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Los datos te dan la respuesta incorrecta cuando haces la pregunta incorrecta

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Los datos siempre te darán una respuesta incorrecta cuando hagas la pregunta incorrecta 

Por qué las horas de voluntariado NO son el Santo Grial 

Si una organización benéfica o sin fines de lucro realmente valora el tiempo de su voluntario (y todos proclaman que lo hacen), ¿por qué siempre hay presión sobre los Gerentes de Voluntarios para que aumenten continuamente la cantidad de horas voluntariadas, sin una mirada correlativa a los resultados que se generan con esas horas? 

"¿Cuántas horas obtuvimos de los voluntarios?" es la pregunta equivocada, pero lamentablemente es en la que se centra actualmente el sector. La pregunta correcta es "¿Cuál es la relación entre la cantidad de horas de tiempo voluntario que consumimos y el valor de lo que se logró?"

Considera la siguiente información sobre una hipotética organización sin fines de lucro. 

Año

1

2

3

4

Número de horas voluntarias

100,000

90,000

80,000

70,000


En la mayoría de las organizaciones con las que he trabajado, el reporte que la alta dirección solicita a los Gerentes de Voluntarios se enfoca en reportes como los anteriores y en casi todos se consideraría que un Gerente de Voluntarios está fallando en su trabajo si el número de horas de voluntariado disminuye cada año. En muchos casos, esas horas se consideran como el tiempo que tendría que haber sido "pagado" o asociado con servicios que no se habrían prestado si el tiempo no se hubiera ofrecido voluntariamente. Ambos pueden ser supuestos falsos. 

¿Qué pasa si agregamos más datos a la imagen? (supón por ahora que todo lo que hace esta organización es plantar árboles) 

Año

1

2

3

4

Número de horas voluntarias

100,000

90,000

80,000

70,000

Árboles plantados

500,000

500,000

500,000

500,000

 
Con algo de información adicional, resulta que este Gerente de Voluntarios ha estado haciendo un gran trabajo y debería ser felicitado por lograr más con menos. ¿Cómo lo hizo? 

  • Tal vez había programado demasiado en el pasado y mejoró con más experiencia.
  • Quizás los voluntarios recibieron una mejor capacitación y luego pudieron plantar árboles con mayor facilidad y, por lo tanto, plantaron más árboles por hora.
  • Quizás compró mejores palas.

El punto es que desde una perspectiva de gestión de recursos, el año 4 es mucho mejor que el año 1. 

Cuando no se hace la pregunta correcta, la respuesta nos lleva por mal camino. 

Algunos de ustedes pueden haber levantado las cejas sobre el tema de "comprar mejores palas", y si lo hiciste porque reconociste que el costo de esas palas debe incluirse de alguna manera en este análisis, puedes darte una palmada en la espalda, tienes razón. Sin embargo, si lo hiciste porque piensas que estaba mal gastar dinero en mejores palas cuando se tenía la opción de dejar que los voluntarios trabajaran de manera ineficiente, ya que son "gratis", ¡consigue alguien que te haga entrar en razón! 

Creo que si realmente valoramos el tiempo de nuestros voluntarios, deberíamos operar bajo la premisa de que estamos gastando su tiempo, al igual que gastamos dinero en efectivo. Y además, de la misma manera que gastamos dinero en efectivo, deberíamos gastar tan poco como sea necesario para cumplir con nuestra misión. 

Hay un principio económico que respalda mi creencia en esto; es el Principio de la Escasez. El elemento importante del Principio de la Escasez no es que no se pueda encontrar algo, sino que un recurso consumible solo se puede usar una vez. No se puede usar un solo dólar para hacer dos compras separadas y una persona no puede ofrecerse como voluntario la misma hora en dos lugares diferentes. Que elijamos cómo gastar ese dólar o esa hora de nuestro tiempo demuestra la similitud entre los dos. Como son de naturaleza similar, debemos tratarlos de la misma manera: 

Consumir lo menos posible para lograr nuestra misión. 

