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Les données vous donnent la mauvaise réponse lorsque vous posez la mauvaise question

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Les données vous donneront toujours la mauvaise réponse lorsque vous posez la mauvaise question

Pourquoi les heures de bénévolat ne sont PAS le Saint Graal

Si un organisme à but non lucratif ou un organisme de bienfaisance valorise vraiment le temps de son bénévole (et ils le proclament tous), pourquoi exerce-t-on toujours des pressions sur les gestionnaires de bénévoles pour qu’ils augmentent continuellement le nombre d’heures de bénévolat, sans examiner en corrélation les extrants générés par ces heures ?

« Combien d’heures avons-nous reçu des bénévoles ? » est la mauvaise question, mais c’est malheureusement celle sur laquelle le secteur est actuellement concentré. La bonne question est : « Quel est le rapport entre le nombre d’heures de bénévolat que nous avons consommées et la valeur de ce qui a été accompli ? »

Considérez les informations ci-dessous concernant une association à but non lucratif hypothétique. 

Année

1

2

3

4

Nombre d’heures bénévoles

100,000

90,000

80,000

70,000

 

Dans la plupart des organisations avec lesquelles j’ai travaillé, le rapport demandé aux Gestionnaires des bénévoles se concentre sur des rapports tels que ceux ci-dessus et dans la quasi-totalité d’entre eux, un Gestionnaire de bénévoles serait considéré comme avoir échoué dans son travail si le nombre d’heures de bénévolat diminuait chaque année. Dans bien des cas, ces heures sont considérées comme des heures qui auraient dû être « payées » ou associées à des services qui n’auraient pas été fournis si le temps n’avait pas été donné bénévolement. Les deux peuvent être de fausses hypothèses.

Et si nous ajoutions plus de données à l’image ? (Supposons pour l’instant que cette organisation ne fait que planter des arbres)

 

Année

1

2

3

4

Nombre d’heures bénévoles

100,000

90,000

80,000

70,000

Arbres plantés

500,000

500,000

500,000

500,000

 
Avec quelques informations supplémentaires, il s’avère que ce Gestionnaire de bénévoles a fait un excellent travail et devrait être félicité pour avoir accompli plus avec moins. Comment a-t-elle fait ? 

  • Peut-être qu’elle surprogrammait dans le passé et s’est améliorée avec plus d’expérience.
  • Peut-être que les bénévoles ont reçu une meilleure formation et qu’ils ont pu planter des arbres plus facilement et, par conséquent, planter plus d’arbres à l’heure.
  • Elle a peut-être acheté de meilleures pelles.

Du point de vue de la gestion des ressources, l’année 4 est bien meilleure que l’année 1.

Lorsque la bonne question n’est pas posée, la réponse nous mène sur une mauvaise voie. 

Certains d’entre vous ont peut-être sourcillé au sujet de l’achat de meilleures pelles, et si vous l’avez fait parce que vous avez reconnu que le coût de ces pelles doit être inclus d’une façon ou d’une autre dans cette analyse, félicitez-vous, vous avez raison. Si toutefois, vous l’avez fait parce que vous pensiez que c’était mal de dépenser de l’argent pour de meilleures pelles alors que vous aviez la possibilité de laisser les bénévoles travailler de façon inefficace puisqu’ils sont « gratuits », demandez à quelqu’un de vous donner un coup de pied au derrière !

Je crois que si nous accordons vraiment de la valeur au temps de nos bénévoles, nous devrions partir du principe que nous dépensons de leur temps, tout comme nous dépensons de l’argent. De plus, de la même façon que nous dépensons de l’argent, nous devrions en dépenser aussi peu que nécessaire pour accomplir notre mission.

Il y a un principe économique qui appuie ma conviction à cet égard ; c’est le principe des ressources rares. L’élément important du principe des ressources rares n’est pas qu’il est impossible de trouver quelque chose, mais plutôt qu’une ressource consommable ne peut être utilisée qu’une seule fois. Un seul dollar ne peut servir à faire deux achats distincts et une personne ne peut pas faire du bénévolat à la même heure dans deux endroits différents. Le fait que nous choisissions la façon de dépenser ce dollar ou cette heure de notre temps démontre la similitude entre les deux. Comme ils sont semblables par nature, nous devrions les traiter de la même façon : 

Consommer le moins possible pour réaliser notre mission.

