4 façons de retenir la participation de bénévoles à vos événements sans but lucratif

Les nombreuses pièces du rouage des événements à but non lucratif – de la planification du programme de l’événement et la collecte d’articles pour la vente aux enchères à la coordination des traiteurs et la conception du matériel de marketing—peuvent rendre les membres de votre équipe interne à bout de souffle. Afin de hausser l’efficacité et l’efficience de vos efforts, pourquoi ne pas mettre à profit la puissance des bénévoles !

Les bénévoles peuvent aider votre OSBL à tenir des événements importants et mémorables. Ces partisans enthousiastes se passionnent pour votre cause et tirent beaucoup de satisfaction à se mettre à l'action, que ce soit pour accueillir vos invités au gala ou pour monter le décor.

En vue de réellement mobiliser ses bénévoles, votre organisation devra faire plus que créer une liste d’inscription et de tâches qu’ils devront accomplir. Vous devrez porter une attention particulière sur la façon dont ils participeront à l’événement, du début à la fin.

Bien entendu, vous devrez avoir en main les bons outils, ainsi qu’une connaissance des pratiques exemplaires en matière d’engagement bénévole. Cet article vous présentera quatre façons de retenir la participation de vos bénévoles dans le cadre de chacun de vos événements. Commençons !

1. Recrutez des bénévoles pour des fonctions d’événement bien précises.

D’abord, mettez au point votre méthode de recrutement des bénévoles. Passez en revue votre plan de l’événement et déterminez exactement où vous nécessiterez de l’aide. Transformez ces tâches en des fonctions que vos bénévoles peuvent accomplir selon leurs connaissances et compétences, puis déterminer le nombre de bénévoles pour chaque fonction.

Voici quelques exemples de fonctions particulières à combler pour des événements :

• Spécialistes en médias sociaux et/ou en marketing
• Équipe de montage et de démontage
• Décorateurs
• Hôtes d’accueil et/ou placeurs
• Commis à la table d’inscription
• Spécialistes en approvisionnement d’articles et/ou assistant aux enchères
• Serveurs et/ou serveurs d’aliments (pour les personnes ayant des cartes de manipulateur d’aliments)
• Assistants en technologie
• Adjoint personnel et/ou coursiers
• Solliciteurs de fonds
• Conférenciers et/ou animateurs

Bien avant votre événement, dressez la liste de chaque fonction sur la page de bénévolat de votre site Web. Incluez une description de tâches pour chacune, en précisant les qualifications, les attentes, l’engagement en termes d’heures et la formation requise pour combler ce poste.

Grâce à ces renseignements, vous ferez en sorte que vos bénévoles ont l’occasion de s’inscrire à un emploi qui correspond à leurs compétences et à leurs intérêts. Par exemple, une personne qui adore son travail à titre d’assistant personnel sera peut-être enthousiasmée à se porter volontaire comme coursière pour le directeur général le jour de l’événement. Ou, encore, une personne passionnée de la TI sera plus qu’heureuse d'aider avec les aspects technologiques d’un événement.

Facilitez le processus d’inscription aux postes qui intéressent vos bénévoles potentiels en optimisant votre formulaire d'inscription ou de candidature. Assurez-vous que votre formulaire est court, facile à remplir et s’affiche correctement sur les appareils mobiles. Si vous avez besoin que des étapes additionnelles soient effectuées avant d’embaucher le bénévole, comme la vérification des antécédents, n’oubliez pas de fournir des instructions claires qu’ils doivent suivre et ce, bien avant la tenue de l’événement.

2. Offrez une formation bien à l’avance.

Même les bénévoles les plus chevronnés nécessiteront une formation complète avant l’événement. Souvent, votre équipe interne perçoit clairement comment se déroulera l’événement. La formation des bénévoles permet d’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde et se sentent confiants et à l’aise avec leur fonction. Votre équipe y aura aussi l’occasion de projeter une image unifiée et professionnelle pendant l’événement.

