Cómo las reuniones pueden involucrar a los voluntarios en lugar de enfurecerlos

Participamos en muchos tipos diferentes de "reuniones" en donde "conocemos a gente nueva" y en las cuales "cumplimos objetivos", pero las reuniones tradicionales a menudo tienen mala reputación. Con tantas reuniones ineficaces, ineficientes o innecesarias, no es de extrañar que los voluntarios tengan poca paciencia para las reuniones. La ironía es que, aunque los voluntarios generalmente no buscan reuniones, sí buscan formas de conectarse y ser parte de equipos de alto rendimiento. Sin embargo, los equipos generalmente requieren reuniones de algún tipo. Por lo tanto, el desafío es fomentar una cultura de equipo productiva a través de reuniones bien dirigidas que involucran a los voluntarios en lugar de enfurecerlos.

Aquí te presentamos algunos consejos para aprovechar las reuniones para involucrar y empoderar a los voluntarios sobre todo cuando las estás facilitando tú o cuando equipas a los líderes voluntarios para que lo hagan, ya sea que se reúnan de forma presencial o en línea.

Las agendas son cruciales. Asegúrate de que el líder establezca una agenda con un propósito establecido para la reunión y comparta el propósito y la agenda con todos los participantes por adelantado.

Debes ser estratégico sobre la lista de asistencia. Determinar quién debe asistir a las reuniones es similar a decidir a quién invitar a un equipo. Considera quién es responsable de las decisiones que se toman en esta reunión, quién tiene habilidades valiosas o quién puede aportar para las decisiones, y cuya participación puede mitigar o evitar desafíos en el futuro. Recuerda que los voluntarios de hoy en día no quieren estar separados del personal; más bien buscan colaborar. La integración del personal y los voluntarios en las reuniones es importante para una colaboración exitosa.

Respeta el horario. Pon el ejemplo siendo eficiente y demuestra que valoras el tiempo de las personas al comenzar y terminar a tiempo.

Involucra a facilitadores calificados. Asegúrate de identificar claramente de antemano quién dirige la reunión. Para los equipos de voluntarios autodirigidos, la reunión debe ser facilitada por un líder de voluntarios, no un miembro del personal. Si la reunión o el proyecto es una colaboración entre el personal y los voluntarios, considera tener cofacilitadores o negociar por adelantado quién dirigirá la reunión para que nadie, incluidos los participantes de la reunión, se confunda o sorprenda.

Ten en cuenta el lenguaje corporal. Si los voluntarios están realmente comprometidos como socios, asegúrate de que todos los miembros del personal tengan en cuenta y eviten el lenguaje corporal que implica que ellos tienen la autoridad final. Si los asistentes a la reunión buscan continuamente la aprobación de un miembro del personal, ese miembro del personal debe usar frases como "Esta no es mi decisión, es la decisión del equipo" o "No necesitas mi permiso, esta decisión entra dentro de tu autoridad". Si todo lo demás falla (los viejos hábitos pueden ser difíciles de romper), el miembro del personal en cuestión debe abandonar la sala y simplemente solicitar que el equipo le informe su decisión.

Concluye con las medidas propuestas y los próximos pasos. Antes de concluir cualquier reunión, desarrolla y revisa las medidas propuestas o los próximos pasos y asegúrate de identificar a la persona responsable y la fecha límite para cada uno. Los nombres que pongas en las medidas propuestas son un reflejo de la relación y el nivel de autoridad que estás fomentando con los voluntarios. Si tu lista solo incluye nombres del personal, entonces los voluntarios pueden ser nada más que sellos de aprobación. Si la lista solo incluye los nombres de los voluntarios, podría implicar que el equipo es realmente un equipo de voluntarios autodirigido o que el personal no está dando un paso al frente para ser verdaderos compañeros de los voluntarios.

Usa las reuniones para fomentar la comunidad. Aunque las reuniones no son eventos sociales, pueden ser útiles para crear un sentido de comunidad al incorporar breves interacciones al principio u oportunidades de reflexión al final. Por ejemplo, al abrir con un mensaje para que cada asistente responda en vivo o por chat en línea, invitas a todos los participantes a compartir sus pensamientos, lo que establece un tono para que todos contribuyan. Esto establece el tono para una conversación atractiva, que debería ser el objetivo de la mayoría de las reuniones.

Asegúrate de que la reunión sea necesaria. Por supuesto, si comienzas a desarrollar la agenda y te das cuenta de que toda esta información se puede entregar con la misma eficacia por correo electrónico, simplemente cancela la reunión. La forma de asegurarse de involucrar, en lugar de enfurecer, es respetar el tiempo de todos y solo celebrar reuniones cuando haya asuntos reales que abordar.