Je reconnais également que l’argent est parfois plus difficile à trouver que les heures de bénévolat, de sorte que l’option d’acheter de « meilleures pelles » n’existe peut-être pas toujours, mais cela n’élimine pas la raison d’envisager le temps de bénévolat comme quelque chose que nous dépensons et que nous devrions essayer de minimiser. La planification des bénévoles de manière à mieux répondre aux besoins et à offrir une meilleure formation aux bénévoles peut réduire le nombre d’heures consacrées sans augmentation des coûts, voire presque. 

Le simple rapport financier est un mauvais outil de comptabilité de gestion — particulièrement dans les organisations sans but lucratif

L’adoption de l’approche ci-dessus peut non seulement conduire à une consommation plus efficace des ressources bénévoles, mais elle ouvre la porte à une meilleure gestion au sein d’une organisation dans son ensemble. Les rapports financiers des organismes sans but lucratif ne racontent qu’une partie de l’histoire. Par leur nature, les organismes sans but lucratif atteignent plus ou moins le seuil de rentabilité chaque année. Les sommes dépensées sont égales à celles qu’ils reçoivent.

Le tableau suivant représente l’essence de l’information financière dans le secteur sans but lucratif (bien que simplifié). Le tableau illustre que les deux années d’une organisation travaillent à des niveaux similaires financièrement en ce sens qu’elles n’ont ni un profit ni une perte, mais sont apparemment sous-performantes sur les dons/revenus de la deuxième année. 

Année

1

2

Dons et frais de service

1,000,000 $

800,000 $

Dépenses

1,000,000 $

800,000 $

Différence

0 $

0 $

 

Voyons comment ces deux années se comparent si nous ajoutons quelque chose de nouveau aux rapports. 

Année

1

2

Dons et frais de service

1,000,000 $

800,000 $

Dépenses

1,000,000 $

800,000 $

Différence

0 $

0 $

Arbres plantés

20,000

20,000

 

Toutes choses étant égales par ailleurs, la deuxième année a nettement surperformé la première année puisque le même travail a été fait tout en consommant moins de ressources. Si c’était deux organisations différentes plutôt que deux ans au sein d’une même organisation, à laquelle préféreriez-vous faire un don ? 

Les dossiers financiers à eux seuls n’auraient pas démontré les différences de rendement entre ces deux années. Au cours des deux années, l’organisation a présenté un budget équilibré.

Le chemin vers la bonne réponse commence par la bonne question

En raison de la simplicité arithmétique des deux exemples ci-dessus, nous pouvons voir intuitivement quelle année a le meilleur rendement. L’application de ceci dans le monde réel requiert cependant quelques moyens de comparer les données selon un élément semblable. La formule de retour sur investissement,

ROI = (Intrants-Extrants) / Extrants,

nous fournit cet élément commun.

Trois éléments sont essentiels à cette méthodologie.

  1. La valeur du temps de bénévolat est traitée comme un intrant, de même que les dépenses en espèces
  2. Les extrants doivent faire l’objet d’un suivi et nous devons leur accorder une valeur
  3. Les extrants doivent être conformes aux résultats associés à la mission de l’organisation

Pour certaines organisations, il peut être relativement facile de valoriser les résultats, tandis que pour d’autres, cela peut représenter le plus grand défi de mettre ce modèle en pratique. Pour les organisations dont les produits sont similaires à quelque chose dans le secteur à but lucratif, une valeur monétaire pour ces produits est facile à dériver : utiliser la même valeur que le secteur commercial utilise. Si votre organisme à but non lucratif fait des déclarations d’impôt pour les personnes qui ont besoin de leur aide, mais ne peuvent pas se le permettre, utilisez le prix que vous auriez à payer si vous êtes allé à un service commercial. 

Dans d’autres situations, il est plus difficile d’attribuer une valeur monétaire à quelque chose comme une visite amicale dans un hôpital, mais c’est possible (bien que ce soit en dehors de la portée de cet article). Lorsqu’il est jugé que la valeur réelle en dollars ne peut tout simplement pas être placée sur les extrants de votre organisation, le modèle du RCI peut toujours être utilisé, mais les résultats doivent être examinés légèrement différemment parce que les dollars sont utilisés pour évaluer les intrants et que quelque chose d’autre est utilisé pour les extrants, alors que l’équation est conçue pour comparer des pommes avec des pommes. Plutôt que de placer un chiffre en dollars sur chaque extrant, placez une valeur de points de mission où les divers points de mission attribués aux divers extrants indiquent les degrés relatifs dans lesquels chacun contribue à votre mission. 

Quelles sont vos pensées et vos expériences à ce sujet ?