4 Estrategias Creativas para Involucrar a los Voluntarios

Los voluntarios dedicados le dan a tu organización no lucrativa el impulso para avanzar en su misión. Con su tiempo, talento y energía, tus voluntarios te ayudan a completar proyectos, recaudar dinero y hacer la diferencia en las vidas de tus beneficiarios.

Es por eso por lo que es fundamental involucrar a tus voluntarios para que se sientan valorados y motivados para trabajar con tu organización. Pero para hacerlo, necesitarás algunas estrategias creativas. En esta publicación, repasaremos algunas de nuestras favoritas:

1. Ofrece una variedad de oportunidades de voluntariado.
2. Optimiza tu sitio web para que sea una herramienta útil para voluntarios.
3. Invita a tus voluntarios a donar a tu causa.
4. Establece un programa de reconocimiento para los voluntarios.

A medida que implementes estas estrategias para involucrar a tus voluntarios, no solo te resultará más fácil retener a tus voluntarios, sino que también podrás promocionar tu programa de voluntariado de manera más eficaz y reclutar a más personas para que te ayuden con tu trabajo. ¡Vamos!

1. Ofrece una variedad de oportunidades de voluntariado.

Si ofreces una variedad de oportunidades de voluntariado con compromisos de tiempo flexibles, puedes atraer a más voluntarios, incluidos aquellos con horarios ocupados. Además, al promover una amplia gama de oportunidades, puede alentar a los voluntarios a involucrarse con tu organización de múltiples maneras diferentes.

Aquí te presentamos algunas ideas para los diferentes tipos de oportunidades que puedes ofrecer, además del trabajo voluntario regular, presencial y por turnos:

• Voluntariado virtual: ¿Hay trabajo que tus voluntarios puedan hacer desde la comodidad de sus propios hogares usando una computadora o dispositivo móvil? Por ejemplo, tus voluntarios podrían realizar investigaciones en línea, ayudar con la programación virtual o ayudarte con tu contenido de redes sociales.
• Voluntariado de guardia: Si surge una emergencia o un proyecto de alta prioridad a corto plazo, ten un equipo de voluntarios con los que sepas que puedes contar para colaborar. Para este tipo de voluntariado, sé claro acerca de las expectativas de los proyectos que necesitan ayuda inmediata para que los voluntarios comprendan a qué se están inscribiendo.
• Voluntariado estacional: Es posible que tu organización no lucrativa necesite más ayuda en ciertas épocas del año que en otras. Por ejemplo, tu organización no lucrativa podría organizar una cena de Acción de Gracias para personas sin hogar en tu comunidad u organizar un campamento de verano para jóvenes en riesgo.
• Voluntariado centrado en eventos: Los eventos tienen muchos detalles, y entregar algunas responsabilidades a los voluntarios puede liberar un tiempo precioso para que tu personal se enfoque en otro trabajo importante. Por ejemplo, si tu organización es la anfitriona de una carrera para recaudar fondos, puedes hacer que los voluntarios administren estaciones de agua, entreguen medallas o trofeos y administren tu puesto de mercancía, lo que permite que tu personal se concentre en interactuar con los participantes o en entregar los beneficios prometidos a los patrocinadores.

Ofrecer diferentes tipos de oportunidades de voluntariado asegurará que haya una oportunidad de voluntariado para todos en tu comunidad. Y como tus voluntarios pueden ayudar de una manera que se adapte a sus horarios, niveles de comodidad, conjuntos de habilidades y preferencias personales, es más probable que continúen participando en tu programa de voluntarios a largo plazo.

2. Optimiza tu sitio web para que sea una herramienta útil para voluntarios.

Tu sitio web puede ser una herramienta útil para involucrar a tus voluntarios. Comienza por crear una página de inicio dedicada al programa de voluntarios. Esta página debe tener la misma marca que el resto de tu sitio web y proporcionar una experiencia de usuario intuitiva.

