9 razones para reemplazar tus hojas de cálculo con un software deedicado a gestión de voluntarios

Soy usuario de Excel, y me encanta usarlo. Pero eso no significa que sea la elección correcta para todo, especialmente como el repositorio de datos en la administración profesional de la participación de los voluntarios.

Para muchas organizaciones sin fines de lucro y organizaciones benéficas, las hojas de cálculo sirvieron como un excelente reemplazo para los montones de formularios de solicitud de los voluntarios y los horarios con borrones cuando cambiaban los turnos que se colocaban en un tablero de anuncios. Sin embargo, al igual que los sistemas de antaño basados en papel, las deficiencias asociadas con el uso de un sistema obsoleto, como una hoja de cálculo para administrar la participación de los voluntarios, nos obligan a reemplazarlos con un software dedicado para la administración de voluntarios.

Debido al valor de tu tiempo, el simple retorno de la inversión al ahorrar tiempo debería ser suficiente para aprobar un presupuesto, pero si crees que podría ser difícil convencer a tu jefe, te daré algunas razones persuasivas para hacer el cambio, las cuales puedes usar para respaldar tu caso de negocio.

1. Mejor compromiso de los voluntarios

Pregúntate a ti mismo (o a tu jefe) lo siguiente: "¿Alguna vez harías negocios con un banco que no te permitiera administrar tu cuenta en línea?” Los voluntarios no quieren tener que llamarte para inscribirse en su próximo turno, actualizar su número de teléfono o preguntar sobre sus horarios, de la misma manera en que tú no quieres llamar a tu banco para obtener el saldo actualizado de tu cuenta. Si tus voluntarios o posibles voluntarios sienten que tus procesos están desactualizados, es otra razón para que consideren ser voluntarios en otro lugar.

2. Mejor uso de tu tiempo

Evita la doble captura de datos: Si los voluntarios llenan un pdf o un formulario en papel y luego escribes su información en una hoja de cálculo, estás utilizando tu valioso tiempo para hacer algo que no es necesario. Los Sistemas de Administración de Voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés) hoy en día tienen formularios de solicitud de voluntarios en línea que alimentan la información del voluntario directamente en la base de datos de voluntarios.

Simplifica los procesos diarios de administración de voluntarios: Una de las cosas que separan los sistemas de administración de voluntarios dedicados de las hojas de cálculo (e incluso las bases de datos generales de CRM) es el conjunto de procesos de participación de voluntarios integrados en los VMS de hoy en día. Te presentamos tan solo tres ejemplos de muchas posibilidades:

• Las comunicaciones de participación de voluntarios a grupos específicos, como los que están programados para un día en particular o aquellos que han alcanzado metas específicas, se pueden enviar por correo electrónico o mensaje de texto.
• Los voluntarios pueden programarse a sí mismos en sus funciones si tú indicas que están calificados para hacerlo y en base a otras reglas que tú puedes crear.
• Los voluntarios pueden reportar sus horas, y a veces resultados, relacionados con sus esfuerzos de voluntariado y estos datos se agregan automáticamente en informes útiles.

Haz que tus capacitaciones estén disponibles en línea: Aunque parte de la capacitación debe permanecer en forma presencial, algunos VMS pueden incorporar tu material de capacitación en la plataforma para que los voluntarios puedan acceder a él en línea y sus perfiles se actualicen automáticamente una vez que se complete con éxito un módulo de capacitación.

3. Mejores informes

No hay duda de que Excel se puede utilizar para compilar datos y hacer informes útiles. Sin embargo, dependiendo de las necesidades relacionadas con informes, puede ser necesario un conocimiento avanzado de las herramientas de manipulación de hojas de cálculo (por ejemplo, tablas dinámicas) y configurarlas, según sea necesario, requiere tiempo valioso. Incluso el más pequeño de los cambios erróneos en las fórmulas puede convertirse de forma invisible en errores significativos en los informes. En comparación con las opciones estándar disponibles y probadas a fondo en programas de software para voluntarios, puede que Excel no sea la mejor opción.

4. Mejor seguridad de los datos

Los sistemas de software para la administración de voluntarios basados en la nube, donde los datos de los voluntarios se encuentran en un servidor seguro fuera de tu organización, pueden proporcionar una mejor seguridad de los datos de varias maneras.

