Uso de video a lo largo del ciclo de vida del voluntario

No hay duda de que las transformaciones digitales se han acelerado desde el inicio de la pandemia. Si hay algo que nos ha demostrado el año pasado, es que el video ha estado en el centro de esta transformación, no solo con fines educativos, de conexión, de marketing o de ventas, sino en todos los ámbitos que involucran personas e historias.

Ya sea a través de llamadas de Zoom en vivo, eventos virtuales o seminarios web y mensajería de video en general, el uso del video ha crecido. Según el Informe sobre el estado del video - Edición 2020* (ahora en su séptimo año), el uso de video uno a uno se ha disparado con un aumento del 7% en 2019 al 40% en 2020, lo que representa un aumento del 471% año tras año. Y la tendencia solo va en aumento.

Sin lugar a duda, el video ha llegado para para quedarse. Entonces, ¿cómo pueden los gerentes de voluntarios adoptar el uso de videos? En este artículo, examinaremos las formas en que se puede utilizar el video a lo largo del ciclo de vida de los voluntarios y daremos algunos ejemplos que podrás adaptar fácilmente a tu propia realidad. Además, cubriremos la tecnología necesaria para crear estos videos (alerta de spoiler: probablemente ya tengas lo que necesitas para crear un video de calidad). Finalmente, a partir de nuestra experiencia, daremos algunos consejos sobre cómo producir videos atractivos y de alta calidad. ¡Luces, cámara, acción!

Cómo utilizar el video en el ciclo de vida de los voluntarios

¿Por qué video? El video es simplemente una herramienta fantástica para contar historias. A diferencia de cualquier otra forma de comunicación, puede transmitir una cantidad significativa de información en un corto período de tiempo. Ya sea que dure 20 segundos o 15 minutos, puede ayudar a contar una historia que establecerá vínculos emocionales, fomentará las relaciones y despertará el interés de la audiencia.

La gente cuenta historias como un acto de compartir una narrativa, y esa narrativa va a transmitir un mensaje, que solo puede fortalecerse si lo conviertes en un video.

Como resultado de la pandemia, es probable que muchos de ustedes hayan usado el video en una conversación individual en tiempo real con sus voluntarios. Pero considera por un momento cómo se puede utilizar el video en otros aspectos de la comunicación con tus voluntarios, nuevos y actuales. Desde el primer momento en que un voluntario se percata de tu organización y pasa por el proceso de reclutamiento, pasando por la capacitación inicial y continua para cumplir con su rol de voluntario con éxito y confianza, hasta finalmente reconocer el trabajo que realiza para tu organización, todo esto se puede hacer a través de video.

En este artículo, veremos cómo se puede usar el video en tres fases del ciclo de vida de los voluntarios: reclutamiento, capacitación y reconocimiento. También te daremos algunos consejos para ayudarte a empezar.

   1. Contratación

Tu organización depende de voluntarios de calidad para prosperar y es de suma importancia que su viaje sea sencillo y acogedor de principio a fin. Por lo tanto, no hay duda de que atraer y retener voluntarios puede ser una tarea abrumadora.

Las personas se ofrecen como voluntarias por una variedad de razones y lo hacen con organizaciones que apoyan una causa particular que es importante para ellos. Es por eso que la experiencia inicial de un voluntario potencial con tu organización es tan importante. La forma en que presentas tu organización debe ser lo suficientemente atractiva como para que los voluntarios consideren participar en ella. En consecuencia, dar a conocer la misión y los valores de tu organización puede tener un resultado positivo: atraer a personas que deciden voluntariarse por tu causa y que comparten tus valores.

Obviamente, existen muchos enfoques cuando se trata de reclutar voluntarios, todo depende de la organización. Sin embargo, nos centraremos en cómo usar el video para este propósito. Un excelente ejemplo del uso del video en el reclutamiento de voluntarios proviene de la ciudad de Markham, Ontario, y se puede ver aquí. Este es un gran ejemplo de un video de reclutamiento y nos encanta porque el video es corto, inspira y te inspira a tomar una acción. En menos de dos minutos, este video alegre y acogedor les permite explicar quiénes son y qué hacen como parte de su Programa de Voluntariado. Asimismo, envía un mensaje importante: unirse a su equipo cambiará tu vida. Esto inspira a los jóvenes a ser parte de algo grande y explica de manera brillante utilizando testimonios de sus propios voluntarios, que comparten los valores de la organización. Finalmente, el video concluye con una llamada a la acción: un sitio web donde se anima a los posibles voluntarios a aprender más sobre el programa de voluntariado.

