4 stratégies de sollicitation des bénévoles novatrices à essayer

Les bénévoles dévoués mettent le vent dans les voiles de votre organisme pour lui permettre d’accomplir sa mission. Grâce au temps, aux connaissances et à l’énergie qu’ils vous consacrent, vos bénévoles vous aident à concrétiser des projets, à recueillir des fonds et à faire une différence dans la vie de vos bénéficiaires.

Voilà pourquoi il faut à tout prix solliciter vos bénévoles afin qu’ils se sentent appréciés et motivés à œuvrer pour votre organisme. Pour y parvenir, vous aurez besoin de stratégies originales. Dans le cadre de cet article, nous vous présentons quelques-unes de nos préférées :

1. Offrir une variété de possibilités de bénévolat.
2. Optimiser votre site Web de sorte qu’il soit un outil de bénévolat utile.
3. Inviter les bénévoles à faire un don à votre cause.
4. Établir un programme de reconnaissance des bénévoles.

Ces stratégies de sollicitation des bénévoles non seulement faciliteront leur fidélisation, mais vous permettront de mieux commercialiser votre programme de bénévolat et de recruter un plus grand nombre de personnes pour contribuer à votre œuvre. Alors commençons !

1. Offrir une variété de possibilités de bénévolat.

Si vous offrez divers types de possibilités de bénévolat comportant un horaire flexible, vous pourrez attirer plus de gens, incluant ceux ayant un horaire chargé. De plus, la promotion d’une variété d’occasions encouragera les bénévoles à œuvrer de façons variées au sein de votre organisation. Voici quelques idées de possibilités différentes à offrir en plus du travail régulier, en présentiel et par quarts :

• Bénévolat virtuel : Y a-t-il des tâches que vos bénévoles peuvent effectuer du confort de leur foyer sur un ordinateur ou un appareil mobile ? Par exemple, ils peuvent mener des recherches en ligne, aider avec la programmation virtuelle, ou contribuer à votre contenu de médias sociaux.
• Bénévolat sur appel : Si un projet urgent ou à court terme extrêmement important fait surface, sollicitez l’appui d’une équipe de bénévoles sur lesquels vous pouvez compter. Pour ce genre de bénévolat, énoncez clairement les attentes nécessitant une attention immédiate de sorte que les bénévoles puissent savoir exactement en quoi ils s’engagent.
• Bénévolat saisonnier : Votre organisme peut avoir besoin plus d’aide à certaines périodes de l’année qu’à d’autres. Par exemple, vous tenez un repas de l’Action de grâce pour les sans-abri de votre communauté ou dirigez un camp estival pour les jeunes à risque.
• Bénévolat à des événements : Les événements englobent une panoplie de composantes et l’attribution de certaines responsabilités à des bénévoles permet de libérer vos employés afin qu’ils se chargent d’autres tâches importantes. Par exemple, si vous organisez une course amicale à titre de collecte de fonds, affectez les bénévoles aux stations d’eau, à la cérémonie de remise des médailles et des trophées ou encore au kiosque de marchandises. Ainsi, vous employés pourront concerter leurs efforts sur leurs interactions avec les participants ou à la livraison des avantages promis aux commanditaires.

Cette variété d’engagements assurera que tous les membres de la communauté peuvent profiter d’une possibilité de bénévolat. En outre, étant donné que vos bénévoles pourront apporter une contribution qui convient à leur horaire, à leur niveau de confort, à leurs compétences et à leurs préférences personnelles, ils seront plus portés à poursuivre leur engagement bénévole à long terme.

2. Optimiser votre site Web de sorte qu’il soit un outil de bénévolat utile.

Votre site Web peut être un outil utile pour solliciter vos bénévoles. Commencez en créant une page de destination consacrée au programme de bénévolat. Elle devrait être marquée partout sur votre site Web et fournir une expérience d’utilisateur intuitive.

