personnes qui pensent de la même manière à vous rejoindre.
2. Personnalisez votre message en fonction des différents publics et des divers volontaires que votre programme requiert.
3. Les volontaires qui travaillent déjà avec vous sont une source d’information extraordinaire. Qui mieux qu’eux pour promouvoir votre programme ? Ils sont déjà engagés dans votre cause et peuvent parler positivement de votre programme.
4. Une fois que vous avez piqué l’intérêt du volontaire, vous pouvez créer une autre courte vidéo pour remercier vos candidats de leur intérêt pour votre programme ainsi qu’être prêt à clarifier toute information concernant le processus de candidature.

b) Formation

La formation des volontaires est importante à chaque étape de leur implication dans votre organisation. Elle est particulièrement cruciale lorsqu’un volontaire collabore avec vous pour la première fois, car l’orientation qu’il reçoit va le préparer à réussir dans son futur rôle. Veillez à leur faire connaître votre organisation et ce que vous faites. Leur compréhension globale de votre organisation leur permettra de reconnaître leur position et la manière dont leur contribution aidera votre organisation à atteindre ses objectifs.

La formation continue reçue par vos bénévoles habituels est nécessaire et tout aussi importante. Veillez à évaluer leur besoin de formation continue, car cela les motive à bien remplir leur rôle, à aborder les nouvelles tâches avec confiance et à sentir qu’ils sont un élément important de votre organisation. Veillez à ce qu’ils soient formés aux compétences dont ils ont besoin pour réussir non seulement dans votre organisation, mais aussi dans leur vie personnelle et professionnelle.

Alors, où la vidéo entre-t-elle en jeu ? Selon le Social Science Research Network, 65 % de la population est composée d’apprenants visuels, ce qui signifie que la plupart des gens retiennent mieux les informations lorsqu’ils les voient. Les supports visuels, tels que les vidéos, sont donc un excellent moyen de former les volontaires, nouveaux ou actuels.

L’utilisation de la vidéo comme outil de formation des bénévoles est facile pour Wendy Loosley, membre de Better Impact et responsable de l’administration et des ressources pour Healthwatch Surrey**. Elle utilise avec succès la vidéo pour former ses bénévoles depuis quelques mois (vous pouvez trouver un exemple d’une de ses vidéos de formation en anglais « Getting Started » ici). Selon Wendy, son objectif était de rendre l’utilisation du portail des volontaires de Healthwatch Surrey avec Better Impact aussi facile que possible pour les nouveaux volontaires. « En leur fournissant cette vidéo au début de leur parcours de bénévole, cela signifie qu’ils peuvent regarder et explorer les fonctionnalités du système à leur propre rythme et à leur convenance. Cela leur donne également un point de référence auquel ils peuvent revenir si nécessaire », a-t-elle ajouté.

Lorsque vous essayez de mettre en œuvre quelque chose de nouveau, commencez toujours à petite échelle. Par exemple, Wendy a d’abord essayé cette technique « avec un petit groupe de volontaires qui ont accepté de participer à l’essai de notre système de gestion des volontaires ». Un volontaire a fait le commentaire suivant : « Clair, concis et convivial. Un excellent exemple d’engagement à distance en action ». L’expérience de Wendy a été telle que tous les volontaires participant à l’essai ont pu se connecter, accéder à Better Impact, le tester et en rendre compte avec succès grâce au tutoriel vidéo.

Lorsqu’il s’agit de vidéos de formation, pensez à faire ce qui suit pour aider les gens à en tirer le meilleur parti :

1. Rendez les formations pertinentes — proposez des formations uniquement sur les éléments dont les personnes ont spécifiquement besoin pour leur poste et le niveau de compétences qu’elles possèdent. Les gens ont des vies bien remplies ; il est important de respecter le temps qu’ils consacrent à votre organisation.
2. Faites en sorte que la formation soit aussi courte que possible — ainsi, les gens se concentreront sur les informations essentielles à connaître. Ne prenez que le temps nécessaire pour transmettre ce qui est vital, cela rendra les individus plus ouverts à entendre ce qui doit être dit.
3. Présentez les informations de manière attrayante —nous vivons à une époque de sursaturation d’informations et de manque de temps. Pour communiquer efficacement ce qui doit être connu, nous devons veiller à ne transmettre que les informations essentielles d’une manière qui soit facile à mémoriser, afin que les gens repartent informés et avec le sentiment d’avoir fait bon usage de leur temps. Comme l’a dit Wendy, « Essayez de rendre votre présentation aussi conviviale que possible pour que le volontaire se sente à l’aise ».
4. Élargissez votre horizon — utilisez les vidéos à des fins différentes. Wendy a été inspirée par le représentant du musée Royal Albert Memorial « qui avait utilisé la vidéo pour former ses bénévoles à la réouverture du musée après une fermeture ». Elle prévoit également enregistrer une formation GDPR (règlement général sur la protection des données) « afin que nos bénévoles puissent suivre la formation à distance en utilisant la fonction eLearning de Better Impact », a-t-elle déclaré.

c) Reconnaissance

Il est bien connu que les bénévoles qui sentent que leur contribution est appréciée par l’organisation et reconnue par leur superviseur sont plus susceptibles de se sentir liés à votre organisation, de rester et d’attirer d’autres personnes. Les vidéos qui expriment vos remerciements à tous les bénévoles, comme celle-ci, réalisée par la banque alimentaire Care and Share, à un groupe spécifique de bénévoles ou même à un seul bénévole lors d’occasions spéciales, offrent une nouvelle approche à la reconnaissance des bénévoles.

