O uso de vídeos durante o ciclo de vida de um voluntariado

Não há dúvidas que as transformações digitais aceleraram desde que a pandemia começou. Se há algo que o ano transato nos mostrou é que o vídeo tem estado no centro de toda esta transformação, não só para a educação, contactos, marketing e outros propósitos relacionados com vendas, mas também em todas as áreas que envolvem pessoas e histórias. O uso do vídeo prosperou de inúmeras formas, seja através de chamadas no Zoom ao vivo, eventos virtuais, webinars, ou até o envio de vídeos em geral. De acordo com o Relatório sobre o Estado do Vídeo – Edição 2020* (já no seu sétimo ano), o uso de vídeos um-para-um aumentou de 7% em 2019 para 40% em 2020, representando, um aumento de 471% ano após ano. E esta tendência não está a dar sinais de abrandamento.

É inegável, que o vídeo chegou para ficar. Mas como é que os Gestores de Voluntariado adotam e utilizam vídeos? Neste artigo vamos examinar as formas como os vídeos podem ser utilizados durante o ciclo de vida do voluntariado e iremos dar alguns exemplos de como os pode adaptar para a sua própria realidade. Também iremos discutir a tecnologia necessária para criar esses vídeos (alerta de spoiler, provavelmente já tem o que é preciso para criar um vídeo com qualidade). Por último, baseando-nos na nossa experiência, iremos dar algumas dicas sobre como produzir vídeos cativantes e de grande qualidade. Luzes, câmara, ação!

Como utilizar vídeos no Ciclo de Vida de um Voluntariado

Porquê vídeo? Os vídeos são simplesmente uma ferramenta fantástica para contar histórias. Ao contrário de qualquer outra forma de comunicação, o vídeo pode transmitir uma quantidade importante de informação num curto período de tempo. Quer tenha 20 segundos ou 15 minutos, ele irá ajudar a contar uma história que irá estabelecer uma ligação emocional, cultivar relações, e engajar a audiência. As pessoas contam histórias como um ato de partilha de narrativa, e essa narrativa irá transmitir uma mensagem, que certamente ficará mais forte se a transformar num vídeo.

Devido à pandemia, muitos de vós provavelmente já utilizaram o vídeo para conversar em direto um-para-um com os seus voluntários. Mas pense um pouco sobre as formas como o vídeo pode ser utilizado noutros aspetos da comunicação com os seus voluntários (atuais e os novos). Desde o primeiro momento em que um voluntário repara na sua organização e atravessa o processo de recrutamento, para depois cumprir o treino inicial que permite ao voluntário conseguir cumprir o seu papel com confiança e êxito, até finalmente conseguirem identificar e reconhecerem o trabalho que irão fazer para a sua organização, tudo isto pode ser explicado através de um vídeo.

Neste artigo, vamos ver como um vídeo pode ser utilizado em três fases do ciclo de vida de um voluntariado: recrutamento, formação e reconhecimento, e também iremos oferecer-lhe algumas dicas para o(a) ajudar a começar.

a) Recrutamento

A sua organização necessita de grandes voluntários para prosperar, e é de extrema importância que a experiência deles seja tranquila e acolhedora desde o início até ao fim. Não há dúvidas que atrair e manter voluntários possa ser uma tarefa árdua.

As pessoas fazem voluntariado por diferentes razões, e fazem-no com organizações que eles sentem que promovem uma determinada causa que lhes diz algo. É por isso que a experiência inicial de um potencial voluntário com a sua organização é tão vital. A forma como apresenta a sua organização deve ser suficientemente atrativa para que os voluntários considerem envolverem-se com ela. Consequentemente, a sensibilização para a missão e os valores da sua organização pode ter um resultado positivo: atrai indivíduos que decidem ser voluntários para a sua causa e que partilham os seus valores.