Afin de rendre votre page une ressource pratique, prenez les mesures suivantes :

• Rationaliser le processus de candidature des bénévoles. Évaluez votre processus de candidature des bénévoles. Créez de courts formulaires faciles à remplir qui recueillent tout de même tous les renseignements nécessaires. L’intégration de votre formulaire de candidature de bénévole dans votre site Web ou l’ajout d’un lien au formulaire sont d'excellents moyens de recruter plus de bénévoles car vous captez leur attention et leur intérêt pendant leur visite au site de votre programme.
• Créer des descriptions de tâches bénévoles. Sur la page de bénévolat de votre site Web, ajoutez des descriptions de tâches pour les différentes fonctions que vous devez combler. C’est aussi l’endroit tout donné pour mettre en lumière les différentes possibilités de bénévolat que vous offrez, tel que discuté plus haut ! Les descriptions de tâches permettent aux bénévoles de trouver les fonctions qui répondent à leurs intérêts et à leurs compétences, assurant ainsi leur réussite dès le départ. Par ailleurs, si vous utilisez un logiciel de gestion des bénévoles (LGB), vous pouvez peut-être intégrer vos descriptions de tâches dans votre site Web ou ajouter un hyperlien qui achemine le visiteur à votre page des offres de votre programme se trouvant dans le logiciel.
• Fournir un accès à un portail des bénévoles. Créez un portail des bénévoles protégé par mot de passe où ces derniers peuvent afficher le matériel de formation, les outils des calendriers, votre répertoire de bénévoles, les forums de bénévoles, et plus encore. Les solutions de LGB d’aujourd’hui incluent souvent ce genre de portail, alors si vous en utilisez-un pour gérer votre programme, songez à encourager vos bénévoles à l’utiliser, si ce n’est déjà fait. Le bénévole sera mieux renseigné au sujet de votre programme et de son engagement, vous économiserez ainsi du temps avec les tâches de gestion que les bénévoles peuvent accomplir eux-mêmes dans le portail (p. ex. enregistrer leurs heures bénévoles ou s’inscrire à des quarts).
• Inclure des outils de partage social. Les programmes de bénévolat vigoureux connaissent du succès grâce à un recrutement constant. Encouragez vos bénévoles actuels à promouvoir votre programme en incluant des outils de partage social sur votre page de bénévolat. Ils pourront ainsi partager des occasions particulières ou des renseignements généraux sur votre programme dans leurs réseaux personnels.

Un système de gestion des bénévoles robuste (SGB) pouvant s’intégrer dans votre site Web vous permettra de tirer profit du matériel de votre programme de bénévolat. Grâce au bon outil, vous pourrez obtenir des données à sauvegarder dans le profil de vos bénévoles, générer des rapports, et facilement communiquer avec votre communauté de bénévoles par courriel et texto, renforçant vos efforts pour inciter vos bénévoles à utiliser votre site Web.

3. Inviter les bénévoles à faire un don à votre cause.

Selon le rapport de la firme internationale de collecte de fonds stratégique CCS Fundraising, 76 % des donateurs à des OBNL y œuvrent également à titre bénévole. Que cela signifie-t-il pour vous ? Inviter vos bénévoles à faire un don constitue un autre moyen efficace de les solliciter davantage.

Voici quelques idées pour encourager les bénévoles à devenir des donateurs :

• Promouvoir votre programme de dons mensuels. Les programmes de dons mensuels ou récurrents sont populaires parce qu’ils permettent aux gens de verser un petit montant qui s’accumule au fil du temps et devient un impact important. Invitez vos bénévoles à s’inscrire à votre programme et à automatiser leur don mensuel.
• Créer des cartes de don virtuelles. Les cartes électroniques ajoutent une touche personnelle au processus de don. Les outils comme eCardWidget, permettent à vos bénévoles de faire un don en l’honneur de leurs êtres chers en envoyant une carte virtuelle pour les informer de leur contribution en leur nom.
• Informer les bénévoles de votre programme de don planifié. Vos bénévoles s’intéresseront peut-être à ce qu’un jour votre organisation soit incluse dans leur héritage. Fournissez du matériel d’information sur votre programme, et invitez-les à se joindre à votre société de don planifié.
• Renseigner les bénévoles sur les subventions de bénévolat. Vos bénévoles peuvent aussi transformer leurs heures bénévoles en argent pour votre cause. Si l’employeur de vos bénévoles offre des subventions, ces employés n’ont qu’à satisfaire les exigences en nombre d’heures bénévoles puis remplir le formulaire de demande de subvention. L’employeur vérifiera auprès de vous les détails et vous fera ensuite parvenir un chèque !
• Demander des dons en nature. Tout dépendant de votre cause, des dons en nature comme des vêtements, des jouets, des fournitures scolaires, de l’équipement de bureau ou des denrées alimentaires peuvent être d’intérêt pour vous. Ce type de don peut offrir une certaine flexibilité à vos bénévoles lorsqu’un don en argent se révèle plus difficile pour eux. De plus, votre organisme peut immédiatement se servir de ces articles.