Cuando se trata de videos de reclutamiento, considera lo siguiente:

1. Una gran parte de la contratación de voluntarios es llamar la atención sobre tu causa. Utiliza el video para crear una imagen de tu organización, para hablar sobre lo que te importa y cómo deseas llegar allí. Esto inspirará a otras personas de ideas afines a unirse a tu organización.
2. Personaliza tu mensaje en función a las diferentes audiencias y los diversos voluntarios que requiere tu programa.
3. Los voluntarios que habitualmente trabajan contigo son una increíble fuente de información. ¿Quién mejor que ellos para promover tu programa? Ya están comprometidos con tu causa y pueden hablar positivamente sobre tu programa.
4. Una vez que hayas despertado el interés del voluntario, es posible que desees crear otro corto video para agradecer a tus solicitantes por su interés en tu programa, además de estar preparado para aclarar cualquier información relacionada con el proceso de solicitud.
   

2. Formación

La formación de voluntarios es importante en todas las etapas de su participación en tu organización. Es particularmente crucial cuando un voluntario comienza a colaborar contigo por primera vez, ya que la orientación que reciba lo preparará para el éxito en su función futura. Asegúrate de informarles sobre tu organización y lo que hace. Su comprensión general de tu organización les permitirá reconocer dónde encajan y cómo su contribución ayudará a tu organización a lograr sus objetivos.

Es de igual importancia la formación continua que necesitan y reciben tus voluntarios habituales. Asegúrate de evaluar su necesidad de capacitación adicional, ya que esto los motiva a desempeñarse bien en su función, abordar nuevas tareas con confianza y les hace sentir que son una parte importante de tu organización. Confirma que se estén capacitando para las habilidades que necesitan para tener éxito no solo en tu organización, sino también en su vida personal y profesional.

Entonces, ¿dónde entra en juego el video? Según la Social Science Research Network, el 65% de la población son aprendices visuales, lo que significa que la mayoría de las personas retienen mejor la información cuando la ven. Esto hace que las ayudas visuales, como los videos, sean una excelente manera de capacitar a los voluntarios nuevos y actuales.

Usar el video como herramienta de capacitación para voluntarios es fácil para Wendy Loosley, miembro de Better Impact y gerente de administración y recursos de Healthwatch Surrey **. Durante los últimos meses, ella ha estado usando con éxito el video para capacitar a sus voluntarios (puedes encontrar un ejemplo de uno de sus videos de capacitación en inglés "Getting Started" aquí). Según Wendy, su objetivo era hacer que el uso del portal de voluntarios Healthwatch Surrey con Better Impact fuera lo más fácil posible para los nuevos voluntarios. “Al proporcionarles este video al comienzo de su viaje de voluntariado, significa que pueden ver y explorar las características del sistema a su propio ritmo y según su conveniencia. También les da un punto de referencia al que volver si es necesario”, agregó.

Cuando intentes implementar algo nuevo, siempre comienza con algo pequeño. Por ejemplo, Wendy probó esta técnica por primera vez “con un pequeño grupo de voluntarios que aceptaron participar en nuestra prueba del Sistema de Gestión de Voluntarios”. Un voluntario comentó: “Claro, conciso y fácil de usar. ¡Un gran ejemplo de participación remota en acción!”. La experiencia de Wendy fue tal que todos los voluntarios que participaron en la prueba pudieron iniciar sesión, acceder, probar e informar exitosamente sobre Better Impact gracias al video tutorial.

Cuando se trata de videos de capacitación, considera hacer lo siguiente para ayudar a las personas a aprovecharlos al máximo:

• Haz que las capacitaciones sean relevantes: ofrece capacitación solo en aquellas cosas que las personas necesitan específicamente para su puesto y el nivel de habilidad. La gente tiene vidas ocupadas; es importante respetar el tiempo que dedican a tu organización.
• Mantén la capacitación lo más breve posible: de esta manera, las personas se centrarán en la información esencial que necesitan saber. Tómate solo el tiempo necesario para transmitir lo que es vital, esto hará que las personas estén más abiertas a escuchar lo que se necesita decir.
• Presenta la información de una manera atractiva: vivimos en una era de sobresaturación de información y escasez de tiempo. Para comunicar de manera eficaz lo que se necesita saber, debemos asegurarnos de que solo transmitimos la información esencial de una manera fácil de recordar para que las personas salgan informadas y con la sensación de que han hecho un buen uso de su tiempo. Como dijo Wendy, "Trata de hacer tu presentación lo más amigable posible para que el voluntario se sienta cómodo".

