¿Tu proceso de solicitud de voluntarios te cuesta tiempo, dinero y pone en riesgo a tu organización?

Reclutar voluntarios no es una ciencia, pero implica esfuerzo y una buena toma de decisiones para que tu organización tenga éxito.

Tendencias del sector indican que un número creciente de organizaciones sin fines de lucro han surgido a lo largo de los años, la competencia para reclutar voluntarios en varias regiones ha aumentado. El Resumen del Sector de 2019 (en inglés) informó un aumento del 4.5% en las organizaciones sin fines de lucro de 1.48 millones a 1.56 millones, en los Estados Unidos, entre 2006 y 2016. ¿Está tu organización armada con una estrategia de reclutamiento para competir en tu mercado?

Dos decisiones críticas que pueden contribuir al éxito de tu reclutamiento incluyen qué canales de comunicación (por ejemplo, redes sociales) utilizar para llegar a tu público de voluntarios potenciales y qué método de solicitud (por ejemplo, formulario en línea) utilizar para que los voluntarios actúen de acuerdo a su interés de participar.

Es importante tener en cuenta que la mayoría de las personas que están interesadas en el trabajo voluntario buscan sus opciones en línea. De hecho, el informe de Perspectivas de la Industria de 2020 de VolunteerMatch y Sterling Volunteers (consulta la página 16) identificó que el 47% de los 10,000 voluntarios encuestados encuentra oportunidades a través de sitios web, aplicaciones o en redes sociales para voluntarios. En contraste, solo el 15% de las organizaciones están promoviendo sus programas y funciones a través de estos métodos en línea. Esta discrepancia entre el comportamiento de los voluntarios y de la organización es una brecha que necesita cerrarse. Las organizaciones necesitan cambiar, comunicando las oportunidades de voluntariado a través de los canales en los que están sus posibles voluntarios, si el objetivo es mejorar el reclutamiento de voluntarios.

De la misma manera, el método en el que incitas a un voluntario a meter su solicitud, también conocido como el Llamado a la Acción (CTA, por sus siglas en inglés) que hayas elegido, es igualmente vital. El CTA es el siguiente paso, o acción deseada, que te gustaría que ese voluntario tomara para expresar su interés o meter su solicitud.

¿Qué método de solicitud o CTA estás utilizando?

El objetivo deseado del proceso de solicitud es que tanto los voluntarios como los miembros del equipo de servicios de voluntarios se muevan a través del proceso de manera eficiente y segura para llegar a una decisión de aceptación. La información confidencial que proporcionen los voluntarios debe estar protegida de forma centralizada y ser accesible únicamente a quienes hayan recibido autorización. Lo ideal es que el proceso para los miembros del equipo de servicios de voluntarios y los voluntarios sea lo más sencillo posible. Evitar el abandono de la solicitud de tus posibles voluntarios hará que tus esfuerzos de reclutamiento sean más exitosos, al adaptar tu proceso a las necesidades, comportamientos y estilo de comunicación de los voluntarios.

Examinemos los cinco métodos de solicitud comúnmente utilizados y cómo el método que elijas puede obstaculizar o ayudarte a ti y a tus voluntarios en términos del nivel de tiempo, dinero y riesgo involucrado.

1. Papel

Realidad: El papel es un método de reclutamiento fuera de línea que no es compatible con el 90% de los voluntarios que prefieren las comunicaciones digitales en lugar del papel (consulta la página 25 del informe de Perspectivas de la Industria de 2020).

Tiempo y dinero:

• El proceso de reclutamiento se alarga, comenzando con el tiempo que usa el voluntario para recibir y enviar el formulario de solicitud en persona o por correo.
• Una vez recibidos, comúnmente sigue la captura de datos de las respuestas en la solicitud del voluntario en una hoja de cálculo. Esto puede llevar mucho tiempo. Lee nuestro blog sobre las nueve razones convincentes para deshacerte de la hoja de cálculo. Incluso si no capturas los datos y simplemente archivas el formulario, vas a pasar algo de tiempo revisando los archivos la próxima vez que necesites ponerte en contacto con tu voluntario.
• La correspondencia con el voluntario con respecto a los pasos de aceptación o incorporación tiende a realizarse por teléfono, correo o en persona, ya que el voluntario que envía su solicitud por escrito tiene una mayor probabilidad de no usar formas de comunicación más nuevas.

