7 elementos a tener en cuenta al buscar un software de gestión de voluntarios

A veces me preguntan mi opinión sobre el software de gestión de voluntarios. ¿Qué productos son los mejores? ¿Qué debe hacer el software? ¿Cuáles son las características y beneficios importantes? En este artículo, quiero brindarte mi perspectiva sobre siete cosas importantes a considerar al buscar software que te ayude en tu trabajo de participación voluntaria.

1 - Pon tus datos en orden primero

Recuerda que con cualquier software se aplica la regla de "basura adentro, basura afuera". No importa cuál sea el producto y lo que pueda hacer, si ingresas datos basura y/o no mantienes los datos actualizados, no te darás cuenta de los beneficios de invertir en un nuevo sistema.

Antes de desprenderse del dinero para un nuevo y brillante sistema de voluntarios, primero pon tu casa en orden. Asegúrate de que los datos que ya tienes sean precisos y que los procesos y las prácticas estén en su lugar, y que sean seguidos por todos los que trabajan con voluntarios para mantener los datos en óptimas condiciones.

2 - Almacenamiento de datos vs gestión de relaciones

¿Quieres simplemente almacenar los datos de los voluntarios para saber quiénes son tus voluntarios, sus datos de contacto, etc.? En algunas organizaciones, una hoja de cálculo de Excel puede hacer esto perfectamente. En otros, un producto destacado con algunas características más (intercambio de datos entre equipos, por ejemplo) podría funcionar, ya sea como un sistema voluntario independiente o como un módulo en un producto utilizado por otro equipo, por ejemplo: recaudación de fondos/desarrollo, membresía, recursos humanos, etc.

Por otro lado, es posible que estés buscando algo que vaya más allá del simple almacenamiento de datos. Es posible que desees: funciones de informes; la capacidad de comunicarse con los voluntarios por correo electrónico, SMS, WhatsApp, redes sociales, etc .; almacenamiento e intercambio de documentos; registro de horas de voluntariado; integración más completa con otros sistemas de la organización, etc. Si es así, busca sistemas que proporcionen un conjunto más completo de herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM por sus siglas en inglés) para voluntarios.

3 - Qué es esencial y qué es opcional

Antes de comenzar a comunicarse con los proveedores de software, ten muy claro lo que debe hacer el sistema nuevo y lo que sería bueno que hiciera. No todos los productos del mercado harán todo lo que necesitas, así que ten claro qué es lo que no es negociable. Esto le ayudará a preseleccionar potenciales opciones y a enfocar la discusión con los proveedores relevantes.

Si comienzas con una larga e inflexible lista en la que todo es un requisito esencial, prepárate para decepcionarte. Tendrás una opción muy limitada disponible o descubrirás que necesitas gastar más dinero para que alguien desarrolle un producto a tu medida.

4 – Pon a los voluntarios en control

Como individuos, queremos tener control sobre nuestras vidas y nuestra información. Queremos hacer las cosas en nuestros términos, no en los de otra persona. Un claro ejemplo es cómo nos hemos adaptado para hacer mucho más en línea durante la pandemia.

Las personas son iguales cuando se trata de voluntariado. Quieren mantener sus propios datos actualizados. Quieren tener el control del registro de sus horas. Quieren tener el control de cuándo te dan su tiempo. Quieren ver sus propios datos de informes personalizados. Y se sienten muy cómodos con el uso de la tecnología.

No quieren tener hablar contigo o con un colega cada vez que necesitan cambiar su disponibilidad, actualizar su dirección de correo electrónico o ver la cantidad actual de horas que han dado este año.

Busca un sistema que ponga a los voluntarios en control. ¿Pueden actualizar su perfil y disponibilidad? ¿Pueden presentar su solicitud en línea? ¿Pueden hacer todo esto fácilmente desde un smartphone (aplicación o navegador web)?

Es probable que los voluntarios que puedan hacerlo se sientan más felices y estén más comprometidos. En lugar de actualizar sus datos por ellos, podrás desviar tu atención y enfocarte en un trabajo más estratégico y de desarrollo.

5 - Pon a tus colegas en control

¿Tienes colegas (remunerados o no) que realizan el trabajo diario de participación voluntaria en toda tu organización? Si es así, busca un sistema que delegue la administración de los datos relevantes a estos colegas, en lugar de centralizarlo todo en ti.

 Aparte de las eficiencias operativas que se pueden obtener cuando los colegas son capaces de hacer las cosas de forma rápida y sencilla por sí mismos, también hay beneficios para ti. Si sus datos son actuales y precisos, los informes que genere de forma centralizada también lo serán. Eso significa que ya no tendrás que perseguir cosas como las cifras de contratación mensual, las horas registradas, etc.

6 - El acceso es una prioridad

Tú, tus colegas y los voluntarios deben poder acceder al sistema en diferentes momentos y en diferentes horarios. Si al sistema que elijas solo se puede acceder cuando uno está en la oficina, ¿cómo lo van a utilizar los que necesiten acceso fuera del sitio? Seamos realistas, ¡ahora todos estamos en esa posición!

Además, ¿pueden los proveedores de tu lista corta decirte con qué frecuencia sus servidores han estado inactivos, por cuánto tiempo y con qué frecuencia? Fundamentalmente, ¿este tiempo de inactividad fue planeado o inesperado?

Los voluntarios pueden necesitar acceso en horas impares y frustrarse si el sistema siempre está inactivo cuando lo necesitan. Del mismo modo, dependiendo de la ubicación de tu proveedor de software, el tiempo de inactividad de su sistema puede coincidir con sus horas de trabajo. Por ejemplo, si un proveedor de la costa oeste de Estados Unidos desconecta su sistema a la 1 a.m., hora local, un cliente del Reino Unido pierde el acceso a las 9 a.m., justo cuando comienza la jornada laboral.

7 - Asegúrate de que el proveedor sepa y entienda el compromiso de los voluntarios

Hay muchas empresas que ofrecen software para ayudar con el compromiso de los voluntarios. Algunos saben poco o nada sobre lo que hacemos, solo han notado un mercado potencial al que vender. Otros "entienden" el trabajo de liderar el compromiso de los voluntarios. No solo exponen en conferencias (¿se acuerdan de ellos?), sino que también asisten a capacitaciones y seminarios para desarrollar sus conocimientos. Incluso pueden realizar talleres sobre el compromiso de los voluntarios, centrados en temas que no se relacionan con la venta de su producto.

Cuanto más comprenda el proveedor elegido la realidad de tu trabajo, mejor relación de trabajo tendrá y más estrechamente alineado con tus necesidades será su software.

Mi observación final es esta. En la medida de lo posible, resiste la obligación de utilizar un software que no haya sido diseñado específicamente para la participación de voluntarios. Necesitas una herramienta especializada para un trabajo especializado. Recursos Humanos tiene una. La recaudación de fondos tiene una. La membresía tiene una. Tú también necesitas una. La participación de los voluntarios es demasiado importante para comprometer la calidad del software utilizado para respaldarla y facilitarla.