Como as reuniões podem cativar em vez de incomodar os voluntários

Participamos em muitos tipos diferentes de "reuniões" - incluindo as para "conhecer novas pessoas" e "cumprir objetivos", mas as reuniões tradicionais são frequentemente mal vistas. Com tantas reuniões ineficazes, ineficientes ou desnecessárias, não é de admirar que os voluntários tenham pouca paciência para as reuniões. A ironia é que, embora os voluntários geralmente não procurem reuniões, eles procuram formas de se relacionarem e fazerem parte de equipas que funcionam bem. No entanto, as equipas geralmente requerem reuniões de algum tipo. Assim, o desafio consiste em cultivar uma cultura de equipa produtiva através de reuniões bem geridas que cativem os voluntários em vez de os incomodar.

Aqui estão algumas dicas para aproveitar as reuniões para envolver e capacitar os voluntários quando as estiver a realizar ou a equipar os líderes voluntários para o fazerem, quer as reuniões sejam presenciais ou online.

A ordem de trabalho é crucial. Certifique-se de que o líder estabelece uma ordem de trabalho com um objetivo declarado para a reunião e que partilha o objetivo e a ordem de trabalhos com todos os participantes com antecedência.

Crie uma lista de presenças estratégica. Determinar quem deve participar nas reuniões é semelhante a decidir quem convidar para uma equipa. Pense em quem é responsável pelas decisões que estão a ser tomadas nesta reunião, quem tem competências valiosas ou contribui para as decisões e cuja participação pode atenuar ou evitar desafios no futuro. Lembre-se de que os voluntários de hoje não querem ser segregados em relação ao pessoal; antes pelo contrário, procuram colaborar. A integração do pessoal e dos voluntários nas reuniões é importante para uma colaboração bem-sucedida.

Cumprir o horário. Demonstre logo que se procura a eficiência e mostre que valoriza o tempo das pessoas, começando e terminando a horas.

Conte com bons facilitadores. Certifique-se de que identifica claramente com antecedência quem irá dirigir a reunião. No caso de equipas de voluntários com direção própria, a reunião deve ser facilitada por um líder do voluntariado e não pelo pessoal. Se a reunião ou o projeto for uma colaboração entre funcionários e voluntários, considere a possibilidade de ter co-facilitadores ou de negociar antecipadamente quem dirige a reunião, para que ninguém, incluindo os participantes, fique confuso ou surpreendido.

Esteja atento à linguagem corporal. Se os voluntários estiverem verdadeiramente envolvidos como parceiros, certifique-se de que todos os membros da equipa estão cientes - e evitam - a linguagem corporal que implica que eles têm a autoridade final. Se os participantes na reunião procuram continuamente a aprovação de um membro da equipa, esse membro da equipa deve usar frases como: "Esta decisão não é minha, é da equipa" ou "Não precisam da minha autorização, esta decisão é da vossa competência". Se tudo o resto falhar (os velhos hábitos podem ser difíceis de quebrar), o membro da equipa em questão deve sair da sala e pedir simplesmente que a equipa apresente a sua decisão.

Concluir com os pontos de ação e os próximos passos a seguir. Antes de concluir qualquer reunião, desenvolva e reveja os pontos de ação ou os próximos passos e certifique-se de que identifica a pessoa responsável e o prazo para cada um. Os nomes que anexa aos pontos de ação são um reflexo da relação e do nível de autoridade que está a desenvolver com os voluntários. Se a sua lista incluir apenas nomes de funcionários, pode ficar a imagem de que os voluntários estão presentes apenas para ficar bem. Por outro lado, se a lista apenas incluir nomes de voluntários, isso pode significar que a equipa é verdadeiramente uma equipa de voluntários autodirigida ou que os funcionários não estão a dar o passo necessário para serem verdadeiros parceiros dos voluntários.

Utilize as reuniões para aumentar o sentimento de pertença à comunidade. Embora as reuniões não sejam eventos sociais, podem ser úteis na criação de um sentido de comunidade, incorporando breves registos no início ou oportunidades de reflexão no final. Por exemplo, ao abrir a reunião com uma pergunta a que cada participante deve responder ao vivo ou através de um chat online, está a convidar todos os participantes a partilharem a sua voz, o que dá o mote para que todos contribuam. Isto poderá dar início a uma conversa cativante, que deve ser o objetivo da maioria das reuniões.

Certifique-se de que a reunião é realmente necessária. É claro que, se começar a elaborar a ordem de trabalhos e se aperceber de que toda esta informação pode ser transmitida de forma igualmente eficaz por correio eletrónico, basta cancelar a reunião. A forma de garantir que irá cativar - em vez de incomodar - é respeitar o tempo de todos e realizar reuniões apenas quando houver assuntos reais a tratar.