Es bien sabido que los voluntarios que sienten que su contribución es apreciada por la organización y reconocida por su supervisor tienen más probabilidades de sentirse conectados con su organización, se queden y atraigan a otras personas a formar parte del equipo de voluntarios. Vídeos que expresan agradecimiento a todos los voluntarios, como este del Care and Share Food Bank, a un grupo específico de voluntarios o incluso a un solo voluntario en ocasiones especiales, ofrecen un nuevo enfoque para el reconocimiento del voluntariado.

Aunque es genial reconocer a los voluntarios durante la "Semana Nacional del Voluntariado", los videos se pueden usar durante todo el año para mostrar tu agradecimiento. Y dada la propensión de las personas a compartir videos publicados en plataformas de redes sociales, es muy probable que tu video de reconocimiento comience el ciclo nuevamente y ayude a reclutar nuevos voluntarios.

Al reconocer a los voluntarios, recuerda:

1. No es necesario gastar mucho dinero para mostrar agradecimiento.
2. Dado que algunos eventos presenciales se han pospuesto o retrasado, aprovecha la tecnología disponible para mantenerte en contacto con tus voluntarios.
3. Haz tus videos tan personales o generales como desees.
4. Comparta videos aplicables en sus plataformas sociales.
5. Para personalizar un video, siempre que sea posible, intenta incluir el nombre del voluntario. Cuando reconozcas a tu voluntario por algo especial que hizo, agrega una foto del voluntario desempeñando su papel. Además, incluye testimonios y mensajes de agradecimiento de la comunidad, de los organizadores o líderes de voluntarios y de las personas a las que el voluntario impactó en el desempeño de su función.
6. A lo largo del año, intenta recopilar imágenes de eventos, de personas trabajando juntas, fotos del equipo y otras actividades para poder incluirlas en tus videos. El video también puede contener clips de eventos sociales e imágenes sobre el impacto general de tus voluntarios.

¿Dónde empezar?

• Empieza por tener un objetivo en mente para su video. Ya sea para reclutar nuevos voluntarios, generar interés en tu organización o simplemente ponerse en contacto con voluntarios que no has visto en mucho tiempo, escribe lo que quieres lograr.
• Un video es una forma de contar una historia, así que empieza con el objetivo final en mente en términos de cómo deseas que la persona o las personas se sientan, aprendan, etc. al ver este video. Recuerda que las historias atraen e intrigan a las personas.
• El punto focal del video es tu audiencia. Pregúntate ¿qué les importa?
• Decide si el mensaje que quieres transmitir en ese video en particular se entenderá mejor si el video leva una producción más pulida o si necesita ser improvisado.
• Haz una lluvia de ideas sobre los puntos a cubrir en el video y, si has optado por una producción más pulida, escribe un guion.
• Recopila información adicional (capturas de pantalla, presentaciones, diapositivas, recursos, imágenes) que se incluirá en el video y apoyará ese tema. Como recomienda Wendy de Healthwatch Surrey "Toma notas con cada una de sus diapositivas para que sepas lo que quieres cubrir".
• Aplica la regla de "lo esencial, sin relleno". Al escribir tus puntos de conversación, incluye información esencial y elimina la información que no sea importante, para que el contenido clave no se pierda y así limitar la duración del video a lo estrictamente necesario.

Producir un video

Entendemos que probablemente no tengas un equipo o estudio de producción de video exclusivo a tu disposición, pero si crees que producir un video es una tarea altamente tecnológica que requiere de un equipo especializado y una persona para hacerlo realidad, piénsalo de nuevo. Se pueden producir videos cortos desde una computadora de escritorio o portátil, y la mayoría de los smartphones ya incluyen capacidades de producción de video. Nuestro consejo es ¡empieza con lo que tengas!