Para hacer de tu página un recurso de referencia, también debes hacer lo siguiente:

• Agiliza tu solicitud de voluntariado. Evalúa tu solicitud de voluntariado. Haz que tu formulario sea corto y fácil de llenar, a la vez que te aseguras de obtener todos los datos que necesitas. Incorporar tu solicitud de voluntario en tu sitio web o vincular tu formulario de solicitud en línea son excelentes maneras de reclutar más voluntarios porque tienes su atención e interés mientras visitan el sitio de tu programa.
• Crea descripciones de trabajo para los voluntarios. En la página de voluntarios de tu sitio web, debes proporcionar descripciones de trabajo para los voluntarios para los diferentes puestos que necesitas llenar. Este es también un gran lugar para destacar los diferentes tipos de oportunidades de voluntariado que ofreces, como se mencionó anteriormente. Las descripciones de trabajo pueden ayudar a los voluntarios a encontrar puestos que se alineen con sus intereses y habilidades, preparándolos para el éxito desde el principio. Y, si actualmente estás utilizando una solución de software de administración de voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés), deberías poder lograrlo incorporando las descripciones de tus trabajos en tu sitio web o agregando un enlace en tu sitio web que lleve al visitante a una página que resalte la oferta de tu programa dentro del software.
• Proporciona acceso a un portal de voluntarios. Crea un portal de voluntarios protegido con contraseña donde los voluntarios puedan ver materiales de capacitación, herramientas de programación, tu directorio de voluntarios, foros de voluntarios y más. Hoy en día puede ser común que las soluciones de VMS vengan con un portal de voluntarios, por lo que, si estás utilizando un VMS para ayudarte a administrar tu programa, considera involucrar a tus voluntarios con este portal, si aún no lo has hecho. El voluntario estará mejor informado sobre tu programa y su compromiso con él, y te ahorrará tiempo al asumir tareas de administración que el voluntario podría manejar por sí mismo dentro de su portal (como registrar sus propias horas o inscribirse en turnos de voluntariado).
• Incluye herramientas para compartir en redes sociales. Los programas de voluntarios saludables prosperan al reclutar constantemente más voluntarios. Anima a tus voluntarios actuales a ayudar a promover tu programa al incluir herramientas para compartir en redes sociales en tu página de voluntarios. De esta manera, ellos pueden compartir oportunidades específicas o información general sobre tu programa con sus redes personales.

Un sólido sistema de administración de voluntarios (VMS por sus siglas en inglés) que se puede integrar con tu sitio web te ayudará a aprovechar aún más los materiales de tu programa de voluntarios basado en la web. Con la herramienta adecuada, podrás capturar datos para almacenarlos en los perfiles de voluntarios individuales, generar informes y comunicarte fácilmente con tu comunidad de voluntarios por correo electrónico y mensaje de texto, reforzando el trabajo que estás haciendo para involucrar a sus voluntarios con tu sitio web.

3. Invita a tus voluntarios a donar a tu causa.

Según el informe de la firma estratégica internacional de recaudación de fondos CCS Fundraising, el 76% de los donantes a organizaciones no lucrativas donan a organizaciones con las que se ofrecen como voluntarios. ¿Qué significa esto para tu organización no lucrativa? Invitar a tus voluntarios a donar puede ser una forma eficaz de involucrarlos aún más.

Aquí te presentamos algunas ideas para alentar a los voluntarios a convertirse en donantes:

• Promueve tu programa de donaciones mensuales. Los programas de donaciones mensuales o recurrentes son populares porque permiten a las personas dar pequeños donativos a lo largo del tiempo, los cuales se suman para crear un gran impacto. Invita a tus voluntarios a inscribirse en tu programa y automatizar sus donaciones mensuales.
• Crea tarjetas electrónicas de donación. Las tarjetas electrónicas añaden un toque personal al proceso de donación. Con herramientas como eCardWidget, tus voluntarios pueden donar en honor a sus seres queridos, enviándoles una tarjeta electrónica para informarles sobre la contribución realizada en su nombre.
• Hazles saber sobre tu programa de donaciones planificadas. Tus voluntarios pueden estar interesados en hacer que tu organización sea parte de su legado algún día. Proporciona materiales educativos sobre tu programa e invítalos a unirse a tu sociedad de donaciones planificadas.
• Proporciona información sobre las subvenciones para voluntarios. Tus voluntarios también pueden convertir sus horas de voluntariado en dinero en efectivo para tu causa. Si los empleadores de tus voluntarios ofrecen subvenciones para voluntarios, ellos solo necesitan cumplir con los requisitos específicos de sus empleadores y presentar una solicitud de subvención para voluntarios. El empleador verificará los detalles con tu organización y ¡te enviará un cheque!
• Pide donaciones en especie. Dependiendo de tu causa, puede ser que también quieras donaciones de artículos como ropa, juguetes, útiles escolares, equipo de oficina o alimentos. Estas donaciones en especie pueden brindar flexibilidad a tus voluntarios cuando es difícil dar una donación monetaria, y tu organización no lucrativa puede usar estos artículos de inmediato.

