Les nombreuses pièces du rouage des événements à but non lucratif – de la planification du programme de l’événement et la collecte d’articles pour la vente aux enchères à la coordination des traiteurs et la conception du matériel de marketing—peuvent rendre les membres de votre équipe interne à bout de souffle. Afin de hausser l’efficacité et l’efficience de vos efforts, pourquoi ne pas mettre à profit la puissance des bénévoles !
Les bénévoles peuvent aider votre OSBL à tenir des événements importants et mémorables. Ces partisans enthousiastes se passionnent pour votre cause et tirent beaucoup de satisfaction à se mettre à l'action, que ce soit pour accueillir vos invités au gala ou pour monter le décor.
En vue de réellement mobiliser ses bénévoles, votre organisation devra faire plus que créer une liste d’inscription et de tâches qu’ils devront accomplir. Vous devrez porter une attention particulière sur la façon dont ils participeront à l’événement, du début à la fin.
Bien entendu, vous devrez avoir en main les bons outils, ainsi qu’une connaissance des pratiques exemplaires en matière d’engagement bénévole. Cet article vous présentera quatre façons de retenir la participation de vos bénévoles dans le cadre de chacun de vos événements. Commençons !
D’abord, mettez au point votre méthode de recrutement des bénévoles. Passez en revue votre plan de l’événement et déterminez exactement où vous nécessiterez de l’aide. Transformez ces tâches en des fonctions que vos bénévoles peuvent accomplir selon leurs connaissances et compétences, puis déterminer le nombre de bénévoles pour chaque fonction.
Voici quelques exemples de fonctions particulières à combler pour des événements :
Bien avant votre événement, dressez la liste de chaque fonction sur la page de bénévolat de votre site Web. Incluez une description de tâches pour chacune, en précisant les qualifications, les attentes, l’engagement en termes d’heures et la formation requise pour combler ce poste.
Grâce à ces renseignements, vous ferez en sorte que vos bénévoles ont l’occasion de s’inscrire à un emploi qui correspond à leurs compétences et à leurs intérêts. Par exemple, une personne qui adore son travail à titre d’assistant personnel sera peut-être enthousiasmée à se porter volontaire comme coursière pour le directeur général le jour de l’événement. Ou, encore, une personne passionnée de la TI sera plus qu’heureuse d'aider avec les aspects technologiques d’un événement.
Facilitez le processus d’inscription aux postes qui intéressent vos bénévoles potentiels en optimisant votre formulaire d'inscription ou de candidature. Assurez-vous que votre formulaire est court, facile à remplir et s’affiche correctement sur les appareils mobiles. Si vous avez besoin que des étapes additionnelles soient effectuées avant d’embaucher le bénévole, comme la vérification des antécédents, n’oubliez pas de fournir des instructions claires qu’ils doivent suivre et ce, bien avant la tenue de l’événement.
Même les bénévoles les plus chevronnés nécessiteront une formation complète avant l’événement. Souvent, votre équipe interne perçoit clairement comment se déroulera l’événement. La formation des bénévoles permet d’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde et se sentent confiants et à l’aise avec leur fonction. Votre équipe y aura aussi l’occasion de projeter une image unifiée et professionnelle pendant l’événement.
Bien qu’il y aura probablement une formation pour des fonctions particulières à mener, particulièrement pour les postes plus complexes comme les assistants en technologie ou les spécialistes en approvisionnement d’articles aux enchères – vous devez vous assurer que tous bénéficient d’une formation adéquate sur les éléments suivants :
Pour animer la formation, utilisez ce qui fonctionne le mieux pour l’intégration à votre programme de bénévolat et vos employés. Par exemple, vous pouvez tenir des séances de formation en personne ou virtuelles qui incluent des activités interactives ou de courtes évaluations de chaque séance. Toutefois, si vous décidez de former vos équipes de bénévoles, assurez-vous de produire une documentation qu’ils pourront consulter par eux-mêmes s’ils ont de questions. N’oubliez pas de leur indiquer la personne-ressource qui saura leur fournir une aide additionnelle. Plus ils se sentiront soutenus, mieux ce sera !
Il arrive souvent que les donateurs jouissent d’une forte reconnaissance lors d’événements. Par exemple, leur nom figure à un mur de donateurs ou les donateurs majeurs reçoivent un prix ou une mention extraordinaire.
Alors pourquoi ne pas aussi reconnaître les bénévoles durant vos événements ? Cette initiative non seulement procurera à vos bénévoles un sentiment de valorisation et d’appréciation de leur contribution, mais indiquera également à la communauté de l’OSBL que vous êtes engagé à hausser la barre en matière d’expérience bénévole.
Voici quelques idées amusantes pour reconnaître vos bénévoles lors de votre événement :
Peu importe la fonction qu’ils jouent, les personnes participant à votre événement devraient le quitter avec un sentiment de satisfaction—tout particulièrement vos bénévoles. En plus de les reconnaître durant l’événement, faites en sorte que les membres de votre équipe les remercient également de leur temps et de leurs efforts lors des activités de démontage. Les bénévoles en retiendront une expérience positive qui se traduira peut-être par un engagement à long terme.
À la suite de l’événement, il est facile de passer à d’autres projets et campagnes. Après tout, vous travailliez sur cet événement (et vous vous en faisiez du souci) depuis des mois déjà. Mais avant de vous tourner vers d’autres tâches en attente, n’oubliez pas d’accorder la priorité aux suivis significatifs—non seulement aux participants ayant fait un don à votre organisation, mais aussi à vos bénévoles !
Voici quelques stratégies de suivi attentionnées destinées à vos bénévoles post-événement.
Après avoir retenu la participation de vos bénévoles à vos événements, assurez-vous qu’ils répéteront leurs contributions au cours d’événements à venir et d’autres occasions de bénévolat ! Utilisez ces stratégies pour aider votre organisation à resserrer les liens avec vos bénévoles qui paveront la voie vers un engagement futur.
Vos bénévoles jouent un rôle important dans votre monde sans but lucratif, et leurs grands efforts peuvent habiliter votre organisation de plusieurs façons. Voilà pourquoi un engagement efficace de vos bénévoles avant, pendant et après votre événement est si critique.
Afin d’atteindre de nouveau sommets avec vos efforts d’engagement bénévole, vous trouverez peut-être utile de travailler avec un expert en événements. Une équipe de planification et de mise en œuvre d’événement de bienfaisance peut s’occuper des tâches lourdes pendant que vous et votre équipe vous concentrez sur le travail important à mobiliser activement vos partisans et vos bénévoles. L’affaire sera alors dans le sac !