Será que o processo de candidaturas para o seu voluntariado lhe está a custar tempo, dinheiro e ainda a pôr a sua organização em risco?

Recrutar voluntários não é algo extremamente complexo, mas para ser bem-sucedido requer esforço e uma boa tomada de decisão por parte da sua organização.

Com as tendências do sector a indicar um número cada vez maior de organizações sem fins lucrativos, a competição para recrutar voluntários em várias regiões tem aumentado. O ”2019 Sector in Brief”, relatou um aumento de 4,5% de organizações sem fins lucrativos passando de 1,48 milhões para 1,56 milhões nos Estados Unidos, entre 2006 e 2016. Será que a sua organização tem uma estratégia de recrutamento preparada para competir no seu mercado?

Há duas decisões fundamentais que podem contribuir para o seu sucesso do seu recrutamento, estas incluem: quais os canais de comunicação a utilizar (por exemplo, meios de comunicação social) para atingir o seu potencial público de voluntários e qual o método de candidatura a utilizar (por exemplo, formulário online) para os voluntários materializem o seu interesse de se envolverem.

É importante considerar que a maioria das pessoas que estão interessadas em fazer voluntariado pesquisarão as suas opções online. De facto, o relatório da VolunteerMatch and Sterling Volunteers “Industry Insights 2020" (ver página 16) identificou que 47% dos 10.000 voluntários inquiridos encontram oportunidades através de websites de voluntários, aplicações ou em redes sociais. No entanto, apenas 15% das organizações estão a promover os seus programas e funções a desempenhar através desses métodos online. Esta discrepância entre o comportamento do voluntário e da organização é uma lacuna que poderia ser facilmente colmatada. As organizações precisam de uma mudança, comunicando as oportunidades de voluntariado através dos canais em que os seus potenciais voluntários se encontram, isto se o melhoramento do recrutamento de voluntários for um objectivo.

Da mesma forma, o método pelo qual voluntário(a) materializa a sua candidatura - também conhecido por CA (Chamada para Ação) - é igualmente vital. A CA é o passo que se segue, ou a ação desejada, que gostaria que esse voluntário(a) tomasse para manifestar o seu interesse ou candidatar-se.

Que método de candidatura ou CA está a utilizar?

O objectivo final do processo de candidatura é que tanto o voluntário como os membros da equipa de serviços voluntários passem pelo processo de forma eficiente e segura para chegarem a uma decisão de aceitação. As informações confidenciais fornecidas pelos voluntários devem ser asseguradas a nível central e acessíveis apenas àqueles a quem tenha sido concedida autorização. Fazer com que o processo para os membros da equipa de serviços voluntários e para os voluntários não tenha atritos é o ideal. Evitar o abandono/cancelamento da candidatura dos seus potenciais voluntários tornará os seus esforços de recrutamento mais bem-sucedidos, adaptando o seu processo às necessidades, comportamentos e estilo de comunicação do voluntário.

Examinemos os cinco métodos de candidatura normalmente utilizados e como o método que escolher pode dificultar ou ajudar a si e aos seus voluntários em termos de tempo, dinheiro, e risco envolvido.

1. Papel

Facto: O papel é um método de recrutamento offline que não favorece os 90% de voluntários que preferem as comunicações digitais ao invés do papel (consultar a página 25 do relatório Industry Insights 2020).

Tempo e dinheiro:

• O processo de recrutamento é demorado, começando com o voluntário(a) a utilizar o seu tempo para receber e submeter o formulário de candidatura pessoalmente ou por correio.
• Uma vez recebida, a introdução das respostas que o voluntário deu durante a sua candidatura numa folha de cálculo costuma ser o próximo passo a dar. Isto pode demorar muito tempo. Leia o nosso blogue sobre as nove razões convincentes para se livrar da folha de cálculo. Mesmo que não faça nenhuma introdução de dados e simplesmente arquive o formulário, passará algum tempo a examinar os documentos da próxima vez que precisar de contactar o seu voluntário(a).
• A correspondência com o voluntário no que diz respeito à aceitação ou às etapas para a integração tende a ter lugar via telefone, correio ou pessoalmente, dado que há uma boa probabilidade de o voluntário que se candidata via papel não utilizar formas mais recentes de comunicação.