También reconozco que a veces es más difícil conseguir dinero que horas de voluntariado, por lo que es posible que no siempre exista la opción de comprar las "mejores palas", pero eso no rompe la lógica de considerar el tiempo de voluntariado como algo que gastamos y deberíamos intentar minimizar. Programar a los voluntarios de una manera que se alinee mejor con las necesidades y proporcionar a los voluntarios una mejor capacitación puede reducir la cantidad de horas consumidas con poco o ningún aumento de costo. 

Los informes financieros simples son una pésima herramienta de contabilidad administrativa, más aún en las organizaciones sin fines de lucro

La adopción del enfoque anterior puede conducir no solo a un consumo más eficiente de los recursos voluntarios, sino que también abre la puerta a una mejor gestión en toda la organización. Los informes financieros en organizaciones sin fines de lucro solo cuentan una parte de la historia. Por su naturaleza, las organizaciones sin fines de lucro alcanzan un equilibrio mayor o menor cada año. Los dólares gastados son iguales a los dólares que reciben. 

La siguiente tabla representa la esencia de la información financiera en el sector sin fines de lucro (aunque simplificada). Muestra que los dos años de una organización trabajan a niveles financieros similares en el sentido de que ambos no tienen ganancias ni pérdidas, pero aparentemente tienen un rendimiento inferior en donaciones/ingresos en el segundo año. 

Año

1

2

Donaciones y tarifas por servicio

$1,000,000

$800,000

Gastos

$1,000,000

$800,000

Diferencia

$0

$0


Veamos cómo se comparan estos dos años si agregamos algo nuevo a los informes. 

Año

1

2

Donaciones y tarifas por servicio

$1,000,000

$800,000

Gastos

$1,000,000

$800,000

Diferencia

$0

$0

Árboles plantados

20,000

20,000


En igualdad de condiciones, el año 2 ha superado claramente al año 1 ya que se hizo el mismo trabajo consumiendo menos recursos. Si fueran dos organizaciones diferentes en lugar de dos años dentro de la misma organización, ¿a cuál preferirías hacer una donación?

Los registros financieros por sí solos no habrían demostrado las diferencias de desempeño entre estos dos años. En ambos años, la organización mantuvo un presupuesto equilibrado.

El camino hacia la respuesta correcta comienza con la pregunta correcta

Debido a la simplicidad aritmética de los dos ejemplos anteriores, podemos ver intuitivamente qué año tuvo el mejor desempeño. Sin embargo, la aplicación de esto en el mundo real necesita algunos medios para comparar los datos con algún elemento similar. La fórmula del retorno sobre la inversion (ROI por sus siglas en inglés),

ROI = (Ganancia – Inversión) / Inversión,

nos proporciona ese elemento común.

La clave de esta metodología son tres cosas:

  1. El valor del tiempo de los voluntarios se trata como una ganancia, junto con los gastos en efectivo.
  2. Se debe realizar un seguimiento de las inversiones y debemos asignar un valor a esas inversiones.
  3. Las inversiones deben estar en linea con los resultados asociados con la misión de la organización.

Para algunas organizaciones, poner un valor a las inversiones puede ser bastante fácil, mientras que en otras puede representar el mayor desafío para poner en práctica este modelo. Para las organizaciones cuyos productos son similares a algo en el sector con fines de lucro, es fácil derivar un valor monetario para estos productos: usa el mismo valor que usa el sector comercial. Si tu organización sin fines de lucro realiza declaraciones de impuestos para personas necesitadas que no pueden costearla, usa el precio que tendrías que pagar si acudieras a un servicio comercial.

En otras situaciones, poner un valor en dólares a algo como una visita cordial en un hospital es más difícil, pero es posible (aunque fuera del alcance de este artículo). Cuando se considere que los valores reales en dólares simplemente no se pueden colocar en los productos de tu organización, el modelo de ROI aún se puede usar, pero los resultados deben verse de manera ligeramente diferente porque los dólares se usan para valorar los insumos y algo más se usa para los productos, mientras que la ecuación está diseñada para comparar manzanas con manzanas. En lugar de colocar una cifra en dólares en cada salida, coloca un valor de Puntos de Misión donde los diversos Puntos de Misión asignados a las distintas inversiones indiquen los grados relativos en los que cada uno contribuye a tu misión.

¿Cuáles son tus pensamientos y experiencias sobre este tema?