Bien qu’il y aura probablement une formation pour des fonctions particulières à mener, particulièrement pour les postes plus complexes comme les assistants en technologie ou les spécialistes en approvisionnement d’articles aux enchères – vous devez vous assurer que tous bénéficient d’une formation adéquate sur les éléments suivants :

• La mission et les objectifs de votre organisation : Bon nombre de vos bénévoles seront familiers avec votre organisme et sa mission, mais certains peuvent en être à leur première expérience de bénévolat avec vous ! Faites un survol rapide de la mission et des objectifs de votre organisation, des bénéficiaires de votre service, et comment votre événement contribue à votre œuvre. Vos bénévoles verront ainsi que leur rôle s’insère dans un plus grand tableau et seront préparés à s’entretenir avec vos invités au sujet de votre mission, s’il y a lieu.
• Logistique de l’événement : Chacun de vos bénévoles doit comprendre la logistique de votre événement, de l’horaire et de l’aménagement du lieu à l’équipement et aux fournitures qui seront utilisés. Une bonne connaissance de la logistique les préparera à toute situation inattendue. Prenons les événements virtuels à titre d’exemple. CharityBids, une maison de créativité et de production, recommande de tenir une « générale » à l’avance. Elle permet non seulement de vérifier si l’ensemble de la technologie fonctionne bien, mais qu’il y a aussi un plan de rechange dans le cas où un élément est défectueux.
• Protocole de sécurité : Selon la nature de votre événement, vous devrez peut-être fournir à vos bénévoles une formation en premiers soins et sur d’autres protocoles de situations d’urgence. Même s’il s’agit d’un événement qui ne semble comporter aucun risque, vous devez vous assurer que vos bénévoles connaissent les mesures à prendre si une personne tombe malade, se blesse ou nécessite des soins médicaux. Vous devez aussi aborder les mesures d’évacuation du lieu en cas d’urgence.
• Stratégies de communication : Enseignez à vos bénévoles une communication efficace avec les membres de leur équipe et ceux de votre équipe interne. Traitez de stratégies comme rédiger des courriels concis ou donner des instructions claires sur les offres aux enchères aux participants. Si vous utilisez une plateforme de communication particulière afin que tous soient en contact la journée de l’événement, assurez-vous que chaque membre de l’équipe dispose de l’accès requis et connaît bien le mode d’utilisation.

Pour animer la formation, utilisez ce qui fonctionne le mieux pour l’intégration à votre programme de bénévolat et vos employés. Par exemple, vous pouvez tenir des séances de formation en personne ou virtuelles qui incluent des activités interactives ou de courtes évaluations de chaque séance. Toutefois, si vous décidez de former vos équipes de bénévoles, assurez-vous de produire une documentation qu’ils pourront consulter par eux-mêmes s’ils ont de questions. N’oubliez pas de leur indiquer la personne-ressource qui saura leur fournir une aide additionnelle. Plus ils se sentiront soutenus, mieux ce sera !

3. Reconnaissez vos bénévoles pendant l’événement.

Il arrive souvent que les donateurs jouissent d’une forte reconnaissance lors d’événements. Par exemple, leur nom figure à un mur de donateurs ou les donateurs majeurs reçoivent un prix ou une mention extraordinaire.

Alors pourquoi ne pas aussi reconnaître les bénévoles durant vos événements ? Cette initiative non seulement procurera à vos bénévoles un sentiment de valorisation et d’appréciation de leur contribution, mais indiquera également à la communauté de l’OSBL que vous êtes engagé à hausser la barre en matière d’expérience bénévole.

Voici quelques idées amusantes pour reconnaître vos bénévoles lors de votre événement :

• Faire une annonce de « remerciements ». Faites une annonce spéciale devant tous vos invités afin de remercier vos bénévoles de leurs efforts. Que ce soit au début ou à la fin (ou même au milieu) de l’événement, assurez-vous de formuler un message personnel. Parlez de contributions spécifiques des bénévoles et soulignez les grands efforts qu’ils ont déployés. Ils se sentiront ainsi reconnus et appréciés.
• Remettez de petits cadeaux aux bénévoles. Ces cadeaux peuvent inclure des produits arborant une marque, comme des bouteilles d’eau réutilisables ou des casquettes, des cartes-cadeaux de commanditaires, et des articles liés à l’événement, comme les t-shirts de l’équipe de bénévoles. Les cadeaux sont toujours appréciés et sont un moyen amusant d’exprimer à quel point vous appréciez leur temps, leurs efforts, leurs contributions et leur soutien.
• Présentez une vidéo dédiée à vos bénévoles. Créez une vidéo captivante qui présente des photos et des séquences vidéos de vos bénévoles au travail sur un fond sonore inspirant. Présentez-le pendant votre événement afin de saluer les bénévoles qui y travaillent. C’est une excellente façon de mettre en lumière l’œuvre de votre organisation et à quel point le bénévolat peut être captivant. De plus, vous pourrez aussi mettre en vedette votre programme de bénévolat auprès des participants, qui se sentiront peut-être enclin à s’y joindre aussi !