Gestão de Risco:

• Foi-lhe confiada a informação pessoal e confidencial do voluntário e agora tem a responsabilidade de a manter confidencial e de a proteger adequadamente. Considere:
  • Por quantas mãos passa essa candidatura em papel antes de chegar à secretária do membro responsável pela sua revisão? Isto aumenta o risco de perda acidental, roubo, e exposição da informação confidencial.
  • À medida que o formulário realiza a sua viagem para o destino correcto, com que segurança é que a informação está a ser protegida? Se o formulário foi enviado por correio, o envelope não deve ser aberto até chegar ao destino correcto; no entanto, se o formulário foi entregue pessoalmente pelo voluntário(a), o pessoal que a recebeu passa a ser responsável pelos dados e deve protegê-los até que sejam entregues ao membro apropriado.  
  • Com que segurança está a armazenar ou a eliminar o formulário em papel? Se tiver de manter o documento em papel num arquivo, guarde-o num arquivo fechado ao qual só os membros autorizados têm acesso. Para a eliminação, é melhor utilizar uma trituradora de papel no lugar de colocar um formulário num contentor de reciclagem aberto, visto que este pode ser um local de fácil acesso aos dados confidenciais.
  • Aderir ao princípio da minimização de dados é mais difícil com um formulário de pedido em papel. Este princípio (lei no Reino Unido e na União Europeia, um dos dez Princípios de Privacidade na Austrália, e que é cada vez mais aceite em todo o mundo) estabelece que só devemos recolher informação no momento em que precisamos de a recolher e devemos eliminá-la assim que já não precisarmos dela. Por exemplo, se recolher dados de contacto de emergência num formulário de candidatura em papel quando alguém se candidata, pode argumentar-se que está a recolhê-las antes de precisar delas. Esta pessoa pode não se tornar realmente num voluntário. E uma vez que um voluntário se retire da sua organização, já não precisa dessa informação, mas a informação continuará no formulário de candidatura em papel. Este é apenas um exemplo de como as candidaturas em papel não aderem ao princípio da minimização de dados.

Recomendação: O papel deve ser o método de candidatura de último recurso, deve ser reservado apenas para situações muito específicas, como por exemplo um voluntário(a) que não utiliza computadores. O documento deve sempre ser salvaguardado até chegar ao membro do pessoal apropriado para o abrir e rever. O armazenamento do documento deve ser feito utilizando um gabinete de arquivo fechado, ao qual apenas pessoal autorizado pode aceder. Deve ser utilizado um método seguro de eliminação, como a trituração cruzada, quando já não precisar de ter o documento na sua posse.

2. Telefone/telemóvel

Facto: A chamada telefónica é um método de recrutamento offline. Considerando que 47% dos voluntários procuram oportunidades de voluntariado online (consultar a página 16 do relatório Industry Insights 2020), pedir a um voluntário que se candidate ou manifeste o seu interesse através de um método offline contradiz e perturba o fluxo de trabalho.

Tempo e dinheiro:

• O processo de recrutamento pode ser prolongado, uma vez que o voluntário(a) e a equipa de recrutamento do voluntariado se expõem a ter de passar tempo a jogar à “apanhada telefónica”. Isto pode provocar atrito no processo e aumentar a taxa de abandono das candidaturas.
• Se o telefone estiver a ser utilizado pela organização para pré-seleccionar candidatos interessados, considere a possibilidade de simplesmente colocar um formulário online no seu website onde pode fazer as suas perguntas de pré-seleção. Esta abordagem reduz o tempo que é necessário para concluir esta etapa. Pode demorar mais tempo do que seria necessário a rever as respostas de um voluntário quando este se candidata por telefone, um bom formulário de candidatura irá certamente economizar tempo.
• Quer o seu volume de perguntas a colocar aos potenciais voluntários seja baixo ou alto, o telefone abre a possibilidade de gastar desnecessariamente o seu valioso tempo a conversar com voluntários não qualificados. Pense que este tempo podia ter sido gasto para aspetos importantes do seu programa.
• Enquanto estiver ao telefone com o voluntário, algumas organizações começam a registar a informação do voluntário numa folha de cálculo. A partir desse momento acaba por incluir tarefas de introdução de dados no seu processo, o que lhe consome tempo (entre outras questões)!

Gestão de Risco:

• Ao falar ao telefone com um candidato voluntário, está a escrever algumas das suas informações em papel (por exemplo, informações de contacto, referências, etc.)? Se o fez, é agora responsável por essa informação confidencial. Consulte os comentários de gestão de risco na secção acima sobre Papel, para se inteirar das coisas em termos de segurança e eliminação deste documento em papel.
• Se estiver a introduzir dados da sua conversa telefónica numa folha de cálculo, alguns dos riscos que são introduzidos incluem:
  • É difícil manter a exactidão dos dados visto que a introdução dos dados é manual.
  • A alteração acidental de dados
  • Ter várias versões da informação no caso de vários utilizadores criarem várias folhas de cálculo
  • As opções para controlar o acesso aos dados são muito limitadas
  • Quando uma folha de cálculo é protegida por uma palavra-passe, o acesso aos dados pode ser temporariamente perdido se perder a palavra-passe ou se ela for propositadamente alterada por outro membro da sua organização.

