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No te olvides de las personas en el proceso

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A lo largo de los años he tenido la oportunidad de escribir y editar cientos de artículos, informes, blogs e incluso algunos libros sobre el tema del voluntariado. 

Por eso, cuando Susan Ellis se acercó a mí hace unos años para escribir un módulo sobre el tema "Entrevistas, selección y colocación de voluntarios" para su excelente programa de capacitación en línea “Everyone Ready”, tenía muchas ganas de seguir adelante con el proceso de unirlo todo. 

Sin embargo, había una pequeña pero fundamental diferencia en el tipo de escritura que se requería. En lugar de crear un texto que los alumnos leerían, este ejercicio me obligó a escribir un "guión", que luego grabaría para que los alumnos lo escucharan. 

Puede que eso no suene como una desviación de la norma, pero créanme, a pesar de toda la experiencia que he tenido, el ejercicio requirió que reconsiderara por completo lo que escribí, cómo estructuré el texto e incluso la manera para describir los diversos elementos que contiene.

Me complace decir que el producto final es excelente (incluso si lo digo yo mismo) y la oportunidad de crear material de capacitación diferente de la forma en que normalmente escribo algo fue una excelente oportunidad de aprendizaje. 

Entonces, ¿qué tiene esto que ver con el tema de este mes? 

Bueno, me hizo pensar una vez más en cómo nosotros, como Gerentes de Programas de Voluntarios, necesitamos equilibrar la forma en que reclutamos nuevos voluntarios y tratamos con nuestros equipos de manera continua a partir de ese momento y en adelante. 

En 2006, organizamos el Retiro de Australasia para la gestión avanzada de voluntarios con el tema "¿Hemos ido demasiado lejos"? Lo que intentamos lograr en ese evento fue preguntar a los profesionales experimentados en el campo de la gestión de voluntarios si pensaban que podíamos haber viajado 'demasiado lejos' en el camino de la profesionalización del voluntariado, y si a través de eso, en el proceso, podríamos haber hecho alguno de nuestros programas un poco impersonales para los voluntarios (nuevos y antiguos). 

El ejercicio de escribir el módulo de capacitación para Susan me recordó que es realmente importante que de vez en cuando veamos lo que hacemos a través de los ojos de una audiencia diferente, en este caso, voluntarios potenciales que vienen a nuestra organización por primera vez, para evaluar si el proceso que estamos usando para reclutar voluntarios es amigable y acogedor y no clínico e impersonal. 

Si bien escuchamos mucho sobre la nueva generación de voluntarios desenfadados y que tienen mucha confianza en sí mismos, nunca olvidemos que para muchas personas que se acercan a nuestros programas por primera vez, el solo hecho de llamar a nuestra oficina puede ser un paso gigantesco y valiente hacia un territorio inexplorado.

Considera lo siguiente: 

  • ¿Cómo se entera un posible nuevo miembro del equipo sobre tus oportunidades de voluntariado?
  • ¿Qué mensajes reciben de tu sitio web y otros materiales promocionales?
  • ¿Qué tan fácil le haces a alguien comprometerse a tu programa?
  • ¿Qué tan rápido das seguimiento a las consultas?
  • Cuando alguien llama o visita tu oficina por primera vez, ¿cómo perciben tus operaciones? (ubicación física, personal de recepción, decoración, etc.)

Las preguntas anteriores (y más) no se aplican solo a los nuevos voluntarios. Considera los mismos tipos de preguntas para tus voluntarios habituales y los que regresan. ¿Existe el riesgo de que después de un tiempo se los dé por sentado, asumiendo que una fiesta anual por la semana de voluntariado cubrirá una multitud de negligencia a lo largo de un año? 

El desafío para nuestros programas es encontrar ese delicado equilibrio entre apoyar las necesidades de los voluntarios y al mismo tiempo ser profesionales en todo lo que hacemos, y con recursos limitados, esto se convierte en algo cada vez más difícil de hacer. Al colocarnos en el lugar de los voluntarios de vez en cuando, podemos comenzar a asegurarnos de que nuestros programas no olviden la parte de "voluntarios" de ese acto de equilibrio.

Vale la pena recordar que independientemente de si llamamos a nuestra profesión: administración de voluntarios, administración de programas de voluntarios, desarrollo comunitario o incluso administración de recursos humanos o personal, estamos en el juego de involucrar a las personas en actividades significativas, y mi mensaje de este mes es bastante simple: asegúrate de no olvidar a las personas en nombre del proceso o el progreso.

Queremos escuchar tu opinión:

  • ¿Tienes dificultad para dar a tus voluntarios tanta atención como te gustaría mientras el papeleo se acumula a tu alrededor?
  • ¿Tienes consejos que puedas compartir con otros sobre cómo has superado estas dificultades?
  • ¿Has creado roles innovadores que aseguren que los voluntarios nuevos y existentes reciban un buen apoyo en tu programa?

¿Tienes otras ideas sobre este tema que te gustaría compartir?