Nos inspiró mucho la miembro de Better Impact, Wendy Loosley, quien explica cómo creó sus videos: “Preparé una presentación de PowerPoint, tal como lo haría en una sesión de capacitación en persona. Esto implicó tomar capturas de pantalla desde una computadora portátil (usando Snip & Sketch) y un teléfono móvil. He intentado dar ambas perspectivas (navegador de Internet o dispositivo móvil) para que no importe cómo el voluntario intente acceder al sistema. Luego organicé una reunión de Microsoft Teams conmigo misma y me grabé presentando las diapositivas. Creo que es una buena forma de presentar de forma remota, porque el espectador puede verte en una imagen reducida en la esquina de su pantalla, y le da una sensación más personal ". Le tomó varios intentos lograrlo y, como ella menciona, "tratar de crear un video profesional en una sola toma es un verdadero desafío". Pero la creación del video en sí no lo fue. Si alguna vez has recibido una llamada a través de Zoom, Microsoft Teams o cualquier plataforma similar, ya estás familiarizado con una herramienta que puedes usar. Si deseas tener más opciones, como hacer anotaciones en tu video o recortar las partes en las que hiciste una pausa demasiado larga, considera un producto como QuickTime o Snagit.

Al producir un video, considera lo siguiente:

• Iluminación. Graba tu video en un espacio bien iluminado, pero asegúrate de estar de frente a la luz, sin estar de espaldas a ella o terminarás en la oscuridad mientras el entorno a tu alrededor aparecerá brillante.
• Audio. Si no tienes un micrófono, la mayoría de los smartphones tienen excelentes aplicaciones de grabación que brindan un audio nítido. Estar bien hidratado durante la filmación ayuda a reducir los sonidos no deseados que produce la boca.
• Música. Agregar música de fondo adecuada puede ayudar a reforzar la naturaleza de tu mensaje. Con una búsqueda rápida en Google puedes encontrar música sin derechos de autor. A veces es suficiente mencionar al creador de la canción en algún lugar de tu video.
• Ruido de fondo. Ten en cuenta los posibles ruidos externos durante la grabación (construcción, tráfico, mascotas, aire acondicionado, nevera, eco en la habitación, etc.). Intenta minimizar lo más posible los que están bajo tu control: cerrando ventanas y puertas, apagando todas las máquinas que estén cerca, poniendo al perro en otra habitación, etc.
• Distracciones de fondo. Presta atención a tu fondo. ¿Hay algo ahí atrás que pueda distraer a los espectadores? ¿Tu camisa hace que te confundas con el fondo? Si estás filmando en tu oficina, asegúrate de usar un toque de color que sea diferente al color de las paredes.
• Filma horizontalmente. Si el trasfondo es importante o interesante.
• Filma verticalmente. Si solo una persona aparecerá en la cámara y el fondo no es tan importante.
• Movimiento de cámara. Si la cámara no está fijada a un trípode, intenta moverla lentamente, con fluidez y determinación.
• Contacto visual. Haz contacto visual con la lente de grabación y no con tu guion/puntos de conversación. Tu audiencia se sentirá más involucrada.
• Atrae la atención. Mueve ligeramente las manos mientras hablas, mueve tu cuerpo (trata de no quedarte quieto), haz expresiones faciales para evocar emociones, prueba fluctuaciones en tu tono de voz para no sonar aburrido/monótono, sonríe y muestra tu personalidad.

Reflexiones finales

• Dado que captar la atención de los voluntarios potenciales se ha vuelto cada vez más difícil, los gerentes de voluntarios deben comenzar a utilizar diferentes métodos (como el video) para mantenerse competitivos y diferenciarse de otras organizaciones.
• Los videos cuentan una historia y actúan como uno de los mejores medios para establecer una conexión emocional y desarrollar una relación con tu audiencia.
• Establecer una conexión positiva con los voluntarios desde las primeras etapas, te ayudará a generar confianza desde el principio y garantizar la lealtad de los voluntarios a tu organización.
• Involucra a tus voluntarios en el proceso. Aunque puedes crear videos por tu cuenta, es probable que tus voluntarios ya tengan el conocimiento, las habilidades y el interés para ayudarte en el proceso. Es una excelente manera de mantenerlos comprometidos y brindarles tareas significativas que ayudarán a tu organización.

Si este artículo ha despertado tu curiosidad de alguna manera, ¡háznoslo saber! Si ya estás utilizando el video con fines voluntarios, nos encantaría que lo compartieras con nosotros en los comentarios.

* Vidyard y Demand Metric han investigado el estado del video todos los años desde 2014. Este esfuerzo de investigación anual tiene como objetivo examinar el uso del video, cómo se mide y su impacto.

 ** Healthwatch Surrey es una organización independiente que brinda a la gente de Surrey una voz fuerte para ayudar a mejorar, dar forma y obtener lo mejor de los servicios locales de atención social y salud.