Comercializa el programa de voluntariado de tu organización sin fines de lucro: 4 pasos críticos

El equipo de tu organización sin fines de lucro trabaja arduamente para mantener las operaciones funcionando sin problemas. Todo el personal trabaja para garantizar que tu organización obtenga suficientes ingresos, establezca relaciones efectivas, ejecute programas para cumplir su misión y más. Para aliviar parte de la carga de estos valiosos empleados y brindar apoyo adicional para las operaciones de tu organización, es probable que tu organización aproveche el trabajo voluntario junto con el apoyo del personal.

Tabla de Contenido:

1. Introducción
2. Identifica a tu audiencia
3. Facilita el envío de la solicitud para ser voluntario
4. Crea anuncios digitales que fomenten inscripciones de voluntarios
5. Da las gracias y enfatiza el impacto de tus voluntarios
6. Conclusión

Introducción

Los voluntarios son recursos indispensables para tu organización sin fines de lucro, ya que dan de su tiempo para ayudarte a organizar eventos, ejecutar programas y completar otras tareas de misión crítica.

Cuando tienes voluntarios impactantes de tu lado, éstos desempeñarán un papel clave para completar todo el trabajo necesario en tu organización para abordar tu misión. No solo eso, sino que también ayudarán a liberar el tiempo de tu personal, para que puedan concentrarse en otras tareas de toma de decisiones y desafíos a los que se enfrenta tu organización sin fines de lucro. Es por eso que reclutar a los mejores voluntarios bien vale la inversión inicial para tu organización.

En esta guía, analizaremos cómo puedes aprovechar tus estrategias de marketing para hacer correr la voz sobre el programa de voluntariado de tu organización y reclutar a las mejores personas que sean las más calificadas para tus tareas de voluntariado. Cubriremos los siguientes cuatro pasos críticos:

1. Identifica a tu audiencia.
2. Facilita el envío de la solicitud para ser voluntario.
3. Crea anuncios digitales que fomenten inscripciones de voluntarios.
4. Da las gracias y enfatiza el impacto de tus voluntarios.

Lo mejor es que gran parte de tu promoción y marketing para reclutar nuevos voluntarios encajará a la perfección en tu estrategia general de marketing para organizaciones sin fines de lucro. O, si tu estrategia de marketing sin fines de lucro necesita desarrollarse más, puedes usar este marco para llegar a los donantes, defensores, partes interesadas, constituyentes y otras personas importantes para tu misión.

1. Identifica a tu audiencia.

Uno de los factores clave de cualquier buena estrategia de marketing es identificar la audiencia a la que deseas atraer. Esto te ayudará a diseñar tus estrategias y mensajes de marketing para llegar mejor a esa audiencia en particular.

Las diferentes organizaciones sin fines de lucro se dirigen a diferentes audiencias para sus programas de voluntariado, dependiendo de los tipos de tareas que deben realizar. Por ejemplo, no te dirigirías a estudiantes universitarios con pocas calificaciones si estás buscando un contador público certificado que ofrezca su tiempo como voluntario para tus necesidades de contabilidad de tu organización sin fines de lucro. En vez de eso, te comunicarías a través de redes de profesionales dedicados a la contabilidad para ver si alguien estaría interesado en dar de su tiempo.

Cuando piensas en tu propio programa de voluntariado, ¿qué puestos estás tratando de cubrir? ¿Cómo entusiasmarás a las personas adecuadas para cubrir esos puestos? Por ejemplo, estás buscando:

• ¿Personas altamente calificadas para tareas de oficina específicas? Puedes estar buscando un contador público certificado, un diseñador gráfico con experiencia o un redactor publicitario consumado para ayudar a tu organización con tareas específicas en la oficina.
• ¿Un gran volumen de personas que pueden realizar trabajos no especializados? Por ejemplo, si organizas un evento, puedes necesitar muchas personas dispuestas a ayudar con el control de multitudes y la ejecución de diversas actividades del evento.
• ¿Individuos a largo plazo para que vuelvan semana tras semana? Si planeas ayudar a las personas a desarrollar una habilidad que necesitarás una y otra vez, busca personas que puedan regresar una y otra vez de manera regular. Por ejemplo, puedes capacitar a alguien en las necesidades del cuidado de niños para uno de tus programas y luego invitarlo a que venga regularmente para ayudar a ejecutar el programa.

El primer paso esencial para promover de manera efectiva tu programa de voluntariado es decidir quiénes serán tus voluntarios ideales. Considera los trabajos que necesitas que cubran y los candidatos ideales para cada uno de esos trabajos.

Esto no solo te ayudará a llegar únicamente a las personas más relevantes, sino que también ayudará a tu organización a encontrar personas que estarán encantadas de realizar los trabajos que necesitas. Luego, puedes retener a esos voluntarios durante los siguientes años porque estarán entusiasmados de regresar y ayudar a tu organización una y otra vez.

2. Facilita el envío de la solicitud para ser voluntario

Una vez que hayas definido los puestos que necesitas cubrir en tu organización y las personas a las que deseas invitar a ser voluntarios para tu causa, puedes comenzar a pensar en el proceso de solicitud.

Esta es tu oportunidad de aumentar las tasas de conversión para tu programa de voluntariado. Los procesos de solicitud largos y tediosos tienen más probabilidades de ser abandonados por tu audiencia. Considera las formas en que puedes facilitar el encontrar las páginas de la solicitud y completar el proceso de registro.

