Não há dúvida de que o software de gestão voluntário (VMS) pode ser uma enorme ajuda para organizações sem fins lucrativos e de caridade. No entanto, quando se trata da orçamentação para o mesmo, muitas instituições hesitam a suportar os custos. A direção vê a etiqueta do preço e pensa imediatamente em todas as outras coisas para as quais o dinheiro poderia ir, como por exemplo o financiamento de programas ou pessoal. No entanto, esta linha de pensamento baseia-se numa conceção errada, mas comum: que o software de gestão de voluntários é uma despesa geral, em vez de um investimento na organização e no seu futuro.
Frequentemente a liderança acredita erroneamente que pode gerir os voluntários tão eficazmente utilizando folhas de cálculo ou outras ferramentas gratuitas. A verdade é que um SGV pode-lhe poupar muito dinheiro a longo prazo. Ao automatizar processos manuais e ao envolver voluntários online, o software pode ajudar as organizações a tornarem-se mais eficientes e racionalizadas. Isto significa que haverá menos tempo gasto em tarefas administrativas e mais tempo dedicado à programação e ao serviço dos clientes.
Quando se tenta ultrapassar obstáculos orçamentais relacionados com a obtenção de um SGV, é importante colocar-se no lugar daqueles que está a tentar convencer.
Tendo isto em mente, e/ou qualquer outra coisa relacionada que se lembre ao fazer a sua pesquisa e ao construir o seu argumento para obtenção de um SGV, melhorará as hipóteses de educar os outros para a sua visão.
Poderá deparar-se com algumas objeções específicas e comuns, pelo que aqui ficam algumas sugestões sobre como pode abordá-las.
Objeção 1: "Precisamos de minimizar os nossos custos gerais. Qualquer dinheiro gasto para melhorar a eficiência é simplesmente um custo 'geral' que poderia ser utilizado noutro lugar".
Esta é uma atitude desaconselhada. Na verdade, investir em ferramentas de produtividade pode poupar dinheiro às organizações a longo prazo e ajudá-las a cumprir a sua missão de forma mais eficaz. Embora ainda haja um longo caminho a percorrer, mais organizações estão a ver a luz. Três meses depois de Dan Pallotta ter dado um TED Talk sobre o mito dos custos gerais, a GuideStar, a Charity Navigator e a Better Business Bureau Wise Giving Alliance (três das principais fontes de dados sobre organizações sem fins lucrativos nos EUA), anunciam que estavam "a denunciar o "rácio de custos gerais” como um indicador válido do desempenho das organizações sem fins lucrativos". Pode ouvir a apresentação convincente de Dan no website do TED.
A sua organização conseguiu ultrapassar o mito dos “custos gerais” para usar software profissional de contabilidade e/ou software de gestão de doadores? Se sim, pode utilizá-los como exemplos no seu argumento e estabelecer paralelos entre os benefícios que esses departamentos obtêm do seu software e os benefícios que obteria com a utilização de um SGV.
Objeção #2: "Não precisamos de software de Gestão de Voluntariado para sermos mais eficientes porque os voluntários são de graça".
É claro que todos sabemos que isso não é verdade, mas se essa ideia sequer passar pela cabeça da sua organização, irá precisar de fortalecer o seu argumento com números. Uma forma seria fazer uma simples análise do ROI que compare o custo de um software de gestão de voluntariado dedicado com a quantidade de tempo que pouparia se utilizasse um. Prefiro esta comparação em vez de uma comparação do custo do software com uma equivalência salarial das horas voluntárias adicionais, isto porque mais horas não se traduzem necessariamente em resultados que contribuem para a sua missão. (Veja a publicação no nosso blog Os dados dão-te a resposta errada quando tu colocas a questão errada).
Esta calculadora pode ajudar a demonstrar o valor do tempo que pode poupar com a utilização de um novo software de gestão de voluntariado.
Objeção #3: "Isto terá de esperar até ao nosso próximo ciclo orçamental".
Esta é, de facto, uma grande notícia! Nota-se logo uma vontade de avançar. A partir daí, tem duas opções para decidir o seu próximo passo.
a) Dado que há trabalho a ser feito para selecionar o software que melhor se adapta à sua organização e que tem tempo para se preparar para a transição, comece já a trabalhar para que possa encaixar este trabalho na sua agenda confortavelmente de forma a ter um argumento estruturado, forte e pronto para a preparação do próximo orçamento. Descobrir quando novos itens do orçamento começam a ser considerados é uma excelente ideia, para que não perca a sua janela de oportunidade e para que possa realizar o seu pedido com antecedência.
b) Construa o seu argumento para obter o novo software e depois olhe para o orçamento já existente para ver se há alguma coisa que de bom grado prescindiria durante o resto do atual ciclo orçamental para começar com o seu novo SGV o quanto antes.
Aqui estão algumas outras dicas que lhe podem ser úteis enquanto prepara o seu argumento.