Os dados dão-te a resposta errada quando tu colocas a questão errada

Os dados vão-te dar sempre a resposta errada quando tu fazes a pergunta errada. 

Porque é que as horas de voluntariado NÃO são o Santo Graal.  

Se uma organização sem fins lucrativos valoriza verdadeiramente o tempo dos seus voluntários (e todas alegam que o fazem), porque é que há sempre pressão nos Gestores de Voluntariado para aumentar continuamente o número de horas voluntariadas, sem sequer olhar para os resultados que são gerados com essas horas? 

“Quantas horas conseguimos dos voluntários?” é a questão errada, mas infelizmente é a questão na qual o setor atualmente se concentra. A questão certa é “Qual é a relação entre o número de horas de voluntariado que tivemos e o valor do que conseguimos alcançar?”. 

Considerem a informação abaixo sobre uma organização sem fins lucrativos hipotética. 

Na maior parte das organizações nas quais eu trabalhei, o feedback que a alta direção exige aos Gestores de Voluntariado concentra-se em relatórios como aquele apresentado acima e, na maior parte das vezes, o Gestor de Voluntariado será julgado como se estivesse a falhar no seu trabalho caso o número de horas de voluntariado tenha decrescido a cada ano. Em muitos casos essas horas são vistas como tempo que tem de ser “pago por” ou associado a serviços que não poderiam ser disponibilizados caso não se tivesse conseguido obter aquele tempo de voluntariado.

As duas assunções estão erradas. 

E que tal se adicionarmos mais alguns dados à conversa? (assuma por agora que o que esta organização faz é plantar árvores) 

Ao adicionarmos mais alguma informação, verificamos que esta Gestora de Voluntariado tem estado a fazer um ótimo trabalho e deveria ser congratulada por ter conseguido mais com menos. Como é que ela conseguiu? 

• Se calhar ela tinha atribuído demasiadas atividades às pessoas no passado e melhorou com a experiência.
• Ou talvez os voluntários tiveram um treino melhor e foram capazes de plantar árvores com maior facilidade e, portanto, conseguiram plantar mais árvores por hora.
• Ou então se calhar ela simplesmente comprou pás melhores.

Onde eu quero chegar é que na perspetiva de gestão de recursos, o ano 4 é muito melhor do que o ano 1. 

Quando a questão certa não é colocada, a resposta pode-nos deixar à deriva. 

Alguns de vós podem ter levantado as suas sobrancelhas quando leram o ponto “comprar pás melhores”, e se o fizeste é porque reconheceste que o custo dessas pás precisa de ser incluído de alguma forma nesta análise, receba uma palmadinha nas costas: está certo. Se, no entanto, o fizeste pensando que era errado gastar dinheiro em melhores pás quando tinhas a opção de deixar os teus voluntários trabalhar de forma ineficiente, já que eles são “de graça”, arranja alguém para te pontapear a traseira! 

Eu acredito que se nós valorizamos verdadeiramente o tempo dos nossos voluntários, nós devemos operar sob a premissa que nós estamos a gastar o tempo deles exatamente da mesma forma que gastamos dinheiro. E mais, da mesma forma que gastamos dinheiro, ou seja, gastando o mínimo possível para conseguir alcançar a nossa missão. 

Este é um princípio económico que suporta a minha crença no seguinte: o Princípio de Recursos Escassos. O elemento importante do Princípio de Recursos Escassos não é que não possa ser encontrado, mas sim que um recurso consumível só pode ser utilizado uma vez. Um único dólar não pode ser utilizado para fazer duas compras diferentes e uma pessoa não voluntariar a mesma hora a dois lugares diferentes. A forma como escolhemos gastar esse dólar ou a hora do nosso tempo demonstra a similaridade entre as duas. Como têm, de facto, naturezas semelhantes devemos tratá-las da mesma forma: 

Consumir o menos possível para conseguirmos alcançar a nossa missão.

Eu também reconheço que as vezes é mais difícil conseguir dinheiro do que horas de voluntariado, então a opção de comprar “melhores pás” pode não existir sempre, mas isso não anula o pensamento de olhar para o tempo de voluntariado como algo que se gasta, e como tal devemos tentar minimizar. Planear as atividades dos voluntários de forma que se adeque melhor às necessidades e melhorar o treino deles pode reduzir o número de horas consumidas com um custo baixo ou até de graça.
 