Bien qu’il soit formidable de reconnaître les bénévoles pendant une « semaine nationale du bénévolat », les vidéos peuvent être utilisées toute l’année pour montrer votre appréciation. Et étant donné la propension des gens à partager les vidéos publiées sur les plateformes de médias sociaux, il y a de fortes chances que votre vidéo de reconnaissance relance le cycle et contribue à recruter de nouveaux bénévoles.

Lorsque vous reconnaissez les volontaires, n’oubliez pas :

1. Il n’est pas nécessaire de dépenser beaucoup d’argent pour montrer son appréciation.
2. Comme certains événements en personne ont maintenant été reportés ou retardés, profitez de la technologie disponible pour rester en contact avec vos volontaires.
3. Rendez vos vidéos aussi personnelles ou aussi générales que vous le souhaitez.
4. Partagez les vidéos applicables sur vos plateformes sociales.
5. Pour personnaliser une vidéo, essayez, dans la mesure du possible, d’inclure le nom du volontaire. Si vous souhaitez rendre hommage à un volontaire pour une action spéciale, ajoutez une photo du volontaire en train de jouer son rôle. Incluez également des témoignages et des messages de remerciement de la part de la communauté, des organisateurs ou des responsables du volontariat et des personnes que le volontaire a touchées dans l’exercice de ses fonctions.
6. Tout au long de l’année, essayez de rassembler des images d’événements, de personnes travaillant ensemble, des photos d’équipe et d’autres activités afin que vos vidéos puissent les présenter. La vidéo peut également présenter des clips d’événements sociaux et des images de l’impact global de vos volontaires.

Par où commencer?

• Commencez par avoir un objectif en tête pour votre vidéo. Qu’il s’agisse de recruter de nouveaux bénévoles, de susciter de l’intérêt pour votre organisation ou simplement d’entrer en contact avec des bénévoles que vous n’avez pas vus depuis longtemps, mettez par écrit ce que vous voulez accomplir.
• Une vidéo est un moyen de raconter une histoire. Commencez donc en gardant à l’esprit le but ultime, c’est-à-dire ce que vous voulez que la ou les personnes ressentent, apprennent, etc. en regardant cette vidéo. N’oubliez pas que les histoires attirent et intriguent les gens.
• Le point central de la vidéo est votre public. Demandez-vous ce qui compte pour eux.
• Décidez si le message que vous souhaitez faire passer dans cette vidéo particulière sera mieux perçu si la vidéo est bien produite ou si elle paraît plus improvisée.
• Faites un remue-méninge sur les points à aborder et, si vous avez opté pour une production soignée, écrivez un scénario.
• Rassemblez les informations complémentaires (captures d’écran, présentations, diapositives, ressources, images) à inclure qui soutiendront ce thème. Comme le recommande Wendy de Healthwatch Surrey : « Prenez des notes avec chacune de vos diapositives pour savoir ce que vous voulez couvrir. »
• Appliquez la règle du « que l’essentiel, pas de remplissage ». Lorsque vous rédigez vos points de discussion, incluez les informations indispensables et supprimez celles qui ne sont pas importantes, afin de ne pas perdre le contenu essentiel et de limiter la durée de la vidéo à ce qu’elle doit être.

Produire une vidéo

Nous comprenons que vous ne disposez probablement pas d’une équipe ou d’un studio de production vidéo exclusif, mais si vous pensez que la production d’une vidéo est une tâche hautement technologique qui nécessite un équipement spécialisé et une personne pour la réaliser, détrompez-vous. De courtes vidéos peuvent être produites à partir d’un ordinateur de bureau ou d’un ordinateur portable, et la plupart des téléphones intelligents sont déjà dotés de fonctions de production vidéo. Notre conseil est de vous lancer!

