Novas perspetivas sobre a recolha e retenção de dados

Qual foi última vez que fez um inventário dos dados que recolhe sobre os seus voluntários e/ou sobre os seus doadores? Como é que os utiliza, e como é que os armazena e quando é que os apaga? Aqui estão duas razões pelas quais este processo é importante: 

1. É obrigatório ser responsável com a custódia dos dados. Os seus voluntários e/ou doadores estão a confiar em si para gerir os dados deles e esperam que tenha as melhores práticas atuais. Aliás a palavra atual é importante aqui porque as práticas aceitáveis de gestão de dados mudam à medida que o tempo passa e podem, por vezes, ser difíceis de acompanhar.
2. O ênfase legislativo dado a isso irá provavelmente aumentar. O Regime Geral de Proteção de Dados (RGPD) previsto na Europa, impõe regras rigorosas sobre as formas como os dados são recolhidos, utilizados, retidos e destruídos. Ele também se aplica a organizações sem fins lucrativos, governos e a empresas, e as multas por incumprimento são elevadas. O Reino Unido continua a aplicar as mesmas regulações apesar de ter elaborado a sua própria versão do RGPD no pós-Brexit. Alguns estados nos EUA estão a atualizar as suas leis de forma semelhante desde novembro de 2020. O Governo Federal do Canadá também introduziu o Ato de Proteção de Privacidade para o Consumidor (“CPPA”), a primeira grande revisão das leis de privacidade do Canadá para o setor privado desde o Ato de Proteção de Informação Pessoal e Documentos Eletrónicos (“PIPEDA”) foi posto em prática em abril de 2000.

Aqui estão algumas questões fundamentais para se perguntar a si próprio(a):

• Precisamos mesmo de recolher e guardar todos estes dados? É uma questão simples, mas muitas organizações continuam a colocar perguntas na fase das candidaturas que, na verdade, já não são relevantes para eles.
• Recolhemos dados apenas nas alturas nas quais precisamos de o fazer?
• Apagamos os dados quando já não precisamos mais deles?
• Os voluntários e os doadores sabem que guardamos os dados, onde os guardamos, quem tem acesso a eles e o que fazemos com eles?
• Os nossos dados estão encriptados (quando estão no servidor) e quando estão em trânsito (na internet)? Isto impede que hackers consigam obter algo legível mesmo que eles consigam aceder á sua base de dados.

Vamos olhar para alguns trechos de informação um pouco mais raros que são recolhidos sobre os voluntários, por exemplo como pode reconsiderar a sua abordagem para a recolha, retenção e destruição dos dados. Enquanto esta lista certamente não é exaustiva, ela lhe dará uma ideia do que considerar para a sua organização.

Informações sobre os Contactos de Emergência 

• Fase da Recolha – Isto aparece na maior parte dos formulários de inscrição para voluntariado, mas caso se baseie no princípio de recolher dados apenas na altura na qual eles serão necessários, os formulários não deveriam ter esta parte. Alguns voluntários podem nem chegar ao processo de seleção, e sendo assim, estará a recolher dados pessoais desnecessariamente. É muito mais adequado recolher estes dados numa altura em que os voluntários já foram aceites.
• Fase da Verificação – Se já detém algumas informações sobre contatos de emergência dos seus voluntários, quando é que foi a última vez que os seus voluntários os reviram? Não há propósito algum de ter dados imprecisos ou desatualizados.
• Fase de Eliminação – Há razões para manter algumas informações sobre os voluntários depois de eles cessarem as suas atividades como voluntários, mas visto que nunca será necessário utilizar os contactos de emergência, poderá apagá-los nesta fase.
  

Tamanho das T-shirts 

• Quando recolher – Pergunte apenas quando o voluntário(a) tiver sido aceite. (isso poderia ser interpretado como uma questão do formulário que poderia ser base para algum tipo de discriminação.)
• Quando apagar – A partir do momento que entrega a T-shirt.

Referências

• Quando recolher – Pergunta apenas quando chegam à fase onde gostaria de contactar as referências.
• Quando apagar – A partir do momento que chegou ao ponto que nunca será necessário contactar as referências novamente.

Agora pode estar a pensar que isto poderá implicar gastar demasiado tempo, mas saiba que qualquer software de gestão de voluntariado deve ajudar a fazê-lo, especialmente quando comparado ao Excel ou ao papel. Pergunte sobre isto quando estiver à procura de novas opções de software.

Saiba mais sobre o software de gestão de voluntários e de relações com os doadores da Better Impact que poderá ajudar a enfrentar este desafio, e muitos mais.