Claro que existem muitas abordagens no que toca ao recrutamento de voluntários, tudo depende da sua organização. Contudo, nós vamo-nos concentrar nas formas como pode utilizar vídeos para este propósito. Um exemplo fantástico do uso do vídeo no recrutamento de voluntários chega-nos da cidade de Markham, Ontário, e pode-o encontrar aqui. Este é um excelente exemplo de um vídeo de recrutamento que apreciamos porque é curto, inspirador, e fá-lo querer passar à ação. Em menos de dois minutos, este vídeo de boas-vindas consegue explicar quem é que eles são e o que fazem no seu Programa de Voluntariado. Do mesmo modo, eles conseguiram transmitir uma mensagem importante: juntar-se à equipa deles irá mudar a sua vida. Isto inspira os jovens a quererem fazer parte de algo grande e foi brilhantemente explicado utilizando testemunhos dos seus próprios voluntários, que partilham os valores da organização. Por último, o fim leva ao apelo à ação: um website onde futuros voluntários são encorajados a aprenderem mais sobre o programa de voluntariado.

No que toca a vídeos de recrutamento, considere os seguintes aspetos:

1. Grande parte do recrutamento de voluntários passa por conseguir transmitir a sua causa e atrair as atenções para a mesma. Utilize vídeos para construir a imagem da sua organização, para falar sobre o que importa para si e como é que o quer alcançar. Isto irá inspirar outros que pensam da mesma forma que você.
2. Personalize a sua mensagem de acordo com as diferentes audiências e a diversidade de voluntários que o seu programa precisa.
3. Os voluntários que trabalham habitualmente consigo são uma excelente fonte de informação. Quem melhor do que eles para promover o seu programa? Eles já se sentem comprometidos com a sua causa e poderão falar positivamente sobre o seu programa.
4. Depois de ter despertado o interesse dos voluntários, poderá criar outro pequeno vídeo para agradecer aos seus candidatos pelo seu interesse no seu programa e estar aberto para esclarecer qualquer informação relativa ao processo de candidatura.

b) Formação

A formação de voluntários é importante em qualquer fase na qual os voluntários estejam envolvidos com a sua organização. É particularmente importante quando um voluntário comece a colaborar consigo pela primeira vez, visto que esta orientação que recebem inicialmente irá prepará-los para conseguir desempenhar com êxito os seus papeis no futuro. Certifique-se que lhes ensina tudo sobre a sua organização e lhes diz tudo o que fazem na mesma. O conhecimento de forma geral sobre a sua organização irá fazer com que eles reconheçam onde é que encaixam melhor e como podem contribuir para que a sua organização atinja os seus objetivos.

O treino contínuo que os seus voluntários habituais recebem é de igual importância. Certifique-se que avalia potencial necessidade para mais formação, já que isto os motiva a ter um bom desempenho nos seus papeis, a abordar novas tarefas com confiança e faz com que se sintam como uma parte importante da sua organização. Garanta que eles estão a ser treinados nas habilidades que eles precisam para ter êxito não só na sua organização, mas também nas suas vidas pessoais e profissionais.

Então, onde é que o vídeo entra em jogo? De acordo com a Rede de Investigação em Ciências Sociais, 65% da população aprende melhor visualizando o conteúdo, o que significa que a maioria das pessoas retém melhor a informação quando a veem. Isto torna as ajudas visuais, tais como os vídeos, uma excelente forma de formar novos e atuais voluntários.

A utilização do vídeo como uma ferramenta para formar voluntários para a Weny Loosley, que faz parte da equipa Better Impact, ela também é Funcionária Administrativa e de Recursos Humanos para a Healthwatch Surrey**. Ela tem utilizado com sucesso o vídeo para treinar os seus voluntários nos últimos meses (pode encontrar aqui um exemplo de um dos seus vídeos de formação "Getting Started"). De acordo com Wendy, o seu objetivo era tornar a utilização do portal de voluntários Healthwatch Surrey com a Better Impact tão fácil quanto possível para os novos voluntários. "Ao fornecer-lhes este vídeo no início da sua experiência de voluntariado, significa que podem ver e explorar as características do sistema ao seu próprio ritmo e conveniência. Também lhes dá um ponto de referência a que podem voltar se necessário", acrescentou.

