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7 choses à considérer lors de la recherche d’un logiciel de mobilisation des bénévoles

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On me demande parfois mon point de vue sur les logiciels de gestion des bénévoles. Quels sont les meilleurs produits ? Que devrait faire le logiciel ? Quelles sont les caractéristiques et les avantages importants ? Dans cet article, je veux vous donner mon point de vue sur sept choses importantes à considérer lors de la recherche de logiciels pour vous aider dans votre travail d’engagement bénévole.

1 — Organisez vos données en premier

N’oubliez pas qu’avec tout logiciel, la règle du « garbage in, garbage out » s’applique. Peu importe le produit et ce qu’il peut faire, si vous entrez des données obsolètes et/ou ne les gardez pas à jour, vous n’obtiendrez pas les avantages d’investir dans un nouveau système.

Avant de faire l’achat d’un nouveau système de bénévolat, mettez premièrement de l’ordre dans vos données. Assurez-vous que les données que vous détenez déjà sont exactes et que des processus et des pratiques sont en place pour — et suivis par — tous ceux qui travaillent avec des bénévoles afin de garder les données à jour.

2 — Stockage des données vs gestion des relations

Cherchez-vous simplement à stocker des données sur les bénévoles afin de savoir qui sont vos bénévoles, leurs coordonnées, etc. ? Dans certaines organisations, une feuille de calcul Excel pourrait parfaitement répondre à ce besoin. Dans d’autres cas, un produit présenté avec quelques caractéristiques additionnelles (partage de données entre les équipes, par exemple) pourrait convenir, soit comme système de bénévolat autonome ou comme module dans un produit utilisé par une autre équipe, p. ex., collecte de fonds ou perfectionnement, adhésion, RH, etc.

D’un autre côté, vous pouvez être à la recherche de quelque chose qui va au-delà du simple stockage de données, tel que : fonctions de rapport ; capacité de communiquer avec des bénévoles par courriel, SMS, WhatsApp, médias sociaux, etc. ; stockage et partage de documents ; enregistrement des heures de bénévolat ; intégration plus complète avec d’autres systèmes organisationnels, etc. Si c’est le cas, vous devriez alors vous tourner vers des systèmes qui offrent une suite plus complète d’outils de gestion des relations avec la clientèle (GRC) pour les bénévoles.

3 — Identifier ce qui est essentiel et ce qui est facultatif

Avant de commencer à contacter les fournisseurs de logiciels, soyez clair sur les fonctions qu’il vous faut absolument, et celles que vous aimeriez simplement avoir. Tous les produits sur le marché n’offriront pas nécessairement tout ce dont vous avez besoin, alors soyez clair sur ce qui n’est pas négociable. Cela vous aidera à dresser une courte liste des options possibles et à orienter la discussion avec les fournisseurs concernés.

Si vous commencez avec une longue liste rigide où tout est une exigence essentielle, soyez prêt à être déçu. Vous aurez soit un choix sévèrement limité ou vous découvrirez que le coût sera beaucoup plus élevé que prévu puisqu’il vous faudra engager quelqu’un pour développer un produit sur mesure pour vous.

4 — Donner du contrôle aux bénévoles

En tant qu’individus, nous voulons avoir le contrôle de nos vies et de nos informations. Nous voulons faire les choses de notre manière, pas celle de quelqu’un d’autre. Voyez comment nous nous sommes adaptés à travailler davantage en ligne pendant la pandémie.

Les gens agissent de la même façon lorsqu’il s’agit de bénévolat. Ils veulent garder leurs propres données à jour eux-mêmes. Ils veulent avoir le contrôle de l’enregistrement de leurs heures. Ils veulent avoir le contrôle du moment où ils vous donnent de leur temps. Ils veulent avoir accès à leurs propres données de déclaration personnalisées. Et ils sont en grande partie à l’aise avec l’utilisation de la technologie.

Ils ne veulent pas avoir à répondre en vous parlant ou en parlant à un collègue chaque fois qu’ils doivent changer leur disponibilité, mettre à jour leur adresse courriel ou le nombre d’heures qu’ils ont travaillé cette année.

