4 Formas de Involucrar a los voluntarios en los eventos de tu organización no lucrativa

Los muchos componentes móviles de los eventos de tu organización no lucrativa, desde la planificación de la agenda de tu evento, la recopilación de artículos para la subasta, la coordinación con los proveedores de alimentos y el diseño de materiales de marketing, pueden hacer que tu equipo interno se abrumado. Para que tus esfuerzos sean más eficientes y eficaces, ¡aprovecha el poder de los voluntarios!

Los voluntarios hacen posible que tu organización no lucrativa organice eventos importantes y memorables. Estos entusiastas seguidores sienten pasión por tu causa y prosperan cuando ponen su pasión en acción, ya sea que estén saludando a los asistentes a la gala en la puerta o ayudando con la decoración.

Para que tu organización realmente involucre a sus voluntarios, deberás hacer más que crear una hoja de registro y una lista de tareas pendientes para ellos. También deberás prestar especial atención a la forma en que involucras a tus voluntarios con la experiencia del evento, de principio a fin.

Por supuesto, necesitarás contar con las herramientas adecuadas, junto con el conocimiento clave de las mejores prácticas para la participación de los voluntarios. En esta publicación, te daremos una ventaja al cubrir cuatro formas en que realmente puedes involucrar a tus voluntarios con cada uno de los eventos de tu organización no lucrativa. ¡Empecemos!

1. Recluta voluntarios para funciones específicas para eventos.

Comienza por afinar tu enfoque para reclutar voluntarios. Debes analizar tu plan para el evento e identificar exactamente con qué necesitarás ayuda. Convierte esas tareas en funciones que tus voluntarios puedan desempeñar en función de sus conocimientos y experiencia, y determina cuántos voluntarios necesitarás para desempeñar cada función.

Estos son algunos ejemplos de funciones específicas para eventos que quizás necesites llenar:

• Especialistas en redes sociales y/o comercializadores de eventos
• Miembros del equipo de montaje y/o desmontaje
• Decoradores
• Anfitriones y/o acomodadores
• Asistentes del mostrador de registro
• Especialistas en adquisición de artículos de subasta y/o asistentes de subasta
• Camareros y/o meseros de alimentos (para personas con licencia para manipular alimentos)
• Asistentes técnicos
• Asistentes personales y/o corredores
• Recaudadores de Fondos
• Ponentes y/o presentadores

Mucho antes de tu evento, enumera cada función en la página de voluntarios de tu sitio web. Incluye una descripción del trabajo para cada uno de ellos, detallando las calificaciones, las expectativas, el compromiso de tiempo y la capacitación que necesitan para que las personas desempeñen esa función.

Al incluir esta información, puedes asegurarte de que tus voluntarios tengan la oportunidad de inscribirse en tareas que coincidan con sus habilidades e intereses. Por ejemplo, una persona que ama su trabajo diario como asistente personal podría estar emocionada de inscribirse como mandadera de tu director ejecutivo el día del evento. O bien, alguien que siente pasión por la Tecnología de la Información podría emocionarse por la oportunidad de ayudar con los asuntos técnicos.

Haz que sea fácil para los voluntarios inscribirse en la función que les interesa optimizando tu formulario de inscripción o solicitud. Asegúrate de que el formulario sea breve y fácil de completar y de que aparezca correctamente en los dispositivos móviles. Si necesitas que se completen pasos adicionales antes de que el voluntario pueda ayudar, como una revisión de antecedentes, asegúrate de proporcionar instrucciones claras para que completen ese paso mucho antes de tu evento.

2. Proporciona capacitación exhaustiva con anticipación.

Incluso los voluntarios más calificados y experimentados necesitarán una capacitación exhaustiva antes de tu evento. A menudo, tu equipo interno tiene una visión específica de cómo quieres que se lleve a cabo el próximo evento. La capacitación de los voluntarios te brinda la oportunidad de que todos estén en sintonía y se sientan más cómodos y seguros en sus funciones. Esto también ayudará a tu equipo a presentarse como unido y profesional durante el evento.