Manejo de riesgos:

• Se te ha confiado la información personal y confidencial del voluntario y ahora tienes la responsabilidad de asegurar y proteger adecuadamente ese documento en papel. Considera:
  • ¿Por cuántas manos pasa la solicitud en papel antes de llegar al escritorio del personal correcto para revisarla? Esto aumenta el riesgo de pérdida accidental, robo y divulgación de la información confidencial.
  • A medida que el formulario se traslada al destino correcto, ¿con cuánta seguridad se maneja la información? Si la solicitud se envió por correo postal, debe permanecer oculta en el sobre hasta llegar al destino correcto; sin embargo, si el voluntario la entregó sin ocultar, el personal que tiene su posesión ahora es responsable de los datos y debe asegurarlos hasta que se entreguen al personal apropiado.  
  • ¿Con cuánta seguridad estás almacenando o desechando ese formulario en papel? Si tienes que guardar el documento en papel en el archivo, guárdalo en un archivo cerrado con llave al que solo tenga acceso el personal autorizado. Para desecharlo, es mejor triturar el documento con corte cruzado en lugar de colocar un formulario en un contenedor de reciclaje abierto que ofrezca un acceso fácil a los datos confidenciales.
  • Cumplir con el principio de minimización de datos es más difícil con un formulario de solicitud en papel. Este principio (ley en el Reino Unido y la Unión Europea, uno de los diez Principios de Privacidad en Australia, y con creciente aceptación en todos lados) establece que solo debemos recopilar información en el momento en que la necesitemos y debemos deshacernos de ella tan pronto como ya no la necesitemos. Por ejemplo, si recopilas los datos de contacto de emergencia en un formulario de solicitud en papel cuando alguien llena la solicitud, se puede argumentar que los estás recopilando antes de que los necesites. Es posible que esta persona no llegue a ser voluntario. Y una vez que un voluntario se retira de tu organización, ya no necesitas esa información, pero todavía permanece en esa solicitud en papel. Este es solo un ejemplo de cómo las solicitudes en papel no cumplen con el principio de minimización de datos.

Recomendación: El papel debe ser el último recurso como método de solicitud y debe reservarse para ciertos casos, como para un voluntario que no usa la computadora. El documento siempre debe permanecer oculto hasta que llegue al personal apropiado para abrirlo y revisarlo. El almacenamiento del documento debe hacerse en un archivo cerrado al que solo cierto personal está autorizado a acceder. Se debe utilizar un método de desecho seguro, como la trituración con corte cruzado, cuando ya no necesite el documento en su posesión.

2. Teléfono

Realidad: Una llamada telefónica es un método de reclutamiento fuera de línea. Debido a que el 47% de los voluntarios encuentran oportunidades de voluntariado en línea (consulta la página 16 del informe de Perspectivas de la Industria de 2020), pedirle a un voluntario que actúe para expresar interés o solicitar de una manera fuera de línea contradice e interrumpe el flujo de trabajo.

Tiempo y dinero:

• El proceso de reclutamiento se alarga, ya que el voluntario y el equipo de servicios de voluntarios comienzan a perder tiempo tratando de localizarse por teléfono. Esto dificulta el proceso y aumenta la tasa de abandono de la solicitud.
• Si la organización está utilizando el teléfono para realizar una preselección de candidatos interesados, considere simplemente colocar un formulario en línea directamente en su sitio web que haga sus preguntas de preselección. Este enfoque reduce el tiempo empleado en este paso. Las conversaciones telefónicas pueden durar más de lo que le toma revisar las respuestas de un voluntario cuando se utiliza un formulario de solicitud o interés en línea bien construido.
• Ya sea que tu volumen de solicitud de voluntarios potenciales sea bajo o alto, por teléfono cabe la posibilidad de gastar tiempo innecesario conversando con voluntarios no calificados, tiempo que de otra manera podría utilizarse efectivamente para trabajar en tu programa.
• Mientras estás en el teléfono con el voluntario, algunas organizaciones comienzan a registrar la información del voluntario en una hoja de cálculo. La captura de datos ahora se está introduciendo en tu proceso, ¡lo que lleva tiempo (entre otros problemas)!

Manejo de riesgos:

• Al hablar por teléfono con un candidato para voluntario, ¿estás escribiendo parte de su información en papel (por ejemplo, información de contacto, referencias, etc.)? Si es así, ahora eres responsable de esa información confidencial. Consulta los comentarios sobre manejo de riesgos en la sección anterior sobre el Papel, para conocer las cosas que debes tener en cuenta para asegurar y desechar este documento en papel.
• Si estás capturando datos de tu conversación telefónica en una hoja de cálculo, algunos de los riesgos incluyen:
  • Mantener la precisión de los datos es un desafío, ya que se trata de una intervención manual
  • Modificación accidental de datos
  • Varias versiones de la información si diferentes usuarios crean hojas de cálculo diferentes
  • Las opciones para controlar el acceso a los datos son limitadas
  • Cuando una hoja de cálculo está protegida por contraseña, el acceso a los datos puede perderse temporalmente si otro personal la pierde o la altera deliberadamente cuando se comparten las contraseñas.
• Si quieres más ideas sobre el registro de datos de voluntarios en una hoja de cálculo, lee nuestro blog sobre las nueve razones convincentes para deshacerte de la hoja de cálculo.