Priorisez un système qui permet de contrôler les bénévoles. Peuvent-ils mettre à jour leur profil et leurs disponibilités ? Peuvent-ils présenter une demande en ligne ? Peuvent-ils compléter ces actions facilement à partir d’un téléphone intelligent (app ou navigateur web) ?

Les bénévoles qui le peuvent seront probablement plus heureux et plus engagés. Et vous serez en mesure de détourner votre attention de la mise à jour de leurs données, en mettant plutôt l’accent sur un travail plus stratégique et de développement.

5 — Donner du contrôle aux collègues

Avez-vous des collègues (rémunérés ou non) qui font le travail quotidien d’engagement volontaire dans votre organisation ? Si c’est le cas, cherchez un système qui délègue la gestion des données pertinentes à ces collègues, plutôt que de tout centraliser avec vous.

Outre les gains d’efficacité opérationnelle que les collègues peuvent réaliser en étant capables de faire les choses rapidement et facilement eux-mêmes, ceci présente des avantages pour vous aussi. Si leurs données sont actuelles et exactes, les rapports que vous générerez de façon centralisée le seront aussi. Ça veut dire que vous n’aurez plus à chercher à obtenir des chiffres de recrutement mensuels, des heures enregistrées, etc. — le bonheur !

6 — Faire de l’accès une priorité

Vous, vos collègues et les bénévoles devez tous pouvoir accéder au système à différents moments et selon des horaires différents. Si le système que vous choisissez ne peut être utilisé qu’au bureau, comment ceux qui ont besoin d’un accès hors site vont-ils l’utiliser ? Considérant notre réalité d’aujourd’hui — cela nous affecte tous !

De plus, les fournisseurs sur votre liste de présélection peuvent-ils vous dire combien de fois leurs serveurs ont-ils été en panne, pendant combien de temps et à quelle fréquence ? En particulier, ce temps d’arrêt était-il prévu ou inattendu ?

Les bénévoles peuvent avoir besoin d’avoir accès à des heures variables et être frustrés si le système est toujours en panne quand ils en ont besoin. De même, selon l’endroit où votre fournisseur de logiciels est basé, leur temps d’arrêt du système peut coïncider avec vos heures de travail. Par exemple, si un fournisseur sur la côte ouest des États-Unis met son système hors ligne à 1 heure locale du matin, alors un client britannique perd l’accès à 9 h, exactement au moment où sa journée de travail commence.

7 – Assurez-vous que le fournisseur comprenne l’engagement bénévole

Il y a beaucoup d’entreprises qui fournissent des logiciels pour faciliter l’engagement bénévole. Certaines savent peu ou rien de ce que nous faisons, elles ont seulement identifié un marché potentiel auquel elles peuvent vendre. D’autres « comprennent » le travail de leadership d’engagement bénévole. Elles ne se contentent pas exclusivement d’exposer à des conférences (vous souvenez-vous ?), elles assistent à des formations et à des séminaires pour développer leurs connaissances. Elles organisent même parfois des ateliers sur l’engagement des bénévoles, axés sur des sujets qui ne concernent pas la vente de leurs produits.

Plus le fournisseur que vous avez choisi comprend la réalité de votre travail, meilleure sera la relation de travail que vous aurez et plus vos besoins seront étroitement alignés à leur logiciel.

Ma dernière observation est la suivante: dans la mesure du possible, résistez à la tentation d’utiliser un logiciel qui n’a pas été spécialement conçu pour l’engagement bénévole. Vous avez besoin d’un outil spécialisé pour un emploi spécialisé. Les RH en ont un. Les collectes de fonds en ont un. Les adhésions en ont un. Vous en avez besoin aussi. Pas un boulon sur quelque chose d’autre qui ne pourra effectuer que la moitié du travail. L’engagement bénévole est trop important pour compromettre la qualité du logiciel utilisé pour le soutenir et le faciliter.