Mientras más formas en que tus voluntarios se involucren con tu causa, más interesados estarán en ver a tu organización cumplir su misión. Es por eso por lo que invitarlos a donar además de ser voluntarios puede ser una forma efectiva de ¡aumentar su participación!

4. Establece un programa de reconocimiento para los voluntarios.

Para involucrar y retener a tus voluntarios a largo plazo, debes reconocerlos por sus contribuciones y asegurarte de que sepan cuánto importan en tu organización. Puedes hacerlo estableciendo un programa de reconocimiento para los voluntarios.

Un programa de reconocimiento para los voluntarios puede proporcionar la estructura que necesitas para que tus esfuerzos de apreciación de voluntarios sean consistentes, justos y orientados a objetivos. Configura tu programa definiendo primero los criterios por los cuales se elegirán los voluntarios para el reconocimiento y estableciendo un presupuesto. Luego, deberás promocionar tu programa entre tus voluntarios.

Pero lo más importante es que tienes que determinar cómo reconocerás a tus voluntarios. Aquí te presentamos algunas ideas únicas:

• Da pequeños regalos. Las tarjetas de regalo, los artículos promocionales personalizados con el logotipo de tu organización, las velas y las plantas en macetas pueden ser muestras divertidas de agradecimiento para tus voluntarios. Además, estos regalos les dan una representación tangible de cuánto valora tu organización sus esfuerzos. La celebración de los años de servicio de un voluntario o el logro de alcanzar una meta por la cantidad de horas otorgadas puede celebrarse otorgando al voluntario un pin para ese nivel de servicio (por ejemplo, 10 años de servicio; 100 horas de voluntariado otorgadas). Puede ser una insignia de honor que se usa mientras se ofrece como voluntario.
• Envía tarjetas electrónicas. Las tarjetas electrónicas son una forma diferente, más rápida y fácil de utilizar que la nota de agradecimiento tradicional. Además, con la ayuda de una solución de administración de voluntarios, puedes enviar rápidamente enlaces de tarjetas electrónicas a voluntarios individuales o grupos completos.
• Organiza eventos específicos para voluntarios. La mayoría de las veces, tus voluntarios son los que trabajan tras bambalinas en tus eventos. Pero ¿por qué no organizar un evento solo para celebrarlos a ellos y a su arduo trabajo? Por ejemplo, podrías organizar un almuerzo o cena de agradecimiento, una ceremonia de premiación o una relajante noche de cine. La Semana (o Mes) de Agradecimiento a los Voluntarios son momentos bien conocidos del año para que los programas de voluntarios de todo el mundo organicen eventos para reconocer el maravilloso trabajo y el impacto de los voluntarios.

A medida que tu programa de reconocimiento esté en funcionamiento, recuerda que puedes refinarlo con el tiempo. Esto será especialmente importante a medida que te esfuerces por adaptar tus estrategias de reconocimiento a tus voluntarios y sus intereses y valores. Por ejemplo, puedes darte cuenta de que muchos de tus voluntarios prefieren los eventos de agradecimiento que los pequeños regalos.

Involucrar a tus voluntarios te ayuda a retener a tus voluntarios actuales y a mantener un programa de voluntarios al que tu comunidad querrá unirse. ¡Utiliza estas cuatro estrategias creativas para comenzar a realizar mejoras en tu trayecto para aumentar la participación de tus voluntarios hoy mismo!