Recomendación: Revisa qué tan bien estás promocionando tu programa a través de los canales de comunicación que utilizas (por ejemplo, el sitio web de tu organización). Si estás haciendo un buen trabajo al mostrar lo que tienes para ofrecer, respondiendo las preguntas comunes de tus posibles voluntarios, no debería haber necesidad del paso intermedio de llamar antes de meter la solicitud. ¡Hazlo de tal manera que un voluntario pueda expresar su interés o meter su solicitud a través de un formulario en línea porque ya lo convenciste de involucrarse! Reduce el número de pasos involucrados y reduce las dificultades en el proceso. Todas las partes se benefician.

3. Correo electrónico

Realidad: Es un método de comunicación en línea muy utilizado ya que el 85% de la población de los Estados Unidos es usuario activo del correo electrónico, según el Blog de PitchFunnel sobre Estadísticas de Uso del Correo Electrónico en 2021.

Tiempo y dinero:

• Hacer que los voluntarios te envíen un correo electrónico para hacer preguntas sobre el programa, expresar su interés o enviarte el formulario de solicitud en PDF adjunto viene con los problemas mencionados en las secciones anteriores. Terminas pasando tiempo respondiendo preguntas que podrían responderse en tu sitio web o recibes datos de solicitud de un voluntario por correo electrónico, y es muy probable que ahora los quieras transferir a una hoja de cálculo. ¡Dejar de capturar datos en una hoja de cálculo es posible! Lee nuestro blog sobre las nueve razones convincentes para deshacerte de la hoja de cálculo.
• Una ventaja que tiene el correo electrónico sobre los métodos de teléfono y papel es que es un método de comunicación en línea y rápido que continúa el flujo en línea, que es el método que el voluntario probablemente utilizó para encontrar tu organización (por ejemplo, visitó tu sitio web).

Manejo de Riesgos:

• Pedir datos confidenciales para que lleguen a tu bandeja de entrada de correo electrónico te impone la responsabilidad de protegerlos. Considera:
  • Si mantienes los datos de la solicitud en tu bandeja de entrada para revisar/evaluar si se ajustan al programa y no los mueves a una herramienta centralizada, tu equipo no podrá acceder a parte de la información que probablemente necesite. Si te jubilas/renuncias, tu organización pierde ese historial de solicitudes ya que se pierde en tu bandeja de entrada, que no es una herramienta de administración de datos o no debe usarse de esa manera.
  • ¿Estás utilizando una cuenta de correo electrónico compartida a la que muchas personas acceden en tu organización (por ejemplo, voluntariado@xx.com) para revisar solicitudes o administrar tu programa? Los datos de inicio de sesión/contraseñas compartidas involucran una serie de problemas, como la posibilidad de perder la propiedad de la cuenta si otro miembro del personal cambia los datos de inicio de sesión o ser más vulnerable a una violación de datos cuando alguien con acceso a la cuenta de correo electrónico compartida accede a los datos de forma inapropiada.
  • Los correos electrónicos son propensos a ataques cibernéticos comunes cuando el intercambio de información no está encriptado.
  • Con el correo electrónico es más fácil compartir accidentalmente la información del voluntario con un destinatario no deseado. ¿Alguna vez has enviado accidentalmente un correo electrónico a la persona equivocada? Es muy fácil y se considera una violación de datos si lo haces con la solicitud de un voluntario que se te envió por correo electrónico.
• Si imprimes el correo electrónico o la solicitud en PDF adjunta, ahora estás sujeto a almacenar y desechar adecuadamente ese documento en papel. Consulta los comentarios sobre el manejo de riesgos en la sección sobre el Papel para obtener consejos.

Recomendación: Usa un formulario en línea para tu programa. Ya lo tienes prácticamente todo al tener tu formulario PDF descargable en línea y/o usar el correo electrónico como modo de comunicación. Solo necesitas combinar esos dos enfoques creando tus preguntas de solicitud en el formato de un formulario en línea. Consulta las siguientes dos secciones para conocer las diferencias entre dos tipos de formularios en línea.

4. Formulario en Línea - sin VMS (Solución de Administración de Voluntarios, por sus siglas en inglés)

Realidad: Es un método de reclutamiento en línea, disponible las 24 horas, 7 días a la semana, los 365 días del año, compatible con el 90% de los voluntarios que prefieren las comunicaciones digitales en lugar del papel (consulta la página 25 del informe de Perspectivas de la Industria de 2020).

