Como utilizar dados para fortalecer o seu argumento para incluir software de gestão voluntário no orçamento

Não há dúvida de que o software de gestão voluntário (VMS) pode ser uma enorme ajuda para organizações sem fins lucrativos e de caridade. No entanto, quando se trata da orçamentação para o mesmo, muitas instituições hesitam a suportar os custos. A direção vê a etiqueta do preço e pensa imediatamente em todas as outras coisas para as quais o dinheiro poderia ir, como por exemplo o financiamento de programas ou pessoal. No entanto, esta linha de pensamento baseia-se numa conceção errada, mas comum: que o software de gestão de voluntários é uma despesa geral, em vez de um investimento na organização e no seu futuro.

Frequentemente a liderança acredita erroneamente que pode gerir os voluntários tão eficazmente utilizando folhas de cálculo ou outras ferramentas gratuitas. A verdade é que um SGV pode-lhe poupar muito dinheiro a longo prazo. Ao automatizar processos manuais e ao envolver voluntários online, o software pode ajudar as organizações a tornarem-se mais eficientes e racionalizadas. Isto significa que haverá menos tempo gasto em tarefas administrativas e mais tempo dedicado à programação e ao serviço dos clientes.

Quando se tenta ultrapassar obstáculos orçamentais relacionados com a obtenção de um SGV, é importante colocar-se no lugar daqueles que está a tentar convencer.

• Eles podem não ter uma boa noção do que o seu trabalho envolve.
• Podem ter pouco conhecimento sobre o que está disponível e o impacto que poderá ter na sua organização e na sua missão.
• Poderão estar a pensar no custo de outro software utilizado na organização e assumir que o software de gestão de voluntariado será igualmente caro.
• Poderão pensar que o seu programa de voluntariado pode simplesmente fazer uso de software de organização já existente, tais como soluções concebidas para Recursos Humanos ou Relações com Doadores.
• Poderão não ver o investimento de software como algo que realmente retribui mais à organização do que custa.

Tendo isto em mente, e/ou qualquer outra coisa relacionada que se lembre ao fazer a sua pesquisa e ao construir o seu argumento para obtenção de um SGV, melhorará as hipóteses de educar os outros para a sua visão.

Poderá deparar-se com algumas objeções específicas e comuns, pelo que aqui ficam algumas sugestões sobre como pode abordá-las.

Objeção 1: "Precisamos de minimizar os nossos custos gerais. Qualquer dinheiro gasto para melhorar a eficiência é simplesmente um custo 'geral' que poderia ser utilizado noutro lugar".

Esta é uma atitude desaconselhada. Na verdade, investir em ferramentas de produtividade pode poupar dinheiro às organizações a longo prazo e ajudá-las a cumprir a sua missão de forma mais eficaz. Embora ainda haja um longo caminho a percorrer, mais organizações estão a ver a luz. Três meses depois de Dan Pallotta ter dado um TED Talk sobre o mito dos custos gerais, a GuideStar, a Charity Navigator e a Better Business Bureau Wise Giving Alliance (três das principais fontes de dados sobre organizações sem fins lucrativos nos EUA), anunciam que estavam "a denunciar o "rácio de custos gerais” como um indicador válido do desempenho das organizações sem fins lucrativos". Pode ouvir a apresentação convincente de Dan no website do TED.

 A sua organização conseguiu ultrapassar o mito dos “custos gerais” para usar software profissional de contabilidade e/ou software de gestão de doadores? Se sim, pode utilizá-los como exemplos no seu argumento e estabelecer paralelos entre os benefícios que esses departamentos obtêm do seu software e os benefícios que obteria com a utilização de um SGV.

Objeção #2: "Não precisamos de software de Gestão de Voluntariado para sermos mais eficientes porque os voluntários são de graça".

É claro que todos sabemos que isso não é verdade, mas se essa ideia sequer passar pela cabeça da sua organização, irá precisar de fortalecer o seu argumento com números. Uma forma seria fazer uma simples análise do ROI que compare o custo de um software de gestão de voluntariado dedicado com a quantidade de tempo que pouparia se utilizasse um. Prefiro esta comparação em vez de uma comparação do custo do software com uma equivalência salarial das horas voluntárias adicionais, isto porque mais horas não se traduzem necessariamente em resultados que contribuem para a sua missão. (Veja a publicação no nosso blog Os dados dão-te a resposta errada quando tu colocas a questão errada).

Esta calculadora pode ajudar a demonstrar o valor do tempo que pode poupar com a utilização de um novo software de gestão de voluntariado.

Objeção #3: "Isto terá de esperar até ao nosso próximo ciclo orçamental".

 Esta é, de facto, uma grande notícia! Nota-se logo uma vontade de avançar. A partir daí, tem duas opções para decidir o seu próximo passo.

a) Dado que há trabalho a ser feito para selecionar o software que melhor se adapta à sua organização e que tem tempo para se preparar para a transição, comece já a trabalhar para que possa encaixar este trabalho na sua agenda confortavelmente de forma a ter um argumento estruturado, forte e pronto para a preparação do próximo orçamento. Descobrir quando novos itens do orçamento começam a ser considerados é uma excelente ideia, para que não perca a sua janela de oportunidade e para que possa realizar o seu pedido com antecedência.

b) Construa o seu argumento para obter o novo software e depois olhe para o orçamento já existente para ver se há alguma coisa que de bom grado prescindiria durante o resto do atual ciclo orçamental para começar com o seu novo SGV o quanto antes.

Aqui estão algumas outras dicas que lhe podem ser úteis enquanto prepara o seu argumento.

1. Faça a sua pesquisa e encontre um software de gestão de voluntariado que se adapte às suas necessidades. Há muitas opções por onde escolher e a que melhor se adapta às suas necessidades será aquela que mais facilmente demonstrará o seu valor para a sua organização. Pode ver uma lista com a variedade de opções de SGV juntamente com as classificações dos utilizadores em https://www.volunteersoftwarecomparisons.com/.
2. Referencie o tempo estimado total que poupará utilizando um SGV dedicado utilizando a calculadora de ROI, liste as coisas que poderá realizar com o tempo que poupará e os benefícios que isso trará à sua organização.
3. Inclua todos os potenciais benefícios indiretos da utilização de uma base de dados dedicada à gestão de voluntariado. Como por exemplo um envolvimento voluntário mais direto (preenchimento de mais turnos, recolha de mais dados sobre os resultados e maior satisfação dos voluntários), melhor segurança dos dados (redução de riscos) e uma formação de voluntários mais acessível (envolvimento voluntário mais eficaz e redução de riscos).
4. Encontre um voluntário ou outro membro da sua organização que esteja disposto a ajudar a defender a causa. Ter mais do que uma voz demonstrará que não é o(a) único(a) que acredita nisto e ajudará a construir apoio para o software dentro da sua organização.
5. Por último, contacte o fornecedor do software que melhor se adapta à sua organização. Faça-lhe uma descrição do ambiente do seu voluntariado, do envolvimento voluntário, dos desafios que enfrenta; é possível que eles tenham algumas dicas específicas que poderão ajudar.