Nous avons été très inspirés par Wendy Loosley, membre de Better Impact, qui explique comment elle a créé ses vidéos : « J’ai préparé une présentation PowerPoint, comme vous le feriez lors d’une session de formation en personne. Cela a impliqué de faire des captures d’écran à partir d’un ordinateur portable (en utilisant Snip & Sketch) et d’un téléphone mobile. J’ai essayé de donner les deux perspectives (navigateur Internet et appareil mobile) afin que la façon dont le volontaire essaie d’accéder au système n’ait pas d’importance. J’ai ensuite organisé une réunion Microsoft Teams avec moi-même et je me suis enregistrée en train de présenter les diapositives. Je pense que c’est une bonne façon de présenter à distance, car le spectateur peut vous voir dans le coin, en tant que présentateur, et cela donne une impression plus personnelle ». Il lui a fallu quelques tentatives pour y parvenir et, comme elle le mentionne, « essayer de créer une vidéo professionnelle en une seule prise est un véritable défi ». Mais la création de la vidéo elle-même ne l’était pas. Si vous avez déjà eu un appel via Zoom, Microsoft Teams ou toute autre plateforme similaire, vous connaissez déjà un outil que vous pouvez utiliser. Si vous souhaitez disposer de plus d’options, comme l’annotation de votre vidéo ou le découpage des segments où vous avez fait une pause un peu trop longue, envisagez un produit tel que QuickTime ou Snagit.

Lorsque vous produisez une vidéo, tenez compte des éléments suivants :

• Éclairage. Filmez votre vidéo dans un espace bien éclairé, mais assurez-vous que vous êtes face à la lumière, et non dos à elle, sinon vous finirez dans le noir alors que l’environnement autour de vous est lumineux.
• Audio. Si vous n’avez pas de microphone, la plupart des téléphones intelligents disposent d’excellentes applications d’enregistrement qui offrent un son net. Le fait d’être bien hydraté pendant l’enregistrement permet de réduire les bruits de bouche indésirables.
• La musique. L’ajout d’une musique de fond appropriée peut contribuer à renforcer la nature de votre message. Une recherche rapide sur Google permet de trouver en ligne de la musique libre de droits. Parfois, il suffit de mentionner le créateur du morceau quelque part dans votre vidéo.
• Bruit de fond. Soyez conscient des bruits extérieurs potentiels pendant l’enregistrement (construction, circulation, animaux domestiques, climatisation, réfrigérateur, écho dans la pièce, etc.) Essayez de minimiser ceux qui sont sous votre contrôle autant que possible : en fermant les fenêtres et les portes, en éteignant toutes les machines qui sont proches, en mettant le chien dans une autre pièce, etc.
• Distractions d’arrière-plan. Soyez attentif à votre arrière-plan. Y a-t-il quelque chose derrière qui pourrait distraire les spectateurs ? Est-ce que votre chemise se fond trop dans le décor ? Si vous filmez dans votre bureau, assurez-vous de porter une couleur vive différente de la couleur des murs de votre bureau.
• Filmez horizontalement. Si l’arrière-plan est important ou intéressant.
• Filmez verticalement. Si une seule personne apparaît à la caméra et que l’arrière-plan n’est pas si important.
• Mouvement de l’appareil vidéo. Si l’appareil n’est pas fixé à un trépied, essayez de le déplacer lentement, avec fluidité et de manière ciblée.
• Contact visuel. Établissez un contact visuel avec l’objectif d’enregistrement et non avec votre script ou vos points de discussion. Votre public se sentira plus impliqué.
• Soyez engageant. Bougez légèrement vos mains pendant que vous parlez, bougez votre corps (essayez de ne pas rester immobile), faites des expressions faciales pour évoquer des émotions, essayez de varier le ton de votre voix pour ne pas être ennuyeux ou monotone, souriez et montrez votre personnalité.

Réflexions finales

• Comme il est de plus en plus difficile de capter l’attention des volontaires potentiels, les gestionnaires des volontaires doivent commencer à utiliser des méthodes différentes (comme la vidéo) pour rester compétitifs et se démarquer des autres organisations.
• Les vidéos racontent une histoire et constituent l’un des meilleurs moyens d’établir un lien émotionnel et de développer une relation avec votre public.
• En établissant un lien positif avec les volontaires dès les premières étapes, vous pourrez instaurer un climat de confiance dès le départ et vous assurer de la fidélité des volontaires à votre organisation.
• Faites participer vos bénévoles au processus. Bien que vous puissiez créer des vidéos seul, vous disposez probablement des connaissances, des compétences et de l’intérêt de vos bénévoles pour vous aider dans ce processus. C’est un excellent moyen de maintenir leur engagement et de leur confier des tâches significatives qui aideront votre organisation.

Si cet article a éveillé votre curiosité d’une manière ou d’une autre, faites-le-nous savoir ! Si vous utilisez déjà la vidéo à des fins bénévoles, nous serions ravis que vous nous en fassiez part dans les commentaires.

* Vidyard et Demand Metric ont effectué des recherches sur l’état de la vidéo chaque année depuis 2014. Cet effort de recherche annuel vise à examiner l’utilisation de la vidéo, la façon dont elle est mesurée et son impact.

** Healthwatch Surrey est une organisation indépendante qui donne aux habitants de Surrey une voix forte pour contribuer à améliorer, façonner et obtenir le meilleur des services locaux de santé et d’aide sociale.