Aunque es probable que debas realizar una capacitación específica para cada función, especialmente para funciones más complejas, como asistentes técnicos o especialistas en adquisición de artículos para subastas, debes asegurarte de que todos estén capacitados adecuadamente en las siguientes áreas:

• La misión y los objetivos de tu organización: Es probable que muchos de tus voluntarios estén familiarizados con tu organización y tu misión, pero algunos de ellos pueden estar ofreciéndose como voluntarios en tu organización no lucrativa ¡por primera vez! Proporciona un recorrido rápido de la misión y los objetivos de tu organización, los beneficiarios a los que sirves y cómo tu evento contribuye al trabajo que realizas. Esto ayudará a tus voluntarios a ver sus deberes como parte de algo más grande, y también los preparará para hablar con los asistentes sobre tu misión en caso de que surja la oportunidad.
• Logística del evento: Cada voluntario de tu equipo debe comprender la logística de tu evento, desde el cronograma del evento y el diseño del lugar hasta el equipo o los suministros que utilizarás. Tener a todos en sintonía con la logística te ayudará a prepararte para lo inesperado. Tomemos como ejemplo los eventos virtuales. CharityBids, una agencia creativa y productora, recomienda organizar un "ensayo general" con anticipación. Esta es tu oportunidad no solo de asegurarte de que toda tu tecnología funcione, sino de tener un plan de respaldo en caso de que algo deje de funcionar.
• Protocolo de seguridad: Dependiendo de la naturaleza de tu evento, es posible que tus voluntarios necesiten capacitación en primeros auxilios y otros protocolos de emergencia. Incluso para los eventos aparentemente sin riesgos, debes asegurarte de que tus voluntarios sepan qué hacer si alguien se enferma, se lesiona o necesita atención médica. También debes cubrir los procedimientos de evacuación para el lugar que estás utilizando en caso de una emergencia.
• Estrategias de comunicación: Enseña a tus voluntarios cómo comunicarse de manera efectiva con sus compañeros de equipo y con tu equipo interno. Podrías cubrir estrategias como escribir correos electrónicos concisos o proporcionar instrucciones claras de licitación de subastas para los asistentes. Si estás utilizando una plataforma de comunicación específica para mantener a todos conectados el día del evento, asegúrate de que cada miembro del equipo tenga el acceso requerido y sepa cómo usarlo de manera eficiente.

Para presentar tu capacitación, usa lo que funcione mejor para tu programa de voluntarios y la incorporación de miembros del personal. Por ejemplo, puedes organizar sesiones de capacitación presenciales o virtuales que incluyan actividades interactivas o evaluaciones breves después de cada sesión. Independientemente de cómo decidas capacitar a tu equipo de voluntarios, asegúrate de haber creado documentación que puedan revisar nuevamente en su tiempo libre si tienen preguntas. Además, menciona a quién pueden recurrir para obtener ayuda adicional. ¡Cuanto más apoyados se sientan, mejor!

3. Reconoce a tus voluntarios durante el evento.

A menudo, los donantes son reconocidos de manera significativa en eventos de organizaciones no lucrativas. Por ejemplo, sus nombres pueden ser revelados en un muro de donantes, o los principales donantes pueden recibir premios o elogios especiales.

Entonces, ¿por qué no reconocer a los voluntarios en tus eventos también? Hacer un esfuerzo para hacerlo no solo ayudará a que tus voluntarios sientan que se les presta atención y se les valora por sus contribuciones, sino que también le mostrará al resto de la comunidad de tu organización no lucrativa que estás dedicado a hacer que la experiencia de voluntariado sea mejor.

Aquí te presentamos algunas ideas divertidas para reconocer a tus voluntarios durante tu evento:

