Não se esqueça das pessoas no Processo

Com o passar dos anos eu tive a oportunidade de escrever e editar centenas de artigos, relatórios, blogs e até alguns livros sobre voluntariado. 

Então quando a Susan Ellis me abordou há uns anos para escrever um módulo sobre o tópico “Entrevistar, Triagem, e colocação de voluntários” para o excelente programa de treino dela chamado Everyone Ready (todos prontos), eu fiquei entusiasmado com o processo de conseguir juntar tudo. 

Houve, no entanto, uma pequena diferença fundamental no tipo de escrita que era requerida. No lugar de criar texto para formandos/educandos lerem, este exercício exigia que eu escrevesse um “guião”, que poderia gravar mais tarde para que os estudantes pudessem ouvir. 

Agora isto pode não soar como algo que seja muito diferente da norma, mas acreditem em mim, apesar de toda a experiência que eu tenho, este exercício obrigou-me a repensar completamente o que eu escrevi, como eu estruturava o texto e ainda o tato com o qual eu descrevia vários elementos sobre o tema. 

É com agrado que digo que o produto final é excelente (ainda que seja eu próprio a dizê-lo) e a oportunidade de criar material de treino/formação e escrever de uma forma diferente do que eu costumo escrever, foi uma oportunidade de aprendizagem fantástica. 

Então o que tem a ver o facto de eu ser uma propagandista descarado pela Everyone Ready com o tópico mais falado deste mês? 

Bem, isto fez-me repensar a forma como nós, como Gestores de Programas de Voluntariado, precisamos de equilibrar a forma como recrutamos novos voluntários e lidamos com as nossas equipas de uma forma contínua. 

Em 2006, nós organizamos o Australasian Retreat for Advanced Volunteer Management (Retiro Australiano-asiático para a Gestão de Voluntariado) com o tema “Será que fomos longe demais?” O que nós tentamos nesse evento, foi perguntar a pessoas experientes na área de gestão de voluntariado se elas achavam que fomos “longe demais” ao profissionalizar o voluntarismo. E se pensavam que acabamos por tornar os nossos programas excessivamente impessoais para os nossos voluntários (novos e os que já temos) em todo o processo. 

O exercício de escrever este módulo de treino/formação para a Susan relembrou-me que é realmente importante que, de vez em quando, nós vejamos o que nós fazemos através dos olhos de uma audiência diferente, neste caso potenciais voluntários que viriam para a nossa organização pela primeira vez, para avaliarmos se o processo que estamos a usar para recrutar voluntários é realmente amigável e se é atrativo, e não um programa clínico e impessoal. 

Nós ouvimos falar muito sobre o novo tipo de voluntário que é muito confiante e arrojados, nunca nos devemos esquecer que muitas pessoas que procuram os nossos programas pela primeira vez, o próprio ato de telefonar para o nosso escritório pode ser um passo gigante num território desconhecido e por explorar.

Considere o seguinte:

• Como é que um potencial novo membro descobre as oportunidades de voluntariado que a sua organização oferece?
• Que mensagens é que eles recebem do seu website e outros tipos de materiais promocionais?
• O quão fácil é conseguir fazer com que alguém se sinta verdadeiramente envolvido?
• O quão frequentemente aplica inquéritos de acompanhamento?
• Quando alguém visita ou chama para o seu escritório pela primeira vez, como é que eles percecionam as suas operações? (localização física, pessoal da receção, decoração, etc.)

As questões acima (e outras tantas) não se aplicam apenas aos novos voluntários(as). Considere este tipo de questões quando pensa sobre os seus voluntários regulares. Há o risco que depois de passar algum tempo, tu estejas a tomá-los por garantidos? Assumindo-se que uma festa anual de uma semana com os voluntários irá compensar qualquer tipo de desleixo durante todo o ano?

O desafio dos nossos programas é encontrar aquele equilíbrio delicado entre apoiar e estar atento às necessidades dos voluntários, ao mesmo tempo que se é profissional em tudo o que nós fazemos, sendo que com recursos limitados isto tudo se torna mais difícil. Ao nos colocarmos no lugar dos voluntários de vez em quando, damos os primeiros passos para garantir que os nossos programas não ignoram a parte “voluntária” que integra este equilíbrio.

É importante relembrar que independentemente do que chamamos à nossa profissão: gestão de voluntariado, gestão de programas de voluntariado, desenvolvimento comunitário ou até gestão de recursos humanos ou gestão de equipa, nós estamos no jogo de envolver pessoas numa atividade com significado, e a minha mensagem neste mês é bastante simples. Certifique-se que não está a esquecer as pessoas em nome do processo ou progresso.

Então vamos lá ouvir o que tem a dizer:

• Tem dificuldade em dar tanta atenção aos seus voluntários como dá às papeladas que se vão acumulando à sua volta?
• Tens algumas dicas que gostarias de partilhar com outros sobre as formas como lidas com essas dificuldades?
• Já criou papeis inovativos que garantem que tanto os novos voluntários como os que já colaboram consigo, têm todo o apoio que precisam no seu programa?

Tem mais algum pensamento sobre este tópico que gostaria de partilhar?