Por ejemplo, tu organización debe seguir los siguientes pasos:

• Mover el proceso de solicitud en línea. Si simplemente pides a los voluntarios que lleguen en un día y hora específicos, estás perdiendo una valiosa oportunidad de recopilar información sobre tus voluntarios para informar aún más a tu público objetivo sobre oportunidades futuras. Además, cuando se registran con anticipación, los voluntarios sentirán la responsabilidad de asistir.
• Crea intereses generales para tu formulario de solicitud. Tu programa de voluntariado puede ofrecer muchas formas en las que los voluntarios pueden involucrarse. Asígnales un nombre y proporciona descripciones para cada área de interés y permite que los voluntarios indiquen en tu formulario cuáles son sus áreas de interés. Esto ayudará a que un voluntario te comunique claramente cómo le gustaría contribuir y, al mismo tiempo, guiará las conversaciones que tienes con los voluntarios a lo largo de la etapa de incorporación a medida que los asignas a puestos adecuados para ellos.
• Haz que enviar la solicitud en línea sea fácil para tus voluntarios a partir de tus materiales de marketing digital. Recuerda colocar tu formulario de solicitud en línea en el sitio web de tu organización y, en particular, en las páginas sobre tu programa de voluntariado. Los voluntarios visitan tu sitio para obtener más información y, mientras tengas su atención e interés, proporciónales una forma de actuar e involucrarse enviando su solicitud a través de tu formulario de inmediato. Además, incluye enlaces a tu solicitud dentro de tus campañas de correo electrónico y anuncios digitales para también captar a tu audiencia con los materiales de divulgación. Además, al rastrear quién hace clic en qué material, tendrás una mayor visibilidad de qué estrategias de marketing son más efectivas para cada audiencia.

La información recopilada de tu formulario de solicitud en línea se puede registrar automáticamente en el perfil de cada voluntario al usar un software de administración de voluntarios. Esto también te ayudará a llegar a estas personas durante futuras campañas de marketing.

3. Crea anuncios digitales que fomenten inscripciones de voluntarios

Algunas de tus actividades de marketing para voluntarios deberán planificarse cuidadosamente y dirigirse a personas específicas. Por ejemplo, si estás buscando un diseñador gráfico experimentado, puedes comunicarte con un profesor de diseño gráfico avanzado de tu universidad local y preguntarle si a algún estudiante le gustaría ser voluntario.

Sin embargo, otras oportunidades requerirán un alcance más amplio para que tu organización atraiga a las personas que necesita para organizar un evento, ejecutar un programa o completar otras actividades. En estos casos, es probable que debas correr la voz a través de un público más amplio. ¿Buscas una forma impactante de llamar su atención? Crea anuncios digitales para tu organización sin fines de lucro.

Aunque muchas organizaciones dudan en utilizar anuncios digitales para comercializar sus oportunidades, la Guía de publicidad sin fines de lucro de Feathr confirma que las organizaciones pueden usar una parte de su presupuesto para anuncios sin fines de lucro. De hecho, de acuerdo con el mismo artículo, alrededor del 60% de las organizaciones sin fines de lucro tienen partes de su presupuesto específicamente destinadas a anuncios digitales.

4. Da las gracias y enfatiza el impacto de tus voluntarios

Las organizaciones sin fines de lucro se enfocan en su tasa de retención de donantes para recaudar fondos adicionales, pero a menudo se olvidan del valor detrás de su tasa de retención de voluntarios. Los voluntarios ayudan a liberar tiempo adicional de tu personal. Por lo tanto, cuantos más voluntarios puedas retener, más tiempo le podrás ahorrar a tu personal.

Puedes aumentar aún más el ROI de tus esfuerzos de marketing aumentando tu tasa de retención de voluntarios. Esto comienza con estrategias efectivas de administración y simplemente dando las "gracias" a tus voluntarios.

Asegúrate de que tu estrategia de marketing para voluntarios incluya un paso que te permita mostrar tu aprecio por el arduo trabajo de tus voluntarios. Podrías decidir:

• Enviar un correo electrónico de seguimiento agradeciéndoles por su arduo trabajo inmediatamente después de que contribuyan con su tiempo.
• Enviar una nota de agradecimiento escrita a mano de tu coordinador de voluntarios, expresando agradecimiento personalizado por su tiempo.
• Llamar a tus voluntarios por teléfono para agradecerles verbalmente por su tiempo. Sé específico con exactamente cómo ayudaron a tu organización y tu misión más amplia durante estas conversaciones.
• Proporciona materiales de tu marca como regalo de agradecimiento físico durante o después de que el voluntario pase tiempo en tu organización. ¡Esto también se convertirá en marketing gratuito para ti en el futuro!

No es necesario elegir cuál de estas estrategias funciona mejor para tu organización. Puedes usar varias opciones o incluso todas para mostrar tu agradecimiento. Cuando te comuniques para darles las gracias, tu organización debe enfatizar el impacto que tus colaboradores tuvieron en tu causa.

Destaca un servicio tangible que brindaron. Por ejemplo, podrías decir: "¡Tu generoso tiempo empacando mochilas escolares ayudó a proporcionar útiles escolares para 100 niños en tu comunidad!”

Los voluntarios contribuyen con su tiempo porque quieren hacer la diferencia para tu causa. Al explicar que su tiempo y esfuerzo están marcando la diferencia, tu organización mostrará el valor de su trabajo y los animará a seguir regresando.

Conclusión

A veces el tiempo es incluso más valioso que el dinero. Este suele ser el caso de un programa de voluntariado impactante. Conectar a las personas adecuadas con las oportunidades adecuadas ayuda a desarrollar tu programa de voluntariado y te permite lograr más con menos. 

Utiliza estos cuatro pasos críticos para crear tu propia estrategia de marketing para conectar a las mejores personas posibles con tus oportunidades más urgentes. Luego, retenlas a largo plazo. ¡Buena suerte!

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