Las personas que me conocen bien saben esto: me encanta planificar. Puedo volverme completamente loca cuando me sumerjo en un plan estratégico, un plan de programa o un plan de trabajo. Y, sin embargo, cuando se trata de abordar uno de los desafíos más generalizados que enfrentan las organizaciones impulsadas por voluntarios en la actualidad, incluso yo sigo esta regla de oro: no planifiques hasta que te hayas preparado.
Aunque puede ser tentador comenzar a desarrollar un plan de reclutamiento, si deseas un plan eficaz, primero evalúa estos cuatro factores que pueden estar impidiendo el éxito del reclutamiento: Políticas, Puestos, Prácticas y Personajes.
📝 Políticas
Ya sea que guíen los procesos de selección, los requisitos de capacitación, los procedimientos disciplinarios o los protocolos de seguridad, las políticas son vitales para garantizar una participación segura, consistente y eficaz. Sin embargo, a veces, las políticas sobreviven a su propósito o crean barreras involuntarias para participar como voluntarios. Por ejemplo, aunque una selección adecuada mitiga el riesgo, cuando se realiza esa selección, puede reducir la cartera de posibles voluntarios. Cuando las organizaciones requieren que se completen extensas verificaciones de antecedentes y el papeleo y las huellas dactilares relacionadas antes de ser entrevistados o asistir a una orientación, crean un retraso de días o incluso semanas. Ese tiempo de retraso puede impedir el reclutamiento, sin importar cuán buenas sean las tácticas de reclutamiento.
¿Puedes mantener tu compromiso con el manejo de riesgos pero realizar la revisión de antecedentes después de que hayas comenzado las entrevistas y la incorporación, comunicando claramente que la colocación depende de los resultados satisfactorios de una revisión de antecedentes? De esta manera, las primeras interacciones de los posibles voluntarios pueden centrarse en el desarrollo de relaciones en lugar de en el papeleo.
¿Qué otras políticas podrían estar socavando tu trabajo de reclutamiento?
👔 Puestos
No puedes revitalizar el reclutamiento si para lo que estás reclutando voluntarios no es atractivo para los posibles voluntarios ni significativo para tu misión. El punto óptimo para los puestos estratégicos de voluntarios es la superposición entre lo que los voluntarios quieren y lo que la organización necesita. Sin embargo, con las numerosas interrupciones de los últimos años, muchas personas han redefinido lo que quieren de las experiencias de voluntariado y trabajo. En consecuencia, ¡ese objetivo de superposición de puestos estratégicos se ha movido!
¿Las funciones que buscas desempeñar siguen siendo atractivas y significativas? Utiliza estas preguntas para evaluar las oportunidades que ofreces. El puesto es…
- ¿Estratégico? ¿Cuál es la diferencia que hará este voluntario y cómo se relaciona eso con tu misión?
- ¿Atractivo? ¿Un voluntario consideraría que este trabajo es significativo y agradable?
- ¿Viable en sitio o de forma virtual (o ambos)? ¿Se puede completar el trabajo fuera del sitio proporcionando más flexibilidad?
- ¿Respaldable? ¿La organización tiene la capacidad de respaldar la función a través de la capacitación necesaria y el apoyo del personal o del líder voluntario? ¿La organización cuenta con las políticas y los recursos necesarios para que el voluntario tenga éxito?
📚 Práctica
Las prácticas de participación de voluntarios incluyen la selección, capacitación, reconocimiento y más. Al igual que las políticas, son importantes para garantizar una participación coherente y respaldada, pero también como las políticas, a veces se mantienen solo porque "es la forma en que siempre hemos hecho las cosas" (incluso cuando ya no tienen un propósito útil). Por ejemplo, muchos museos tradicionalmente requerían meses o incluso años de capacitación para voluntarios para poder servir como guía de museos. Pero esas capacitaciones fueron diseñadas para preparar guías para recorridos tipo conferencia que desde entonces han sido reemplazados por experiencias más basadas en la investigación. Como tal, las capacitaciones se están acortando de cursos largos sobre pintores holandeses o dinosaurios jurásicos a sesiones de aprendizaje más flexibles e interactivas centradas en métodos de aprendizaje basados en objetos.
Al revisar las prácticas de capacitación, evalúa qué información necesita realmente un voluntario para comenzar su servicio y qué contenido se puede abordar a través de la educación continua o la capacitación en el trabajo.
👥 Personajes
Finalmente, antes de desarrollar un plan de reclutamiento, tómate el tiempo para comprender a tu grupo actual de voluntarios y priorizar grupos específicos de posibles voluntarios. Para hacer esto, es útil comprender el concepto de personajes. Los personajes son grupos de personas de ideas afines, aquellas que comparten intereses y motivaciones similares relacionadas con el voluntariado.
Para comenzar, identifica los personajes que ya existen entre los voluntarios actuales, luego decide entre 1 y 3 personajes a los que aspiras para ampliar el cuerpo de voluntarios. Por ejemplo, podrías identificar a "María", una jubilada reciente que busca retribuir, pero requiere flexibilidad porque ocasionalmente cuida a sus nietos. Mientras tanto, es posible que también quieras atraer a personas como "Nick", un estudiante de medicina que busca experiencia en salud comunitaria. Aunque Nick solo puede servir durante uno o dos semestres, Nick, y otros como él, aún aporta habilidades valiosas durante el tiempo que puede contribuir.
Con tus personajes aspiracionales en la mano, ya estás listo para comenzar a planificar.
Finalmente, un plan.
Un plan es importante, pero será mucho más eficaz si ya has ajustado las políticas y prácticas para maximizar el acceso al voluntariado, refinado los puestos que buscas cubrir e identificado los personajes actuales y aspiracionales para priorizar en tu trabajo de reclutamiento. Teniendo esto a la mano, estás listo para sumergirte en la planificación, ¡y deja que comience la diversión!
