Comment utiliser les données pour bâtir votre dossier commercial afin d’obtenir le budget pour l’acquisition d’un logiciel de gestion des bénévoles

Il ne fait aucun doute que les logiciels de gestion des bénévoles (VMS) peuvent être d’une aide précieuse pour les organisations caritatives et à but non lucratif. Cependant, lorsqu’il s’agit d’en établir le budget, de nombreux organismes caritatifs sont réticents à en assumer le coût. Les dirigeants voient l’étiquette de prix et pensent immédiatement à toutes les autres choses auxquelles leur argent pourrait servir — comme le financement de programmes ou la dotation de personnel. Cependant, cette façon de penser est basée sur une mauvaise perception très répandue : le logiciel de gestion des bénévoles est un frais général, plutôt qu’un investissement dans l’organisation et son avenir.

Les dirigeants pensent à tort qu’ils peuvent gérer les bénévoles tout aussi bien à l’aide de feuilles de calcul ou d’autres outils gratuits. En réalité, un VMS peut permettre d’économiser beaucoup d’argent à long terme. En automatisant les processus et en effectuant l’embauche des bénévoles par un processus en ligne, le logiciel peut aider les organisations à simplifier leur processus et le rendre plus efficaces. Cela signifie moins de temps consacré aux tâches administratives et plus de temps consacré à la programmation et au service à la clientèle.

Lorsque vous tentez de surmonter les obstacles liés au budget que vous pourriez rencontrer en effectuant l’acquisition d’un VMS, il est important de vous mettre à la place de ceux que vous essayez de convaincre.

• Ils peuvent ne pas comprendre ce qu’implique votre travail.
• Ils peuvent avoir un manque de connaissance de ce qui est disponible et de l’impact que cela pourrait avoir sur votre organisation et sa mission.
• Ils peuvent penser au coût des autres logiciels utilisés dans l’organisation et supposer que le logiciel de gestion des bénévoles sera tout aussi coûteux.
• Ils peuvent penser que votre programme de bénévolat peut simplement utiliser les logiciels existants de l’organisation, tels que les solutions conçues pour la gestion des ressources humaines ou les relations avec les donateurs.
• Il se peut qu’ils ne considèrent pas l’investissement dans les logiciels comme quelque chose qui rapporte plus à l’organisation qu’il ne coûte.
  

En gardant ces éléments à l’esprit, ainsi que tout autre élément connexe auquel vous pouvez penser, lors de vos recherches et de l’élaboration de votre dossier commercial, vous augmenterez vos chances de sensibiliser les autres à votre vision.

Vous risquez de vous heurter à certaines objections spécifiques courantes ; voici donc quelques suggestions sur la manière de les aborder.

Objection n° 1 : « Nous devons minimiser nos frais généraux. Toutes les sommes dépensées pour améliorer l’efficacité ne sont que des “frais généraux” qui pourraient être mieux utilisés ailleurs. »

Cette attitude est mal avisée. En fait, investir dans des outils de productivité peut permettre aux organisations d’économiser de l’argent à long terme et les aider à accomplir leur mission plus efficacement. Bien qu’il y ait encore beaucoup de chemin à parcourir dans ce domaine, de plus en plus d’organisations voient la lumière. Trois mois après que Dan Pallotta a donné une conférence TED sur le mythe des frais généraux, GuideStar, Charity Navigator et le Better Business Bureau Wise Giving Alliance (trois principales ressources pour les données sur les organisations à but non lucratif aux États-Unis) ont annoncé qu’ils « dénonçaient le “ratio des frais généraux” comme un indicateur valable de la performance des organismes sans but lucratif ». Vous pouvez écouter le discours convaincant de Dan sur le site Web de TED.

Votre organisation a-t-elle suffisamment dépassé le mythe des frais généraux pour utiliser un logiciel de comptabilité professionnel et/ou un logiciel de gestion des donateurs ? Si c’est le cas, vous pouvez les utiliser comme exemples dans votre analyse de rentabilité et établir un parallèle entre les avantages que ces services tirent de leurs logiciels et ceux que vous tireriez d’un VMS.