Ao tentar implementar algo novo, comece sempre devagar. Por exemplo, Wendy experimentou pela primeira vez esta técnica "com um pequeno grupo de voluntários que concordaram em participar no nosso ensaio do Sistema de Gestão de Voluntários". Um voluntário comentou: "Clara, concisa e amigável. Um grande exemplo de envolvimento remoto em prática!". A sua experiência com o início de pequenos ensaios foi tão bem-sucedida que todos os voluntários no seu ensaio foram capazes de entrar, aceder, testar e relatar a sua experiência sobre a Better Impact devido ao vídeo tutorial. Quando se trata de vídeos de formação, considere fazer o seguinte para que consiga tirar o máximo proveito possível:

1. Faça com que as formações sejam relevantes – Ofereça formações exclusivamente sobre as coisas que as pessoas precisam especificamente para a sua posição e para a sua proficiência. As pessoas têm vidas ocupadas; é importante respeitar o tempo que elas conseguem oferecer à sua organização.
2. Faça com que as formações sejam o mais curtas possível – Desta forma as pessoas irão concentrar-se nas informações que são essenciais. Utilize apenas o tempo necessário para transmitir o que é crucial, isto fará com que as pessoas se sintam mais abertas a ouvirem o que precisa de ser dito.
3. Apresente a informação de uma forma apelativa – Vivemos na idade da saturação de informação e da escassez de tempo. Para se ser eficaz a comunicar o que tem de ser sabido, temos de garantir que apenas transmitimos a informação essencial e de uma forma que esta seja facilmente relembrada, assim as pessoas podem sair informadas e com o sentimento que gastaram bem o seu tempo. Como a Wendy disse “Tente fazer com que a sua apresentação seja o mais amistosa possível para que o voluntário se sinta à vontade.”
4. Alargue os seus horizontes – Utilize vídeos para vários propósitos. A Wendy inspirou-se num representante do museu Royal Albert Memorial “que tinha utilizado vídeos para treinar os seus voluntários a propósito da reabertura pós-quarentena.” Ela também está a planear gravar um treino sobre o RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) “para que os nossos voluntários possam completar o treino remotamente utilizando a funcionalidade de eLearning da Better Impact” afirmou ela.

c) Reconhecimento

É do conhecimento geral que os voluntários que sentem que a sua contribuição é valorizada pela organização e reconhecida pelo seu supervisor, têm mais probabilidades de se sentirem ligados à sua organização, de ficarem, e de trazerem mais pessoas a sua organização. Os vídeos que expressam os seus agradecimentos a todos os voluntários, como este do Care and Share Food Bank, um grupo específico de voluntários ou mesmo um único voluntário em ocasiões específicas, oferecem uma nova abordagem ao reconhecimento dos voluntários.

Embora seja ótimo reconhecer o trabalho dos voluntários durante uma "Semana Nacional do Voluntário", os vídeos também podem ser utilizados durante todo o ano para mostrar o seu apreço. E dada a propensão das pessoas para partilharem vídeos publicados em plataformas de comunicação social, há uma boa probabilidade do vosso vídeo de reconhecimento recomeçar o ciclo e ajudar a recrutar novos voluntários.