Os relatórios financeiros simples são uma ferramenta preguiçosa de gestão – mais ainda no caso das organizações sem fins lucrativos 

A adoção da abordagem acima explicada pode levar não só a um consumo mais eficiente dos recursos voluntários, mas também pode abrir a porta para uma melhor gestão de toda a organização. O relatório financeiro numa organização sem fins lucrativos apenas relata uma porção de toda a história. Pela natureza das organizações sem fins lucrativos, elas geralmente terminam cada ano com um saldo nulo. Os dólares que se gastam são iguais aos dólares que recebem. 

A seguinte tabela representa a essência dos relatórios financeiros no setor das organizações sem fins lucrativos (ainda que simplificado). Ela mostra os dois anos de uma organização a trabalhar em níveis similares financeiramente na medida em que eles nem têm lucro nem prejuízo, mas estão aparentemente a receber menos doações/receitas no ano dois. 

Vejamos como estes dois anos se comparam se adicionarmos algo de novo ao relatório. 

Com todas as outras coisas a serem iguais, o Ano 2 foi claramente melhor que o Ano 1 já que o mesmo trabalho foi feito enquanto se consumiu menos recursos. Se isto fosse de duas organizações diferentes e não dois anos dentro da mesma organização, para qual delas irias preferir fazer uma doação? 

Só os registos financeiros não iriam demonstrar as diferenças em termos de performance entre estes dois anos. Em ambos os anos a organização trabalhou com um orçamento equilibrado. 

O caminho para a resposta certa começa com a pergunta certa 

Graças à simplicidade aritmética de ambos os exemplos acima podem ver intuitivamente em qual ano houve a melhor performance. No entanto, a aplicação disto no mundo real requere alguns meios para comparar os dados com outros elementos semelhantes. O regresso da fórmula do investimento, 

       ROI = (Ganho obtido – Investimento) /Investimento 

Fornece-nos esse elemento comum. 

A chave para esta metodologia são três coisas.

1. O valor do tempo voluntariado é tratado como um ganho obtido, tal como as despesas financeiras
2. Os investimentos têm de ser seguidos e temos de dar um valor a esses outputs
3. Os outputs têm de estar em linha com as ambições associadas à missão da organização

Para algumas organizações, atribuir um valor aos investimentos pode ser relativamente fácil enquanto para outras isso pode representar o maior desafio para colocar este modelo em prática. Para organizações cujos investimentos são semelhantes a algo do setor lucrativo, será fácil calcular o valor monetário desses investimentos: utilize o mesmo valor que o setor comercial utiliza. Se a tua organização sem fins lucrativos faz declarações fiscais para as pessoas que precisam de ajuda com as declarações, mas não as podem pagar, utiliza o preço que iria ter que pagar se tivesse ido a um serviço comercial fazer uma. 

Para algumas organizações, atribuir um valor aos resultados pode ser bastante fácil, enquanto em outras pode representar o maior desafio para colocar esse modelo em prática. Para organizações cujos produtos são semelhantes a algo no setor com fins lucrativos, um valor monetário para esses produtos é fácil de derivar: use o mesmo valor que o setor comercial usa. Se sua organização sem fins lucrativos faz declarações de impostos para pessoas que precisam de ajuda, mas não podem pagar, use o preço que você pagaria se fosse a um serviço comercial para obter um. 

Noutras situações, colocar um valor de um dólar em algo como uma visita amigável a um hospital é mais difícil, mas é possível (ainda que seja fora do âmbito deste artigo). Nas situações onde é simplesmente impossível calcular os valores em dólar nos outputs da tua organização, o modelo ROI ainda pode ser utilizado, mas os resultados têm de ser interpretados de uma forma ligeiramente diferente porque os dólares são utilizados para avaliar os ganhos obtidos e outra coisa é utilizada para os investimentos. A equação foi elaborada para comparar maçãs a maçãs, no lugar de colocar o valor de um dólar a cada output, coloque um valor de Pontos de Missão onde os vários Pontos de Missão que são atribuídos aos vários investimentos indicam os graus relativos em qual cada um contribui para a tua missão.

Quais é que são os seus pensamentos sobre este tópico.