Nouvelles perspectives en matière de collecte et de conservation des données

À quand remonte la dernière fois que vous avez fait un inventaire des données que vous recueillez au sujet de vos bénévoles ou de vos donateurs, de la façon dont vous les utilisez, de la façon dont vous les conservez et de la façon dont vous les supprimez ? Voici deux raisons pour lesquelles ce processus est important :

1. Il est nécessaire pour la garde responsable des données. Vos bénévoles et/ou donateurs vous font confiance pour gérer leurs données selon des pratiques exemplaires actuelles. Le mot « actuel » est important ici, car les pratiques acceptables en matière de gestion des données changent au fil du temps et, il peut parfois être difficile de rester à jour.
2. Il est probable que l’accent mis sur cette question dans la législation s’accentuera. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe impose des règles strictes sur la manière dont les données sont collectées, utilisées, conservées et détruites. Il s’applique également aux organismes sans but lucratif, aux gouvernements et aux entreprises et les amendes pour non-conformité sont lourdes. Le Royaume-Uni continue d’appliquer la même réglementation dans sa propre version post-Brexit du RGPD. Certains États des États-Unis mettent à jour leurs lois de façon semblable et, en novembre 2020, le gouvernement fédéral du Canada a présenté une loi connue sous le nom de Loi sur la protection de la vie privée des consommateurs (« LPCA »), la première refonte majeure des règles du droit canadien en matière de protection de la vie privée dans le secteur privé depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») en avril 2000.

Quelques questions clés à se poser :

• Avons-nous vraiment besoin de recueillir et de stocker toutes ces données ? C’est une question simple, mais j’ai vu de nombreuses organisations poser des questions sur des formulaires de demande qui ne sont ensuite plus pertinentes pour elles.
• Recueillons-nous des données seulement au moment où nous en avons besoin ?
• Supprimons-nous les données lorsque nous n’en avons plus besoin ?
• Les bénévoles et/ou les donateurs sont-ils au courant des données que nous stockons, l’endroit où nous les stockons, qui y a accès et ce que nous en faisons ?
• Nos données sont-elles cryptées au repos (sur le serveur) et en transit (sur Internet) ? Cela empêche les pirates informatiques d’obtenir quoi que ce soit de lisible même s’ils obtiennent votre base de données.

Examinons, par exemple, quelques éléments d’information qui sont recueillis au sujet des bénévoles et la façon dont vous pourriez vouloir réviser votre approche à l’égard de leur collecte, de leur conservation et de leur suppression. Bien qu’il ne s’agisse certainement pas d’une liste exhaustive, elle vous donnera une idée suffisante de ce qu’il faut considérer dans votre propre organisation.

Information sur les numéros d’urgence

• Collecte — Cela figure sur de nombreux formulaires de demande de bénévolat, mais selon le principe de la collecte de données exclusivement au moment où nous en avons besoin, ça ne devrait pas être le cas. Certains bénévoles ne passent jamais par le processus d’admission et, par conséquent, ces données personnelles sont inutilement conservées. Il est préférable de recueillir ces renseignements une fois que les bénévoles sont acceptés.
• Vérification – Si vous consignez actuellement les numéros d’urgence de vos bénévoles, quand les avez-vous révisés pour la dernière fois ? Il ne sert à rien de se référer à des données inexactes.
• Suppression – Il y a des raisons de conserver certains renseignements sur les bénévoles une fois qu’ils ne sont plus bénévoles, mais étant donné que vous n’aurez jamais besoin de communiquer avec une personne-ressource en cas d’urgence, il faut supprimer ces informations à ce stade.

Taille du T-shirt

• Collecte — Demandez seulement une fois que le bénévole a été accepté. (De cette manière cela ne pourra jamais être interprété comme une question sur le formulaire de demande qui pourrait servir de fondement à la discrimination.)
• Suppression — Une fois que vous remettez le T-shirt.

Références

• Collecte — Demandez seulement lorsque vous arrivez à l’étape où vous souhaitez contacter les références.
• Suppression — Dès que vous atteignez le point où vous n’aurez plus jamais à vous y référer.

Bien que vous pourriez penser que suivre ces instructions puisse vous prendre énormément de temps, tout bon logiciel de gestion de bénévoles peut vous aider à simplifier ce processus et vous sauver la tâche de devoir le faire sur Excel ou sur papier. Posez des questions à ce sujet lorsque vous explorez de nouvelles options logicielles.

Découvrez comment le logiciel de gestion de bénévoles ou de relations avec les donateurs de Better Impact peut vous aider à relever ce défi et bien d’autres encore.