Comment les réunions peuvent mobiliser les bénévoles plutôt que les exaspérer

Nous participons à une foule de « rencontres » différentes—notamment « rencontrer de nouvelles personnes » et « rencontrer des difficultés » —mais les réunions traditionnelles ont souvent mauvaise réputation. En raison d’un si grand nombre de réunions inefficaces et inutiles, il n’est pas étonnant que les bénévoles y perdent patience. Ce qui est ironique ici, c’est que même si les bénévoles ne sont pas trop friands des réunions, ils cherchent néanmoins des possibilités d’établir des liens et de faire partie d’équipes performantes. En revanche, les équipes nécessitent généralement une forme quelconque de rencontres. Le défi consiste donc à favoriser une culture d’équipe productive au moyen de réunions adroitement tenues qui mobilisent les bénévoles plutôt que de les exaspérer.

Voici quelques conseils pour tirer profit des réunions afin de mobiliser et habiliter les bénévoles lorsque vous les formez, ou outillez les dirigeants bénévoles pour y parvenir et ce, en personne ou en ligne.

Les ordres du jour sont essentiels. Veillez à ce que le dirigeant fixe un ordre du jour et fasse part au préalable de la raison d’être et de l’ordre du jour de la réunion à tous les participants.

Dresser une liste de participants avec discernement. La détermination de la composition des participants à une réunion est comparable à l’identification des personnes à inviter à se joindre à une équipe. Tenez compte de la personne responsable de la prise de décisions lors de cette réunion, qui détient des riches compétences ou contribue un apport important à ces décisions et dont la participation pourra minimiser ou contourner les défis à venir. N'oubliez pas que les bénévoles d’aujourd’hui ne veulent pas être isolés du personnel; ils tiennent plutôt à collaborer. L’intégration des employés et des bénévoles durant les réunions favorisera une collaboration réussie.

Respecter l’horaire. Mettez l’accent sur l’efficacité et démontrez que vous accordez de l’importance au temps des gens en commençant et terminant la réunion à l’heure.

Retenir la participation d’animateurs compétents. Assurez-vous d’identifier clairement à l’avance qui animera la réunion. Dans le cas des équipes de bénévoles autonomes, désignez un dirigeant bénévole et non un employé. S’il s’agit d’une réunion ou d’un projet de collaboration entre les employés et les bénévoles, songez à nommer des coanimateurs ou négociez auparavant qui dirigera la réunion afin d’éviter la confusion ou les surprises—notamment parmi les participants.

Être conscient du langage corporel. Si les bénévoles sont réellement engagés à titre de partenaires, soulignez clairement à tous les employés qu’ils doivent éviter un langage corporel pouvant suggérer que ce sont eux qui ont le dernier mot. Si les participants à la réunion regardent continuellement un employé pour obtenir son approbation, celle-ci devrait utiliser des énoncés comme « Ce n’est pas ma décision, mais celle de l’équipe. », ou « Vous n’avez pas besoin de ma permission, la décision vous revient. » Si ces mesures échouent (les vieilles habitudes sont difficiles à perdre), cet employé devrait quitter la salle et demander à l’équipe de lui transmettre sa décision.

Terminer avec les actions et les étapes à venir. Avant de lever toute réunion, établissez et passez en revue les actions à prendre ou les prochaines étapes à suivre. N’oubliez pas de nommer un responsable et de fixer les échéances pour chacune. Les gens à qui vous confierez chaque action sera le reflet de la relation et du niveau d’autorité que vous accordez aux bénévoles. Si votre liste ne contient que des employés, cela signifiera que les bénévoles ne sont là qu’à titre symbolique. Au contraire, si seulement des bénévoles figurent sur la liste, cela pourrait indiquer que l’équipe est entièrement autonome et que les employés ne font pas leur part à travailler de concert avec les bénévoles.

Utiliser les réunions pour favoriser l’esprit de communauté. Bien que les réunions ne sont pas des activités sociales, elles peuvent servir à favoriser un sentiment de communauté en incluant quelques moments d’interaction bienveillante au début ou une réflexion à la toute fin. Par exemple, en ouvrant la réunion en invitant chaque participant à répondre à une question en présentiel ou en ligne par le clavardage, vous donnez à tous l’occasion de prendre la parole, ce qui ouvre la voie à l’apport d’une contribution de tous. Ainsi, vous stimulez la conversation parmi eux, ce qui devrait être l’objectif de la plupart des réunions.

Justifier la raison d’être de la réunion. Or, si vous commencez à dresser l’ordre du jour et constatez que tous ces renseignements peuvent être obtenus par courriel, rien ne sert de tenir une réunion. Le meilleur moyen d'engager plutôt que d’exaspérer consiste à respecter le temps des gens et de tenir des réunions pour des raisons valables.