• Para aceder a mais ideias e reflexões sobre o registo de dados sobre os voluntários numa folha de cálculo, leia o nosso blogue sobre as nove razões para se livrar da sua folha de cálculo.

Recomendação: Reveja o quão bem está o marketing do seu programa através dos canais de comunicação que utiliza (por exemplo, o website da sua organização). Se estiver a fazer um bom trabalho de divulgação do que tem para oferecer, respondendo às perguntas mais frequentes dos seus potenciais voluntários, em princípio não haverá necessidade de ter a etapa intermédia envolvendo um telefonema antes do voluntário se candidatar. Faça com que um voluntário possa ir directamente manifestar interesse ou candidatar-se através de um formulário online, porque já os convenceu a envolverem-se! Reduza número de etapas necessárias e reduza a quantidade de fricção no processo. Será benéfico para todas as partes.

3. Email

Facto: É um método de comunicação online muito utilizado, sendo que 85% da população dos EUA são utilizadores activos de correio electrónico, isto segundo o blog do PitchFunnel sobre Estatísticas de Utilização de Correio Electrónico em 2021.

Tempo e dinheiro:

• Ter de responder a voluntários que lhe enviaram um e-mail a pedir mais informações sobre o programa, a manifestar interesse, ou a enviar-lhe o seu formulário de candidatura em PDF em anexo, leva-nos às questões mencionadas nas secções acima. Acaba por gastar tempo a responder a perguntas que poderiam ser respondidas no seu website ou recebeu dados de candidatura de um voluntário por correio electrónico, que muito provavelmente irá agora passar para uma folha de cálculo. É fácil abandonar a etapa de introdução de dados numa folha de cálculo! Leia o nosso post no blogue sobre as nove razões convincentes para se livrar da folha de cálculo.
• Uma vantagem que o correio electrónico tem em relação ao telefone e papel é que é um método de comunicação rápida e online que continua o fluxo de forma online- Provavelmente foi mesmo online que o voluntário encontrou a sua organização (por exemplo, uma visita ao seu website).

Gestão de Risco:

• Ao receber dados confidenciais para a sua caixa de entrada do email, acaba por transferir o ónus da proteção dos dados para si. Considere:
• Se guardar os dados da candidatura na sua caixa de entrada para rever/avaliar a adequação do programa e recusar mover os dados para uma ferramenta centralizada, a sua equipa não pode aceder a algumas das informações de que provavelmente necessitará. Se se reformar ou renunciar ao cargo, a sua organização perde então o histórico da candidatura porque ela estava na caixa de entrada, que não é uma ferramenta de gestão de dados ou que, pelo menos, não devia ser utilizada de tal forma.
• Está a utilizar um email partilhado a que muitas pessoas acedem na sua organização (por exemplo, volunteer@xx.com) para rever aplicações ou gerir o seu programa? Os logins/palavras-chave que partilha vêm com uma série de problemas, tais como a possível perda da propriedade da conta se outro membro do pessoal alterar as credenciais de login, ou ficar mais vulnerável a uma violação de dados na qual os dados são acedidos inadequadamente por alguém com acesso à conta de correio electrónico partilhada.
• Os emails são propensos a ciberataques comuns quando a troca de informação não é encriptada.
• É mais fácil com o correio electrónico partilhar acidentalmente a informação do voluntário com um destinatário não intencional. Já alguma vez enviou acidentalmente um e-mail à pessoa errada? É tão fácil de fazer e é considerado uma violação de dados se o tiver feito com a candidatura de um voluntário enviada por e-mail para si.
• Se imprimir o e-mail ou o anexo com a candidatura em PDF, fica responsável pelo armazenamento e eliminação adequada desse documento em papel. Consulte os comentários de gestão de risco na secção Papel para obter dicas.

Recomendação: Passe a utilizar um formulário online para o seu programa. Já está praticamente lá, tendo o seu formulário PDF descarregável online e/ou utilizando o correio electrónico como modo de comunicação. Basta combinar estas duas abordagens, e criar as suas perguntas de candidatura no formato de um formulário online. Veja as duas secções seguintes para aprender as diferenças entre dois tipos de formulários online.

4. Formulário online - sem SGV (Solução de Gestão de Voluntariado)

Facto: Um método de recrutamento online, disponível 24/7/365, é conveniente para os 90% de voluntários que preferem as comunicações digitais ao papel (consultar a página 25 do relatório Industry Insights 2020).