Ao reconhecer o trabalho dos voluntários lembre-se que:

1. Não há necessidade de gastar muito dinheiro para mostrar como o valoriza.
2. Como alguns dos eventos presenciais têm sido adiados, aproveite as tecnologias disponíveis para manter o contacto com os seus voluntários.
3. Pode optar por fazer com que os seus vídeos sejam mais pessoais ou mais gerais, faça como desejar.
4. Partilhe vídeos relevantes nas suas redes sociais.
5. Para personalizar um vídeo, quando possível, tente incluir o nome do voluntário(a). Quando quiser reconhecer quiser reconhecer o trabalho de um(a) voluntário(a) por algo especial que tenham feito, adicione uma fotografia do voluntário a cumprir o seu papel. Adicionalmente, inclua testemunhos e mensagens de agradecimento da comunidade, dos organizadores do voluntariado ou líderes, e das pessoas que o voluntário impactou enquanto cumpria com o seu papel.
6. Ao longo do ano, tente guardar fotografias de eventos, de pessoas a trabalhar juntas, fotos das equipas e outras atividades para que os consiga incluir nos seus vídeos. Este vídeo também pode conter vídeos de eventos sociais e imagens sobre o impacto geral dos seus voluntários.

Por onde começar?

Comece por ter um objetivo em mente para o seu vídeo. Seja recrutar novos voluntários, gerar interesse na sua organização ou simplesmente para se relacionar com voluntários que não vê há algum tempo, escreva o que procura conseguir.

• Um vídeo é uma forma de contar uma história, comece já a pensar no final em mente em termos de como quer que a pessoa/pessoas se sintam, aprendam, etc. ao verem este vídeo. Lembre-se que as histórias envolvem e intrigam as pessoas.
• O foco do seu vídeo é a sua audiência. Pergunte a si mesmo(a), o que é que é importante para eles?
• Decida se a sua mensagem para este vídeo em particular será mais bem recebida se o vídeo tiver algum polimento de produção ou deseja algo mais espontâneo.
• Faça um brainstorming das coisas que quer abordar e, se optou por uma produção mais polida, escreva um guião...
• Recolha informações de apoio (fotografias, apresentações, slides, recursos, imagens) que se encaixam no seu tema e inclua-os no vídeo. Como a Wendy do HealthWatch Surrey recomenda “Crie notas para cada um dos seus slides para que saiba o que quer abordar.”
• Aplique a regra do “só o essencial, sem palha”. Quando elaborar as coisas que quer abordar, coloque apenas a informação essencial e corte todas as informações que não sejam importantes, de forma que o conteúdo chave não seja perdido e o vídeo tenha apenas a duração estritamente necessária.

A Produção de um Vídeo

Nós sabemos que provavelmente não tem um estúdio ou uma equipa dedicada exclusivamente à produção de vídeos à sua disposição, mas se pensa que produzir um vídeo é uma tarefa altamente tecnológica que requere equipamento e pessoal especializado, pense de novo. Os vídeos de curta duração podem ser produzidos num computador e até a maioria dos smartphones já têm capacidade para fazer vídeos. O nosso conselho é simplesmente tentar fazer um!

Nós sentimo-nos muito inspirados pela Wendy Loosley, que faz parte da equipa da Better Impact e que explica como é que ela cria os seus vídeos. “Eu preparei uma apresentação de PowerPoint, tal como farias se tivesses que fazer uma apresentação numa sessão de treino presencial. Isto envolveu ir buscar umas fotos ao portátil (utilizando o Snip & Sketch) e um telemóvel. Eu tentei cobrir as duas perspetivas de acesso (Navegador de Internet e Dispositivos Móveis) para que a forma como o voluntário acede ao sistema seja indiferente. Em seguida, fiz uma reunião com o Teams da Microsoft comigo mesmo e gravei-me a apresentar os slides. Penso que esta é uma forma agradável de apresentar remotamente, pois o espetador pode vê-lo no canto como o apresentador e transmite uma imagem mais pessoal". Foram necessárias algumas tentativas da sua parte para acertar e, como ela disse, "Tentar criar um vídeo profissional num só take é um desafio". Mas a criação do vídeo em si não foi. Se já recebeu uma chamada através do Zoom, Microsoft Teams ou qualquer outra plataforma semelhante, já está familiarizado com uma ferramenta que poderia utilizar. Se gostaria de ter mais opções como marcar o seu vídeo ou recortar algumas partes em que fez uma pausa demasiado longa, considere um produto como o QuickTime ou Snagit.

