Cuando los voluntarios quedan en el olvido: por qué los sistemas de incorporación son más importantes que la selección de personal

No hace mucho, tuve uno de mis momentos más embarazosos como líder de voluntarios.

Trabajaba en una organización en la que no faltaban personas que querían ayudar. El problema no era la contratación, sino la capacidad. Sencillamente, no teníamos suficientes puestos disponibles para todas las personas que solicitaban ser voluntarias.

Al igual que muchos gestores de voluntarios, yo hacía el seguimiento de las solicitudes en una hoja de cálculo mientras hacía malabarismos con todo lo demás. Cuando se abría una vacante, miraba a los solicitantes más recientes y empezaba a incorporarlos. Parecía eficiente. Parecía manejable.

Hasta que un día me di cuenta de algo que me revolvió el estómago.

Respiré hondo y empecé a llamar por teléfono.

Algunas personas no me devolvieron los mensajes y, sinceramente, no puedo culparlas. Pero muchas seguían interesadas en ser voluntarias, lo que fue sorprendente e increíblemente alentador. Esas conversaciones me ayudaron a recuperar la confianza con esos voluntarios y a proteger la reputación de la organización.

Y lo que es más importante, ese momento cambió mi forma de enfocar la participación de los voluntarios. Fue la chispa que me hizo darme cuenta de que necesitábamos un sistema mejor.

La captación no es el problema

Tras un reciente seminario web para nuevos líderes de voluntarios, preguntamos a los participantes por sus mayores retos. Una y otra vez aparecían los mismos temas.

En otras palabras, el mayor reto no era la captación de voluntarios. Era todo lo que ocurría entre el interés y la activación.

Cuando la incorporación es confusa, incoherente o excesivamente complicada, incluso los voluntarios más entusiastas pueden perder el impulso.

La incorporación no es papeleo, es compromiso

Es fácil pensar en la incorporación como una lista de tareas: solicitudes, comprobaciones de antecedentes, orientación, formación, formularios y más formularios. Pero desde la perspectiva del voluntario, la incorporación es algo muy diferente. Es su primera experiencia con la organización. Cada paso aumenta o disminuye el compromiso.

Cuando la incorporación dura meses sin comunicación, los voluntarios empiezan a preguntarse si siguen siendo necesarios. Cuando las expectativas no están claras, pueden dudar en continuar. Y cuando no existen sistemas para hacer un seguimiento de los progresos, incluso los líderes de voluntarios mejor intencionados pueden perder voluntarios accidentalmente en el proceso.

Créame, he pasado por eso.

El poder de hacer una pausa para crear un sistema

Una de las mayores lecciones que he aprendido es la siguiente: a veces lo más productivo que puedes hacer es una pausa. Una pausa de un día. Una pausa de una semana. Tómate tu tiempo para ver cómo están las cosas y crear un sistema que funcione.

Porque una vez establecido un sistema, el trabajo se vuelve mucho menos abrumador. En lugar de reaccionar constantemente a los correos electrónicos y las solicitudes, empiezas a ver un camino claro hacia adelante. Puedes hacer un seguimiento de la situación de los voluntarios en el proceso, comunicarles las expectativas desde el principio y mantener a la gente interesada mientras esperan para empezar.

Y hay algo de lo que muchos gestores de voluntarios no se dan cuenta al principio: los voluntarios pueden ayudarle a crear y gestionar ese sistema.

• Realizar entrevistas
• Apoyar la formación y la incorporación
• Ayudar a hacer un seguimiento de las solicitudes
• Realizar el seguimiento de los nuevos candidatos
• Acompañar a los nuevos voluntarios

Cuando crea funciones que apoyan su proceso, reduce su carga de trabajo al tiempo que refuerza el programa.

Próximo Webinar - Organizado por Better Impact

De la solicitud a la activación: Diseñar un proceso de incorporación que reduzca el ghosting y genere compromiso

Jueves, 2 de abril de 2026 9am-10am PST - 12pm-1pm EST - 5pm-6pm GMT

• Por qué los voluntarios son "fantasmas" durante la incorporación y cómo evitarlo
• Cómo diseñar un proceso de incorporación más saludable y con menos fricciones
• Sistemas y herramientas prácticas para hacer un seguimiento de los candidatos y agilizar la comunicación

Karin Henderson, profesional de la captación de voluntariosde CVA

Angela Williamson, Consultora de Captación de Voluntariosde CVA

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Angela Williamson, CVA y yo conectamos a través de la increíble red de CVAs y rápidamente descubrimos que compartimos la misma misión: ayudar a los líderes de voluntarios a construir sistemas sostenibles que reduzcan la fricción y el agotamiento. Angela aporta una profunda experiencia en los sistemas y herramientas que hacen que los programas de voluntariado funcionen sin problemas, y juntos estamos combinando la estrategia y la implementación.

Una mejor experiencia de voluntariado comienza con el primer paso

Si usted es nuevo en la gestión de voluntarios, o siente que está "construyendo el avión mientras lo pilota" - por favor, sepa esto: usted no está solo. Muchos de nosotros hemos tenido esos momentos en los que nos damos cuenta de que algo en nuestro sistema no está funcionando tan bien como podría.

Pero en esos momentos también empieza el crecimiento.

A veces todo lo que se necesita es dar un paso atrás, construir un camino más claro y crear un proceso que funcione tanto para usted como para sus voluntarios. Porque cuando la incorporación funciona bien, todo lo que viene después resulta más fácil.