Objection n° 2 : « Nous n’avons pas besoin d’un logiciel de gestion des bénévoles pour être plus efficaces, car les bénévoles sont gratuits. »

Bien sûr, nous savons tous que ce n’est pas vrai, mais si l’idée même de cela résonne dans votre organisation, vous devez démontrer votre cas avec des chiffres. Une façon de le faire serait d’effectuer une simple analyse du retour sur investissement qui compare le coût d’un logiciel de gestion des bénévoles dédié à la valeur du temps que vous économiserez en l’utilisant. Je préfère cette comparaison à celle qui consiste à comparer le coût du logiciel à une équivalence salariale d’heures de bénévolat supplémentaires, car un plus grand nombre d’heures ne se traduit pas nécessairement par des résultats qui contribuent à votre mission. (Voir notre publication de blogue Les données vous donnent la mauvaise réponse lorsque vous posez la mauvaise question).

Ce calculateur peut vous aider à démontrer la valeur du temps que vous pouvez économiser grâce à l’utilisation d’un nouveau logiciel de gestion des bénévoles.

Objection n° 3 : « Cela devra attendre notre prochain cycle budgétaire ».

Celle-ci est en fait une excellente nouvelle ! À première vue, elle démontre une volonté d’aller de l’avant. À partir de là, vous avez plusieurs options pour votre prochaine étape.

a) Étant donné qu’il y a du travail à faire pour sélectionner le logiciel qui convient le mieux à votre organisation et du temps pour préparer la transition, commencez dès maintenant afin de pouvoir intégrer confortablement le travail dans votre emploi du temps et d’avoir une excellente analyse de rentabilité prête pour la préparation du prochain budget. Il est bon de se renseigner sur la date à laquelle les nouveaux postes budgétaires commencent à être examinés, afin de ne pas manquer l’occasion et de pouvoir présenter votre demande à temps.

b) Établissez votre analyse de rentabilité pour l’acquisition du nouveau logiciel, puis examinez votre budget existant pour voir s’il n’y a pas quelque chose dont vous seriez heureux de vous priver pour le reste du cycle budgétaire actuel afin de commencer à utiliser votre nouveau VMS le plus tôt possible.

Voici quelques autres conseils qui pourraient vous être utiles lors de la préparation de votre dossier commercial.

1. Faites vos recherches et trouvez le logiciel de gestion des bénévoles qui répond à vos besoins. Vous avez le choix entre de nombreuses options et celle qui répond le mieux à vos besoins sera celle dont la valeur est la plus facile à démontrer pour votre organisation. Vous pouvez consulter une liste de diverses options de VMS ainsi que les évaluations des utilisateurs sur https://www.volunteersoftwarecomparisons.com/.
2. En vous référant à l’estimation du temps total que vous économiserez en utilisant un VMS dédié à partir du calculateur de retour sur investissement du logiciel, énumérez les tâches que vous serez en mesure d’accomplir avec le temps gagné et les avantages que cela apportera à votre organisation.
3. Incluez tous les avantages potentiels indirects de l’utilisation d’une base de données dédiée à la gestion des bénévoles. Il peut s’agir, par exemple, d’un engagement plus direct des bénévoles (en pourvoyant plus de postes, en recueillant plus de données sur les résultats et en augmentant la satisfaction des bénévoles), d’une meilleure sécurité des données (réduction des risques) et d’une formation des bénévoles plus accessible (engagement plus efficace des bénévoles et réduction des risques).
4. Trouvez un bénévole ou un autre membre du personnel qui soit prêt à vous aider à défendre la cause. Le fait d’avoir plus d’une voix montrera que vous n’êtes pas le seul à y croire et contribuera à renforcer le soutien d’un tel logiciel au sein de votre organisation.
5. Enfin, contactez le fournisseur qui, selon vous, possède le logiciel le mieux adapté à votre organisme. Décrivez votre environnement d’engagement bénévole et les défis auxquels vous êtes confronté ; ils ont peut-être des conseils spécifiques qui pourraient vous aider.