Quatro Passos que Devem Preceder o Seu Plano de Recrutamento

As pessoas que me conhecem bem sabem-no: adoro planear. Posso ficar completamente louco quando me debruço sobre um plano estratégico, um plano de programa ou um plano de trabalho. E, no entanto, quando se trata de lidar com um dos desafios mais difundidos que as organizações com voluntários enfrentam atualmente, até eu sigo esta regra de ouro: não planear até estar preparado.

Pode ser tentador começar logo a desenvolver um plano de recrutamento, no entanto, se quiser um plano eficaz, avalie primeiro estes quatro fatores que podem estar a impedir o sucesso do recrutamento: Política, Papéis, Práticas e Personas.

📝 Política

As políticas são vitais para garantir um envolvimento seguro, consistente e eficaz. Quer orientem os processos de seleção, os requisitos de formação, os procedimentos disciplinares ou os protocolos de segurança. No entanto, por vezes, as políticas ultrapassam o seu objetivo ou criam barreiras não intencionais ao envolvimento por parte dos voluntários. Por exemplo, embora uma triagem adequada atenue o risco, deve considerar que pelo simples facto de a realizar, a triagem pode reduzir o número de potenciais voluntários. As organizações podem criar um atraso de dias ou até mesmo semanas quando exigem verificações exaustivas dos antecedentes e da documentação associada, bem como a recolha de impressões digitais, ou quando pedem que os voluntários participarem numa orientação antes das entrevistas. Este tempo de espera pode impedir o recrutamento, por melhores que sejam as táticas de recrutamento.

Será que consegue manter o seu compromisso com a gestão de riscos, mas efetuar o inquérito pessoal depois de ter começado as entrevistas e a integração, comunicando claramente que a colocação depende dos resultados satisfatórios do inquérito pessoal? Desta forma, as primeiras interações dos potenciais voluntários podem centrar-se na construção de relações e não na papelada.

Que outras políticas podem estar a prejudicar os seus esforços de recrutamento?

👔 Papéis

Não é possível revitalizar o recrutamento se aquilo para que está a recrutar voluntários não for apelativo para os potenciais voluntários e não for significativo para a sua missão. O ponto ideal para os papéis estratégicos de voluntariado é o alinhamento entre o que os voluntários querem e o que a organização precisa. No entanto, com as inúmeras condicionantes dos últimos anos, muitas pessoas redefiniram o que querem das experiências de voluntariado e de trabalho. Consequentemente, o alinhamento ideal para as posições estratégicas também mudou!

As funções que procura preencher continuam a ser atrativas e significativas? Utilize estas perguntas para avaliar as oportunidades que está a oferecer. Será que o papel é...

• Estratégico? Qual é a diferença que este voluntário vai fazer e como é que isso se relaciona com a sua missão?
• Atrativo? Um voluntário consideraria este trabalho significativo e agradável?
• É viável no local ou virtual (ou ambos)? O trabalho pode ser realizado fora do local, proporcionando mais flexibilidade?
• É apoiado? A organização tem a capacidade de apoiar a função através da formação necessária e do apoio do pessoal ou do líder voluntário? A organização possui as políticas e os recursos necessários para que o voluntário seja bem-sucedido?

📚 A Parte Prática

As práticas de envolvimento dos voluntários incluem a seleção, a formação, o reconhecimento e muito mais. Estas práticas, tal como as políticas, são importantes para garantir uma participação consistente e apoiada, mas por vezes, tal como as políticas, são mantidas apenas porque "é a forma como sempre fizemos as coisas" (mesmo quando já não servem um objetivo útil). Por exemplo, muitos museus exigiam, tradicionalmente, meses ou mesmo anos de formação de voluntários para que estes pudessem exercer a função de guia de museu. Mas essas formações foram concebidas para preparar os guias para visitas guiadas do tipo palestra que, desde então, foram substituídas por experiências mais baseadas na investigação. Assim, as formações estão a ser encurtadas, passando de longos cursos sobre pintores holandeses ou dinossauros do Jurássico para sessões de aprendizagem mais flexíveis e interativas centradas em métodos de aprendizagem baseados em objetos.

Ao rever as práticas de formação, avalie quais as informações que um voluntário realmente necessita para iniciar o seu serviço e quais os conteúdos que podem ser abordados através da formação contínua, ou da formação no local de trabalho.

👥 Personas

Por último, antes de desenvolver um plano de recrutamento, dedique algum tempo a compreender o seu grupo atual de voluntários e a dar prioridade a grupos específicos de potenciais voluntários. Para este efeito, é útil compreender o conceito de personas. As personas são grupos de indivíduos que partilham interesses e motivações semelhantes relacionados com o voluntariado.

Para começar, identifique as personas que já existem entre os voluntários atuais e, em seguida, escolha 1-3 personas aspiracionais para expandir o corpo de voluntários. Por exemplo, pode identificar a "Maria", uma reformada recente que procura dar o seu contributo, mas que precisa de flexibilidade porque ocasionalmente cuida dos netos. Entretanto, pode também querer atrair pessoas como o "Nick", um estudante de medicina que procura experiência na área da saúde comunitária. Embora Nick apenas possa contribuir durante um ou dois semestres, ele e outras pessoas com um perfil similar, podem trazer competências valiosas durante o tempo em que podem contribuir.

Com as suas personas aspiracionais em mente, está pronto(a) para começar a planear.

E para concluir, um plano.

Um plano é importante - mas será muito mais eficaz se já tiver ajustado as políticas e práticas para maximizar o acesso ao voluntariado, refinado as posições que procura preencher e identificado as personas atuais e aspiracionais a que deve dar prioridade nos seus esforços de recrutamento. Com isto em mãos, está pronto(a) para mergulhar no planeamento - e que comece a diversão!