Los 5 Aspectos de un Fuerte Programa de Voluntariado

Crear un programa de voluntariado no es fácil, pero puede ser más sencillo de lo que piensas. Los aspectos clave de un fuerte programa de voluntariado son cinco: Reclutamiento, Capacitación e Incorporación, Administración, Revisión del Programa y, por supuesto, Aprecio.

Siempre empiezo con Aprecio.

El aprecio es el aire que respiran los voluntarios. Sin él, ya se habrán ido. Si solo puedes hacer una cosa bien, ¡haz esto! El aprecio debe ser evidente en todo lo que haces, desde crear una publicación de reclutamiento hasta cómo manejas un conflicto de personalidad. Hay cuatro formas generales de mostrar aprecio.

1. Agradecimientos informales: agradece a cada voluntario, en cada turno, siendo específico siempre que sea posible.
2. Gratitud tangible: algo especial para cuando un voluntario va más allá de lo que le toca.
3. Reconocimiento público: un reconocimiento en las redes sociales o en un evento (¡obtén su permiso primero!)
4. Eventos de agradecimiento: descubrir lo que quieren los voluntarios y dárselos es la clave para tener un evento de agradecimiento exitoso.

Al analizar los puntos a continuación, piensa en cómo puedes mostrar aprecio en cada etapa.

El siguiente aspecto es el reclutamiento.

El reclutamiento comienza con la preparación. ¿Cuáles son las tareas que deberá realizar el voluntario? ¿Qué habilidades y actitudes necesitará aportar y para cuáles puedes capacitarlo? ¿A quién estás buscando exactamente? Cuanto más clara sea la imagen que tengas de la persona que sería adecuada para el puesto, más probable es que la encuentres.

Una vez que hayas hecho tu trabajo de preparación, comienza a correr la voz: en las redes sociales, en tu sitio web, de boca en boca y pidiendo ayuda a los voluntarios actuales (¡pueden ser tus mejores embajadores!). Cuando comiencen a llegar las solicitudes, programa entrevistas. Si es posible, conoce al posible voluntario cara a cara, ya sea en persona o por video. Las pistas visuales te dan una idea mucho más clara de la persona que simplemente leer un currículum o hablar por teléfono.

Elige solo lo mejor. Es mejor tener un puesto vacante que un puesto con la persona equivocada. La desesperación por ocupar un puesto es una de las razones por las que muchos programas de voluntariado tienen una alta tasa de rotación.

La capacitación y la incorporación son otra forma de aumentar la retención.

Si un voluntario siente que está haciendo un mal trabajo, se irá. Los buenos sistemas de incorporación y capacitación pueden reforzar la autoestima del voluntario y facilitar la supervisión. Te presentamos algunas maneras de hacer esto.

1. Inmediatamente haz que se sientan parte del equipo. Preséntalos al personal y a otros voluntarios. Dales un recorrido por las instalaciones. Proporcionales una camiseta, una gorra o un broche para demostrar su pertenencia.
2. Analiza la manera en que el puesto impacta en la misión. Las personas se ofrecen como voluntarias porque se preocupan por tu causa. Si no pueden ver cómo su puesto ayuda, se sentirán insatisfechos.
3. Muéstrales cómo hacer las cosas. Incluso las cosas sencillas. Las cosas que se explican solas pueden no serlo para ellos, así que muéstrales todo. Además, proporcionales un manual para voluntarios.
4. Si el puesto que se les ha asignado es complejo, divide la capacitación en varias sesiones. Cuanto más detallado sea un puesto, menos probable es que lo comprendan todo en una sesión. Al enseñarlo poco a poco, verás qué parte saben y qué no.
5. Finalmente, asigna un mentor. Proporciona al novato alguien a quien pueda hacerle preguntas y aprender las "reglas implícitas". Un voluntario amable y experimentado puede prevenir mucha ansiedad y errores.

Ahora sigue la administración diaria.

Esto incluye todo, desde programar turnos hasta mejorar la diversidad. Esto no se puede cubrir todo en un artículo, pero aquí hay algunos consejos.

1. Programación. Ten alguna forma de hacer un seguimiento de quién se presenta, cuándo y cuántas horas está donando. Esto puede ser tan básico como una hoja de cálculo o tan sofisticado como un sistema de administración de voluntarios especialmente diseñado para ello, como la solución de Better Impact - Impacto Voluntario. ¡No importa el tamaño de tu organización, necesitas algo!
2. Supervisión. La comunicación y la accesibilidad son claves para una buena supervisión. Asegúrate de que todos sepan lo que está sucediendo y de que tengan una forma de comunicarse contigo si necesitan ayuda.
3. Aprende a delegar. Si lo haces bien, delegar puede ahorrarte mucho tiempo. Proporciona al voluntario el resultado que esperas, una fecha límite, los recursos que necesita y, lo más difícil de todo, la autonomía para hacerlo a su manera. Tú proporcionas el qué, ellos proporcionan el cómo.
4. Fomenta una cultura de resolución de problemas. No pienses que tienes que encontrar todas las respuestas. Los mejores líderes se rodean de personas que pueden pensar por sí mismas. Ayuda a desarrollar esta capacidad al preguntar a los voluntarios que acuden a ti con un problema cómo lo resolverían ellos.
5. Maneja los conflictos. El conflicto puede ser bueno o malo. Es bueno que las personas vayan en contra de la mayoría si creen que algo anda mal (piensa en los denunciantes). Es malo cuando se ataca a las personas en lugar de las ideas. Cuando eso sucede, mantente objetivo, escucha a todas las partes y ayúdalas a encontrar un terreno común.
6. Aumenta la diversidad. La diversidad en tu organización debe coincidir con la de la comunidad en general, no solo en etnias o género, sino también en estatus socioeconómico, habilidades físicas y mentales, etc.

Finalmente, haz una revisión frecuente del programa.

Al menos una vez al año, revisa todos los aspectos de tu programa, desde el aprecio hasta la administración. ¿Qué funciona y qué no? ¿Qué áreas se pueden mejorar? Si tomas un punto de referencia de dónde te encuentras ahora y lo comparas con tu imagen de un programa de voluntariado "perfecto", puedes trazar tu progreso de un punto al otro. Esta es la mejor manera de mejorar continuamente tu programa.

Como dije, crear un fuerte programa de voluntarios es sencillo, pero no fácil. Pero si tienes una idea clara de cómo te gustaría que fuera, hazlo paso a paso y haz un poco cada semana, y terminarás con un programa de voluntariado que otros querrán imitar. ¡Buena suerte!