Plus vos bénévoles sont engagés envers votre cause, plus ils seront portés à faire en sorte qu’elle se concrétise. C’est pourquoi une invitation à faire un don en plus de leur action bénévole peut être un outil efficace de hausser l’engagement !

4. Établir un programme de reconnaissance des bénévoles.

Afin de solliciter et de fidéliser vos bénévoles à long terme vous devez reconnaître leurs contributions et souligner le rôle important qu’ils jouent au sein de votre organisation. Un programme de reconnaissance des bénévoles représente le moyen d’y arriver.

Un programme de reconnaissance des bénévoles procure le cadre nécessaire pour mener vos efforts d’appréciation de façon uniforme, équitable et axée sur les résultats. Établissez d’abord votre programme en fixant des critères selon lesquels les bénévoles seront choisis à des fins de reconnaissance et en dressant un budget. Ensuite, vous devrez promouvoir votre programme parmi vos bénévoles.

Mais ce qui compte le plus est la détermination de la façon dont vous reconnaîtrez vos bénévoles. Voici quelques idées uniques :

• Remettre de petits cadeaux. Les cartes-cadeaux, des articles promotionnels avec le logo de votre organisation, des chandelles et des plantes en pot constituent de petits gages de reconnaissance pour les bénévoles. Ces cadeaux sont une expression concrète de votre appréciation de leurs efforts. La célébration des années de service ou l’atteinte d’un jalon en nombre d’heures bénévoles peut prendre la forme d’une épinglette pour ce service (p. ex. 10 années de service; 100 heures bénévoles). Il peut s’agir d’un écusson d’honneur porté pendant l’action bénévole de la personne.
• Envoyer des cartes électroniques. Les cartes électroniques sont un moyen rapide et facile de rechange aux cartes de remerciements traditionnelles. De plus, avec une solution de gestion des bénévoles, vous pouvez rapidement envoyer des hyperliens à des cartes électroniques à des bénévoles individuels ou à des groupes entiers.
• Tenir des événements pour bénévoles. La plupart du temps, vos bénévoles sont les personnes qui travaillent en coulisses pendant vos événements. Alors pourquoi ne pas en tenir un pour particulièrement célébrer vos bénévoles et les grands efforts qu’ils déploient ? Par exemple, vous pouvez organiser un dîner ou un souper de reconnaissance, une cérémonie de remise de prix, ou une soirée-cinéma amusante. La semaine de reconnaissance des bénévoles (ou le mois) sont des périodes de l’année reconnues par des programmes de bénévolat à l’échelle du monde entier pour souligner le travail exceptionnel et le merveilleux impact des bénévoles.

Lors de l’établissement de votre programme de reconnaissance, n’oubliez pas que vous pouvez le perfectionner au fil du temps. Cet aspect est particulièrement important dans le cadre de vos efforts à façonner sur mesure vos stratégies de reconnaissance en fonction des intérêts et des valeurs de vos bénévoles. Vous apprendrez peut-être que bon nombre de vos bénévoles préfèrent les événements de reconnaissance aux petits cadeaux.

La sollicitation de vos bénévoles vous aide à retenir vos bénévoles actuels et à maintenir un programme de bénévolat auquel voudra se joindre votre communauté. Mettez de l’avant ces quatre stratégies originales et commencez dès maintenant à améliorer vos efforts de sollicitation !