• Haz un anuncio de "agradecimiento". Haz un anuncio especial a todos tus asistentes, agradeciendo a tus voluntarios por sus esfuerzos. Ya sea que hagas tu anuncio al principio o al final de tu evento (o incluso en medio de la emoción), personalizarlo es clave. Habla sobre las contribuciones específicas de los voluntarios y deja que los asistentes sepan cuánto hacen tus voluntarios, lo que les permite sentirse reconocidos y apreciados.
• Regala a los voluntarios pequeños obsequios. Estos obsequios pueden incluir productos de marca, como botellas de agua o gorras, tarjetas de regalo de patrocinadores del evento y regalos del evento, como camisetas del equipo de voluntarios. Los regalos siempre son apreciados y son una forma divertida de mostrar a tus voluntarios cuánto valoras su tiempo, esfuerzo, contribuciones y apoyo.
• Reproduce un video dedicado a tus voluntarios. Crea un video atractivo que muestre fotos e imágenes de tus voluntarios efectuando su trabajo, con música de fondo que sea inspiradora. Reprodúcelo durante tu evento como una forma de agradecer a los voluntarios que trabajan en el evento. Esta es una excelente manera de mostrar el trabajo en el que participa tu organización y lo emocionante que puede ser el voluntariado. Además, también podrás mostrar tu programa de voluntariado a los asistentes, ¡que pueden sentirse inspirados para unirse!

Independientemente de la función que desempeñen, todos los que participan en tu evento deben irse sintiéndose apreciados, especialmente tus voluntarios. Además de reconocerlos durante el evento, asegúrate de que tu equipo se tome el tiempo para agradecer a los voluntarios por sus esfuerzos mientras concluyes tus actividades de desmantelamiento. Esto establecerá un tono positivo para los voluntarios individuales que luego puede conducir a una participación a largo plazo.

4. Prioriza los seguimientos significativos después del evento.

Una vez que finaliza un evento, puede ser tentador pasar a otros proyectos y campañas. Después de todo, es probable que hayas estado trabajando (y estresándote) por tu evento durante meses. Pero antes de pasar a tus otras tareas pendientes, asegúrate de priorizar seguimientos significativos, no solo con los asistentes que hacen donaciones a tu organización ¡sino también con tus voluntarios!

Aquí te presentamos algunas estrategias de seguimiento para usar con voluntarios después del evento:

• Envía notas de agradecimiento personalizadas. Puedes agregar un toque extra especial a tus notas de agradecimiento personalizándolas con el nombre de cada voluntario. Consulta los datos de tus voluntarios para obtener esta información y úsalos para guiar el resto de la nota, explicando el impacto que cada voluntario tuvo en tu evento y en tu organización no lucrativa.
• Solicita comentarios sobre la experiencia de los voluntarios a través de encuestas. Mantén tu enfoque en el futuro y prepárate para mejorar la experiencia de los voluntarios en tu próximo evento. Recopila comentarios de tus voluntarios a través de encuestas. Haz preguntas abiertas como: "¿Qué cambiarías de tu función para un evento futuro?" o "Por favor, proporciona comentarios sobre el proceso de capacitación para tu función, ¿hay alguna forma de mejorarlo para futuros voluntarios?" Al recopilar comentarios, puedes asegurarte de realizar los cambios necesarios para fomentar una experiencia de voluntariado aún mejor la próxima vez.
• Fomenta la participación futura. Esta estrategia es especialmente importante para las personas que acaban de ofrecerse como voluntarias para tu organización por primera vez. Identifica las próximas oportunidades de voluntariado relevantes que crees que disfrutarían, y menciónalas en tus notas de agradecimiento o en otras comunicaciones. Asegúrate de incluir la información de contacto de tu coordinador de voluntarios para que las personas puedan comunicarse con tu organización con cualquier pregunta sobre las oportunidades.

Una vez que hayas involucrado a tus voluntarios a través de tus eventos, ¡asegúrate de poder retenerlos para eventos futuros y otras oportunidades de voluntariado! Utiliza estas estrategias para ayudar a tu organización a construir relaciones sólidas con tus voluntarios que abrirán el camino para la participación futura.

Tus voluntarios son una parte importante del mundo de tu organización no lucrativa, y su arduo trabajo puede empoderar a tu organización de varias maneras. Esta es la razón por la cual involucrar efectivamente a tus voluntarios antes, durante y después de tu evento es tan importante.

Para mejorar tus esfuerzos para involucrar a tus voluntarios, puede resultarte útil trabajar con expertos en eventos. El equipo de planificación y producción de eventos caritativos adecuado puede encargarse del trabajo pesado por ti para que tu equipo pueda concentrarse en el importante trabajo de involucrar activamente a tus partidarios y voluntarios. ¡Tú puedes!