Quatre étapes préliminaires essentielles à votre plan de recrutement

Les gens qui me connaissent bien savent que j’adore planifier. Lorsque je plonge dans un plan stratégique, un plan de programme ou un plan de travail, j’en tire tout simplement un sentiment de jubilation. Et pourtant, en ce qui touche l’un des défis les plus omniprésents auquel font face les OSBL, même moi j’adhère à la règle d’or suivante : se préparer avant de planifier.

Bien qu’il soit tentant de sauter tête première dans l’élaboration d’un plan de recrutement, si vous tenez à un plan efficace, évaluez d’abord les quatre éléments suivants pouvant faire obstacle au succès du recrutement : les politiques, les fonctions, les pratiques et la persona.

📝 Politiques

Qu’elles servent à guider les processus de tri préliminaire, les exigences de formation, les mesures disciplinaires ou les protocoles de sécurité, les politiques jouent un rôle vital à assurer un engagement sûr, durable et efficace. Toutefois, les politiques deviennent parfois redondantes ou créent des entraves involontaires au recrutement d’un bénévole. Par exemple, bien qu’un tri préliminaire approprié puisse réduire le risque, il peut, par ce fait, gêner le flux de bénévoles potentiels. Lorsque les organismes exigent une vérification des antécédents exhaustive, la documentation connexe et la prise d’empreintes digitales avant l’entrevue ou la participation à une orientation, ces exigences créent un laps de jours ou même de semaines. Ce délai peut compromettre le recrutement, même si les stratégies de recrutement sont superbes.

Êtes-vous en mesure de maintenir votre engagement en gestion de risques et de reporter la vérification des antécédents après le début des entrevues et l’intégration en communiquant clairement qu’une acceptation dépend de la satisfaction des exigences en matière de vérification des antécédents ? Ainsi, les premières interactions des bénévoles potentiels porteront davantage sur l’établissement de liens plutôt que sur la paperasserie.

Quelles autres politiques peuvent entraver vos efforts de recrutement ?

👔 Fonctions

Votre recrutement ne peut être revitalisé si les fonctions bénévoles que vous désirez combler ne suscitent pas l’intérêt de candidats potentiels, ni ne sont pertinentes à votre mission. La clé consiste à créer des fonctions bénévoles stratégiques qui chevauchent les souhaits des bénévoles et les besoins de l’organisme. En revanche, en raison des nombreuses interruptions des récentes années, bon nombre de gens ont redéfinit ce qu’ils espèrent tirer de leur contribution bénévole et expérience de travail. Par conséquent, cette cible de superposition de fonctions stratégiques a évolué !

Les fonctions que vous désirez combler sont-elles toujours attrayantes et pertinentes ? Les questions suivantes vous permettront d’évaluer les possibilités que vous offrez. La fonction est-elle …

• Stratégique ? Quelle différence ce bénévole fera-t-il et comment celle-ci est-elle liée à votre mission ?
• Attrayante ? Un bénévole considérerait-il ce travail valorisant et plaisant ?
• Viable sur place ou virtuellement (ou les deux) ? Le travail peut-il s’effectuer à distance et offrir plus de flexibilité ?
• Soutenable ? L’organisme détient-il la capacité de soutenir la fonction par l’entremise d’une formation nécessaire et des employés ou d’un appui auprès des dirigeants bénévoles ? Possède-t-il les politiques et les ressources qui assureront le succès du bénévole ?

📚 Pratiques

Les pratiques en matière d’engagement bénévole incluent le tri préliminaire, la formation, la reconnaissance et plus encore. Tout comme les politiques, elles occupent une place importante pour assurer un engagement durable et soutenu, mais elles existent encore peut-être parce qu’il s’agit de pratiques de longue date (même si elles sont superflues). Prenons par exemple les musées qui, traditionnellement, exigeaient des mois ou même des années de formation pour devenir guide au musée. Ces formations préparaient les guides à animer des visites de style exposé qui, depuis, ont été remplacées par une expérience fondée sur l’exploration. Par conséquent, les formations ont été écourtées passant de longs cours sur les peintres hollandais ou les dinosaures de l’ère jurassique à de séances plus flexibles et d’apprentissage interactif axé sur une découverte par les objets.

Lors de l’évaluation de vos pratiques de formation, déterminez les renseignements dont un bénévole a réellement besoin pour se mettre à l’action et quel contenu lui sera transmis par une formation continue ou sur le tas.

👥 Persona

Finalement, avant d’élaborer un plan de recrutement, prenez connaissance de votre bassin de bénévoles actuel et établissez la priorité des groupes particuliers de bénévoles potentiels à viser. Afin d’y parvenir, vous devez comprendre le concept de la persona. La persona se définit par un groupe de personnes animées du même esprit, qui partagent des intérêts semblables et sont motivées par le bénévolat.

D'abord, identifiez les personas parmi vos bénévoles actuels. Choisissez ensuite entre 1 et 3 personas souhaitables pour élargir votre bassin de bénévoles. À titre d’exemple, vous identifiez « Maria », récemment retraitée, qui désire apporter une contribution mais qui a besoin de flexibilité car elle prend occasionnellement soin de ses petits-enfants. En contrepartie, vous tenez également à attirer des gens comme « Nick », un étudiant en médecine à la recherche d’expérience en santé communautaire. Même si Nick ne peut s’engager que pendant un trimestre ou deux, il—et d’autres comme lui—peuvent tout de même mettre à contribution de précieuses compétences dans le cadre de son action bénévole.

Grâce à l’identification de ces personas, vous êtes maintenant en mesure d’amorcer votre planification.

Finalement, un plan.

Un plan, c’est important—mais celui-ci sera encore plus efficace si vous avez adapté vos politiques et vos pratiques afin de maximiser l’accès au bénévolat, clarifié les fonctions à combler, et identifié les personas pour cibler vos efforts de recrutement. Avec ces éléments en main, vous êtes fins prêts à vous lancer dans votre planification—que la fête commence !