Quando estiver a produzir um vídeo, considere os seguintes aspetos:

• Iluminação. Filme o seu vídeo num espaço bem iluminado, mas certifique-se de que está de frente para a luz, não tenha as costas viradas para ela ou acabará por ficar com pouca luz em si enquanto o ambiente à sua vai estar brilhante.
• Áudio. Se não tiver um microfone, a maioria dos smartphones têm excelentes aplicações de gravação que proporcionam um áudio nítido. Estar bem hidratado enquanto se filma ajuda a reduzir ruídos de boca indesejados.
• Música. Adicionar a música de fundo certa pode ajudar a reforçar a natureza da sua mensagem. Música de stock sem direitos de autor pode ser encontrada online através de uma pesquisa rápida no Google. Por vezes, tudo o que tem de fazer é creditar o criador da música algures no seu vídeo.
• Ruído de fundo. Esteja atento a potenciais ruídos externos durante as filmagens (construção, tráfego, animais de estimação, ar condicionado, frigorífico, eco na sala, etc.). Tente minimizar aqueles que estão sob o seu controlo o mais possível, fechando as janelas e portas, desligando todas as máquinas que estão por perto, colocando o cão noutra sala, e assim por diante.
• Distrações de fundo. Esteja atento ao seu plano de fundo. Haverá algo lá atrás que possa distrair os espectadores? A sua camisa é da mesma cor que o fundo? Se estiver a filmar no seu escritório, certifique-se de que tem uma cor diferente da cor que está na parede do seu escritório.
• Filme horizontalmente. Se o fundo for importante ou interessante.
• Filme verticalmente. Se apenas uma pessoa aparecer na câmara e se o fundo não for importante.
• Movimento da câmara. Se a câmara não estiver presa a um tripé, tente movê-la lentamente, com fluidez e com um propósito.
• Contacto visual. Faça contacto visual com a lente de gravação e não com o seu guião/assuntos a abordar. O seu público vai sentir-se mais envolvido.
• Seja cativante. Mova ligeiramente as suas mãos enquanto fala, mova o seu corpo (tente não ficar parado), faça expressões faciais para evocar emoções, tente flutuações no seu tom de voz para que não seja aborrecido/monótono, sorria e mostre a sua personalidade.

Reflexões Finais

• Como captar a atenção de potenciais voluntários se tornou cada vez mais difícil, os Gestores Voluntários precisam de começar a utilizar métodos diferentes (como o vídeo) para se manterem competitivos e se distinguirem das outras organizações.
• Os vídeos contam uma história e atuam como um dos melhores meios para estabelecer uma ligação emocional e desenvolver uma relação com o seu público.
• Estabelecer uma ligação positiva com os voluntários já a partir das fases iniciais irá ajudá-lo a construir confiança desde o início e assegurar a lealdade dos voluntários para com a sua organização.
• Envolva os seus voluntários no processo. Embora possa criar vídeos por si próprio, é provável que tenha os conhecimentos, aptidões e interesse entre os seus voluntários para o ajudar durante o processo. É uma ótima forma de os manter envolvidos e de lhes atribuir tarefas significativas que ajudarão a sua organização.

Se este artigo despertou a vossa curiosidade de alguma forma, avisem-nos! Se já utiliza vídeo para fins de voluntariado, adoraríamos que o partilhasse connosco nos comentários.

*Vidyard e Demand Metric têm investigado o estado do vídeo todos os anos desde 2014. Esta investigação anual procura examinar o uso do vídeo, como é medido, e o seu impacto.

**Healthwatch Surrey é uma organização independente que oferece às pessoas em Surrey uma voz forte para ajudar a melhorar, moldar, e tirar o melhor dos serviços locais de saúde e de assistência social.