Tempo e dinheiro:

• Esta é uma melhoria na economia de tempo para uma equipa de serviços voluntários, mas normalmente há um problema importante que subsiste; a utilização de múltiplos sistemas desconectados para gerir o seu programa de voluntariado. Poderá estar a utilizar uma ferramenta para a criação de formulários para criar o seu processo de candidatura juntamente com outras ferramentas separadas para gerir outros componentes no seu programa (por exemplo, formações online, boletims informativos, registo de horas, agendamento e mais). Cada um destes envolve tempo para passar de uma ferramenta para outra e alguns/todos podem ter uma taxa. A utilização de ferramentas desconectadas pode levar a problemas de integridade de dados e de duplicação de dados.
• Por vezes é comum após receber um email com as respostas, gastar o seu tempo a passar essa informação de um voluntário(a) manualmente para uma folha de cálculo.

Gestão de Risco:

• Se receber as respostas ao formulário online na sua caixa de correio electrónico, por favor consulte os comentários sobre gestão de risco na secção de correio electrónico.
• Se transferir os dados para uma folha de cálculo, leia a nossa publicação no blogue sobre as nove razões convincentes para abandonar a folha de cálculo que cobre considerações sobre o risco e muito mais.
• Se imprimir o e-mail com as respostas do formulário, é agora responsável pela protecção desse documento em papel com informações confidenciais. Consulte os comentários de gestão de risco na secção Papel para obter dicas.

Recomendação: Se chegou ao ponto de criar algumas automatizações no seu processo de recrutamento com a utilização de um formulário online, leve-o um passo à frente para conseguir economizar ainda mais tempo e reduzir custos, bem como mitigar ainda mais os riscos que a sua organização enfrenta, explorando um software concebido a pensar nas necessidades das equipas de serviços voluntários – uma SGV (Solução de Gestão de Voluntariado). Continue a ler para refeletir sobre um procedimento ainda melhor do que a que está a utilizar.

5. Formulário online - Usando uma SGV (Solução de Gestão de Voluntariado)

Facto: Um método de recrutamento online, disponível 24/7/365, é conveniente para os 90% de voluntários que preferem as comunicações digitais ao papel (consultar a página 25 do relatório Industry Insights 2020).

Tempo e dinheiro:

• 64% dos CFO sem fins lucrativos afirmam que a adopção de métodos mais recentes de tecnologia em nuvem reduziria os custos operacionais em cerca de 20%, de acordo com "The Business Value of Cloud Computing" publicado pela CFO Publishing LLC. A utilização de um SGV pode proporcionar economias de custo porque a organização pode consolidar o número de ferramentas/sistemas em uso num sistema multifuncional robusto para operar o seu programa.
• Acelera o processo de recrutamento tanto para o voluntário como para os membros da equipa de serviços voluntários. O voluntário já o encontrou online, pelo que a continuação do processo online é mais adequada do que passar para um método offline.
• Os dados do formulário de candidatura são introduzidos directamente no seu SGV; por conseguinte, não é necessária a introdução de dados manual!
• Os voluntários podem aceitar as políticas e acordos obrigatórios do programa antes do processo de candidatura, pelo que só está a utilizar o seu tempo para rever os candidatos mais adequados e mais interessados.
• Além disso, as mensagens automáticas e personalizadas podem comunicar ao novo candidato os próximos passos no seu processo de recrutamento, tais como verificações de antecedentes, documentos/acordos, e-learning, marcar uma entrevista consigo, etc.

Gestão de Risco:

• 80% das organizações sem fins lucrativos não têm uma política sobre ciberataques, tal como consta no relatório de 2018 da NTEN sobre o Estado de Segurança Cibernética sem fins lucrativos. A utilização de uma SGV que é ciber-segura, e que o prova ser através de certificações como a ISO 27001, ajuda a mitigar o risco
• Apenas os Administradores com acesso controlado à SGV podem ver a informação do candidato. Portanto, a confidencialidade dos dados dos voluntários fica assegurada
• A privacidade e o consentimento imposto pelas regulações são melhorados
• Infra-estruturas dedicadas de armazenamento e comunicação para que tenha uma disponibilidade contínua e estável dos serviços
• A eliminação de dados que já não são necessários é segura
• Um SGV vem com serviços de apoio técnico
• ...e há ainda muitas outras formas como os dados que um voluntário(a) lhe confiou são protegidos!

Recomendação: Explore as suas opções de software de gestão de voluntários. Pode saber mais sobre a melhor solução de gestão de voluntários da Better Impact - Volunteer Impact. Se procura uma melhor forma de poupar tempo, dinheiro e mitigar o risco, uma SGV pode ser decisiva. Comece já a fazê-lo!