Tiempo y dinero:

• Esta es una mejora en el ahorro de tiempo para un equipo de servicios de voluntarios, pero generalmente queda un problema crítico; el uso de múltiples sistemas desconectados para administrar tu programa de voluntariado. Es posible que estés utilizando una herramienta de creación de formularios para crear tu solicitud junto con otras herramientas separadas para administrar componentes adicionales en tu programa (por ejemplo, capacitación en línea, comunicaciones por medio de un boletín informativo, registro del tiempo, programación y más). Cada una de ellas requiere tiempo para pasar de una herramienta a la siguiente y algunas/todas pueden tener un costo. El uso de herramientas desconectadas puede generar problemas de integridad y duplicación de datos.
• Puede ser una práctica común que cuando el voluntario completa su formulario y tú recibes un correo electrónico con las respuestas, pases tiempo transfiriendo manualmente esa información a una hoja de cálculo.

Manejo de riesgos:

• Si recibes las respuestas del formulario en línea en tu bandeja de entrada de correo electrónico, consulta los comentarios del manejo de riesgos en la sección sobre correo electrónico.
• Si transfieres los datos a una hoja de cálculo, lee nuestro blog sobre las nueve razones convincentes para deshacerte de la hoja de cálculo que cubre consideraciones de riesgo y más.
• Si imprimes el correo electrónico con las respuestas del formulario, ahora eres responsable de proteger ese documento en papel con información confidencial. Consulta los comentarios sobre el manejo de riesgos en la sección sobre el Papel para obtener consejos.

Recomendación: Si ya has llegado a crear algunas automatizaciones en tu proceso de reclutamiento al usar un formulario en línea, da el siguiente paso para recibir grandes beneficios de ahorro de tiempo y costos, así como para mitigar aún más los riesgos de tu organización explorando un software diseñado para los equipos de servicios de voluntarios: una VMS (Solución de Administración de Voluntarios). Sigue leyendo para considerar una manera aún mejor de la que ya tienes.

5. Formulario en Línea - Uso de una VMS (Solución de Administración de Voluntarios)

Realidad: Es un método de reclutamiento en línea, disponible las 24 horas, 7 días a la semana, los 365 días del año, compatible con el 90% de los voluntarios que prefieren las comunicaciones digitales en lugar del papel (consulta la página 25 del informe de Perspectivas de la Industria de 2020).

Tiempo y dinero:

• El 64% de los directores financieros de organizaciones sin fines de lucro dicen que la adopción de nuevos métodos de tecnología en la nube reduciría los costos operativos en aproximadamente un 20%, de acuerdo con "El valor comercial de la computación en la Nube" publicado por CFO Publishing LLC. El uso de una VMS puede proporcionar ahorros en costos porque la organización puede consolidar el número de herramientas/sistemas que están en uso en un sistema robusto todo en uno para operar su programa.
• Agiliza el proceso de contratación tanto para el voluntario como para los miembros del equipo de servicios de voluntarios. El voluntario ya te encontró en línea, por lo que continuar el proceso en línea es más sencillo en comparación con cambiarlo a un método fuera de línea.
• Los datos del formulario de solicitud se alimentan directamente en tu VMS; por lo tanto, ¡no es necesario capturar datos!
• Un voluntario puede aceptar las políticas y acuerdos obligatorios del programa por adelantado en el proceso de solicitud, por lo que solo utilizas tu tiempo para revisar a los candidatos más adecuados y los más interesados.
• Además, los mensajes automatizados y personalizados pueden comunicarle al nuevo solicitante los siguientes pasos en su proceso de contratación, como revisiones de antecedentes, documentos/acuerdos, aprendizaje electrónico, agendar una entrevista contigo, etc.

Manejo de riesgos:

• El 80% de las organizaciones sin fines de lucro no tienen una política ante ciberataques, como se indica en el Informe de NTEN de 2018 sobre el Estado de la Ciberseguridad para Organizaciones Sin Fines de Lucro. El uso de una VMS que sea cibersegura y lo demuestre a través de certificaciones como ISO27001 ayuda a mitigar tu riesgo
• Solo Administradores con acceso controlado a la VMS pueden ver la información del solicitante. Por lo tanto, se garantiza la confidencialidad de los datos de los voluntarios
• Se mejora la privacidad y el cumplimiento de la normativa relacionada
• Infraestructura de almacenamiento y comunicación dedicada para una disponibilidad continua del servicio
• El desechar los datos al final de su vida útil es seguro
• Una VMS viene con servicios de soporte
• ... y de muchas maneras más los datos que un voluntario te ha confiado ¡están protegidos!

Recomendación: Explora tus opciones de software de administración de voluntarios. Puedes obtener información sobre la mejor solución de administración de voluntarios de Better Impact: Impacto Voluntario. Si estás buscando una mejor manera de ahorrar tiempo, dinero y mitigar el riesgo, una VMS puede ser revolucionaria. ¡Comienza hoy mismo!