Cómo usar datos para justificar el software de administración de voluntarios en el presupuesto

No hay duda de que el software de administración de voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés) puede ser una gran ayuda para organizaciones sin fines de lucro y de caridad. Sin embargo, cuando se trata de incluirlo en el presupuesto, muchas organizaciones benéficas se resisten al costo. La gerencia ve el precio e inmediatamente piensa en todas las otras cosas que se podrían hacer con esa cantidad, como la financiación del programa o la contratación de personal. Sin embargo, este razonamiento se basa en un error común: que el software de administración de voluntarios es un gasto general, en lugar de una inversión en la organización y en su futuro.

La gerencia cree erróneamente que puede administrar a los voluntarios igual de bien utilizando hojas de cálculo u otras herramientas gratuitas. La verdad es que un VMS puede ahorrar mucho dinero a largo plazo. Mediante la automatización de procesos manuales y al involucrar voluntarios en línea, el software puede ayudar a las organizaciones a ser más eficientes y optimizadas. Esto significa menos tiempo dedicado a tareas administrativas y más tiempo dedicado a la programación y al servicio a los clientes.

Al tratar de superar los obstáculos relacionados con el presupuesto que podrías enfrentar al tratar de adquirir un VMS, es importante ponerte en el lugar de aquellos a quienes estás tratando de convencer.

• Es posible que no comprendan bien lo que implica tu trabajo.
• Es posible que no conozcan lo que está disponible y el impacto que podría tener en tu organización y su misión.
• Es posible que piensen en el costo de otro software utilizado en la organización y asumir que el software para voluntarios será igual de caro.
• Es posible que piensen que tu programa de voluntarios puede simplemente hacer uso del software existente en la organización, como soluciones diseñadas para Recursos Humanos o Relaciones con Donantes.
• Es posible que no vean la inversión en software como algo que realmente le reditúa más a la organización en comparación con lo que cuesta.

Considerar estos puntos, y cualquier otra cosa relacionada que se te ocurra mientras haces tu investigación y elaboras tu justificación mejorará las posibilidades de convencer a otros para que adopten tu visión.

Es posible que te encuentres con algunas objeciones específicas y comunes, por lo que aquí te presentamos algunas sugerencias sobre cómo abordarlas.

Objeción 1: "Necesitamos minimizar nuestros gastos generales. Cualquier dinero que se gaste en mejorar la eficiencia entra simplemente dentro de los "gastos generales" que podrían utilizarse mejor de otras maneras".

Esta actitud es errónea. De hecho, invertir en herramientas de productividad puede ahorrarles dinero a las organizaciones a largo plazo y ayudarlas a cumplir su misión de una manera más efectiva. Aunque todavía hay mucho que hacer al respecto, cada vez más organizaciones están viendo la diferencia. Tres meses después de que Dan Pallotta dió una charla TED sobre el mito de los gastos generales, GuideStar, Charity Navigator y Better Business Bureau Wise Giving Alliance (tres recursos líderes para datos de organizaciones sin fines de lucro en los EE. UU.), anunciaron que "denunciaban la 'proporción de gastos generales' como un indicador válido del desempeño de las organizaciones sin fines de lucro.” Puedes escuchar la convincente charla de Dan en el sitio web de TED.

¿Tu organización ha superado el mito de los gastos generales lo suficiente como para usar software de contabilidad profesional y/o software de administración de donantes? Si es así, puedes usar estos ejemplos en tu justificación y establecer paralelismos entre los beneficios que obtienen esos departamentos de su software y los beneficios que obtendrías de un VMS.

Objeción #2: “No necesitamos software de administración de Voluntarios para ser más eficientes porque los voluntarios son gratis”.

Por supuesto, todos sabemos que eso no es cierto, pero si incluso la idea de eso resuena en tu organización, debes demostrar tu justificación con números. Una manera sería hacer un análisis simple de ROI que compare el costo de un software dedicado de administración de voluntarios con el valor del tiempo que ahorrarías usándolo. Prefiero esta comparación en lugar de una comparación del costo del software a una equivalencia salarial de horas adicionales de voluntariado porque más horas no necesariamente se traducen en resultados que contribuyan a tu misión. (Consulta nuestro artículo del blog Los datos te dan la respuesta incorrecta cuando haces la pregunta incorrecta).

Esta calculadora puede ayudarte a demostrar el valor de tu tiempo que puedes ahorrar con el uso de un nuevo software de administración de voluntarios.

Objeción #3: "Esto tendrá que esperar hasta nuestro próximo ciclo presupuestario".

¡Esta en realidad es una gran noticia! Viéndolo literalmente, demuestra una voluntad de avanzar. A partir de ahí tienes un par de opciones para tu siguiente paso.

a) Dado que hay mucho trabajo por hacer para seleccionar el software que mejor se adapte a tu organización y el tiempo para prepararte para la transición, comienza ahora para que puedas ajustar el trabajo a tu horario cómodamente y tener una buena justificación lista para cuando se prepare el próximo presupuesto. Es una buena idea averiguar cuándo comienzan a considerarse los nuevos elementos del presupuesto para que no pierdas tu oportunidad y puedas incluir tu solicitud con anticipación.

b) Crea tu justificación para obtener el nuevo software y luego revisa tu presupuesto existente para ver si hay algo que con gusto renunciarías durante el resto del ciclo presupuestario actual para comenzar con tu nuevo VMS lo antes posible.

 Aquí hay algunos otros consejos que pueden ser útiles para ti a medida que preparas tu justificación.

1. Investiga y encuentra un software de administración de voluntarios que se ajuste a tus necesidades. Hay muchas opciones y te será más fácil de demostrar valor para tu organización si elijes la que mejor se adapte a tus necesidades. Puedes encontrar una lista de varias opciones de VMS junto con las calificaciones de los usuarios en https://www.volunteersoftwarecomparisons.com/.
2. Haciendo referencia al tiempo total estimado que ahorrarás utilizando un VMS dedicado utilizando un software de calculadora ROI, enumera las cosas que podrás lograr con el tiempo que ahorrarás y los beneficios que esto traerá a tu organización.
3. Incluye todos los beneficios potenciales indirectos de utilizar una base de datos dedicada a la administración de voluntarios. Algunos ejemplos de esto podrían ser involucrar a los voluntarios de una manera más directa (llenar más turnos, recopilar más datos de resultados y una mayor satisfacción de los voluntarios), mejor seguridad de los datos (reducción de riesgos) y capacitación de voluntarios más accesible (participación de voluntarios más eficaz y reducción de riesgos).
4. Encuentra a un voluntario u otro miembro del personal que esté dispuesto a ayudarte a defender la causa. Tener más personas que te apoyen demostrará que no solo tú crees en esto y ayudará a crear apoyo para el software dentro de tu organización.
5. Por último, comunícate con el proveedor que crees que tiene el software que mejor se adapta a tu organización. Dale una descripción de tu entorno para involucrar a los voluntarios y los desafíos que enfrentas; el proveedor puede darte algunos consejos específicos que te podrían ayudar.