El acceso a los datos en un sistema basado en la nube requiere un nombre de usuario y una contraseña, y la obtención de acceso generalmente se registra para que sepas cuándo alguien accede. Los mejores sistemas también incluyen niveles mejorados de seguridad, como:

• Protección de fuerza bruta para que un programa de computadora no pueda simplemente ponerse a revisar secuencias de contraseñas hasta que use la correcta, y
• Autenticación de dos factores (2FA) que requiere algo además de una contraseña, como un código enviado a tu teléfono celular.
  
  

Si bien es cierto que se puede agregar una contraseña a una hoja de cálculo, productos disponibles comercialmente como Passware normalmente pueden omitir esas contraseñas.

Algunos sistemas basados en la nube tienen la certificación ISO27001, mientras que la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro no la tienen. Las organizaciones certificadas en ISO27001 han aprobado una auditoría externa que examina toda la infraestructura y las políticas de privacidad y seguridad de los datos, y procedimientos para asegurar que se adhieran a la norma internacional.

5. Mejor integridad de los datos

La información almacenada en una hoja de cálculo puede dañarse muy fácilmente. Un error común que hemos visto al ayudar a nuestros miembros a prepararse para importar a sus voluntarios o donantes a Impacto Voluntario o Impacto Donantes es la clasificación errónea de las filas. Si los datos de una hoja de cálculo se ordenan, pero algunas columnas se dejan accidentalmente fuera de la clasificación, los datos se desalinean. Por ejemplo, se podría atribuir a los voluntarios un número incorrecto de horas o los donantes podrían tener la dirección incorrecta al lado de su nombre. Dado lo fácil que es crear una hoja de cálculo, muchas organizaciones terminan con varias hojas de cálculo de voluntarios, cada una creada por una razón específica, pero ninguna puede considerarse la única fuente de verdad.

6. Mejor confidencialidad

Las hojas de cálculo son demasiado fáciles de compartir. ¿Alguna vez has recibido un correo electrónico destinado para otra persona o has enviado algo a la persona equivocada sin querer? Es fácil que te pase esto y si enviaras información confidencial a la persona equivocada, las consecuencias van mucho más allá de la vergüenza. En cada vez más jurisdicciones, hay una obligación legal de revelar este evento a tus voluntarios, algo que podría costarte su confianza. Dependiendo de la información divulgada, podrían surgir acciones legales y demandas. En términos de administración de riesgos, la naturaleza "gratuita" de las hojas de cálculo debe sopesarse con el costo de aceptar el riesgo.

7. Mejores comunicaciones

Enviar un correo electrónico a los voluntarios almacenado en una hoja de cálculo requiere pasos adicionales de fusionar datos en otro programa de software. Enviar un mensaje de texto requiere otro programa de software. Filtrar las comunicaciones para que solo los voluntarios correctos las reciban tendría que hacerse en Excel y no se puede guardar para la próxima vez que se use el mismo criterio para generar una lista de destinatarios. Todo el trabajo adicional involucrado en el uso de Excel como fuente de datos para un correo electrónico a menudo lleva al envío a todos los voluntarios porque el filtrado consume demasiado tiempo, o la ausencia de algunas comunicaciones que valen la pena porque todo el proceso lleva demasiado tiempo.

8. Mejor soporte

Aunque la mayoría de las personas de hoy en día tienen cierto nivel de conocimiento sobre cómo realizar tareas básicas en Excel u otras hojas de cálculo, no hay nada incorporado en estas que te guíe a través de los procesos fundamentales de administración de voluntarios, y ciertamente no hay nadie al otro lado de un canal de apoyo que pueda ayudarte a cerrar la brecha entre la tecnología que estás tratando de implementar y los buenos procesos de liderazgo de voluntarios.

9. Mejor valor

Sí, las hojas de cálculo son gratuitas, pero eso no significa que representen el mejor valor o contribuyan más al cumplimiento de la misión. Todos los puntos mencionados anteriormente deben compararse con el costo mensual del software dedicado a la administración de voluntarios.

Para obtener información sobre el software de Impacto Voluntario, visita  nuestra página.