Peu importe la fonction qu’ils jouent, les personnes participant à votre événement devraient le quitter avec un sentiment de satisfaction—tout particulièrement vos bénévoles. En plus de les reconnaître durant l’événement, faites en sorte que les membres de votre équipe les remercient également de leur temps et de leurs efforts lors des activités de démontage. Les bénévoles en retiendront une expérience positive qui se traduira peut-être par un engagement à long terme.

4. Priorisez les suivis significatifs après l’événement.

À la suite de l’événement, il est facile de passer à d’autres projets et campagnes. Après tout, vous travailliez sur cet événement (et vous vous en faisiez du souci) depuis des mois déjà. Mais avant de vous tourner vers d’autres tâches en attente, n’oubliez pas d’accorder la priorité aux suivis significatifs—non seulement aux participants ayant fait un don à votre organisation, mais aussi à vos bénévoles !

Voici quelques stratégies de suivi attentionnées destinées à vos bénévoles post-événement.

• Envoyez une note de remerciements personnalisés. Vous pouvez ajouter une touche additionnelle à votre note de remerciement en la personnalisant avec le prénom de chaque bénévole. Consultez les données sur vos bénévoles pour obtenir cette information, et utilisez-les pour rédiger la note où vous soulignez l’impact que chaque bénévole a eu sur l’événement et votre organisation.
• Demandez une rétroaction sur l’expérience du bénévole au moyen d’un sondage. Maintenez le cap vers l’avenir afin d’assurer une expérience bénévole améliorée lors du prochain événement. Recueillez les impressions de vos bénévoles avec des sondages. Posez des questions à développement, comme « Quel aspect de votre fonction changeriez-vous pour de futurs événements ? » ou « Veuillez nous faire part de vos commentaires sur le processus de formation pour votre poste—pourrions-nous l’améliorer pour les bénévoles à venir ? » Ces rétroactions vous permettront d’apporter les changements nécessaires en vue de favoriser une meilleure expérience bénévole la prochaine fois.
• Invitez un engagement futur. Cette stratégie compte surtout pour les personnes qui en sont à leur première expérience de bénévolat avec vous ! Identifiez les possibilités de bénévolat pertinentes à venir qui susciteraient leur intérêt, et mentionnez-les dans votre note de remerciements ou dans le cadre d’autres communications. N’oubliez pas de joindre les coordonnées de votre coordonnateur des bénévoles pour permettre à cette personne de communiquer avec votre organisation pour toute question sur ces possibilités.

Après avoir retenu la participation de vos bénévoles à vos événements, assurez-vous qu’ils répéteront leurs contributions au cours d’événements à venir et d’autres occasions de bénévolat ! Utilisez ces stratégies pour aider votre organisation à resserrer les liens avec vos bénévoles qui paveront la voie vers un engagement futur.

Vos bénévoles jouent un rôle important dans votre monde sans but lucratif, et leurs grands efforts peuvent habiliter votre organisation de plusieurs façons. Voilà pourquoi un engagement efficace de vos bénévoles avant, pendant et après votre événement est si critique.

Afin d’atteindre de nouveau sommets avec vos efforts d’engagement bénévole, vous trouverez peut-être utile de travailler avec un expert en événements. Une équipe de planification et de mise en œuvre d’événement de bienfaisance peut s’occuper des tâches lourdes pendant que vous et votre équipe vous concentrez sur le travail important à mobiliser activement vos partisans et vos bénévoles. L’affaire sera alors dans le sac !