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Nuevas perspectivas en la recopilación y retención de datos

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¿Cuándo fue la última vez que hiciste un inventario de los datos que recopilas sobre tus voluntarios y/o donantes, cómo los usas, cómo los almacenas y cuándo los eliminas? Aquí hay dos razones por las que este proceso es importante:

  1. Es necesario para la custodia responsable de los datos. Tus voluntarios y/o donantes confían en ti para administrar sus datos utilizando las mejores prácticas de la actualidad. Actualidad es una palabra importante aquí, ya que las prácticas aceptables en la gestión de datos cambian con el tiempo y, a veces, es difícil mantenerse al día.

  2. Es probable que aumente el énfasis que se le concede a través de la legislación. El Reglamento General de Protección de Datos de Europa (RGPD) impone reglas estrictas sobre como se recopilan, utilizan, conservan y destruyen los datos. Se aplica a organizaciones sin fines de lucro, gobiernos y empresas por igual y las multas por incumplimiento son considerables. El Reino Unido continúa aplicando las mismas regulaciones del RGPD a través de su propia versión posterior al Brexit. Algunos estados de Estados Unidos están actualizando sus leyes de manera similar y, en noviembre de 2020, el gobierno federal de Canadá introdujo una legislación conocida como Ley de Protección de la Privacidad del Consumidor ("CPPA" por sus siglas en inglés), la primera revisión importante de las normas de la ley de privacidad de Canadá en el sector privado desde la Ley de Protección de la Información Personal y Documentos Electrónicos (“PIPEDA” por sus siglas en inglés) entró en vigor en abril de 2000.
Aquí hay algunas preguntas clave que debes hacerte:
  • ¿Realmente necesitamos recopilar y almacenar todos estos datos? Es una pregunta simple, pero he visto a muchas organizaciones que hacen preguntas sobre aplicaciones que ya no son relevantes para ellas.
  • ¿Recopilamos datos solo en el momento en que los necesitamos?
  • ¿Eliminamos datos una vez que ya no los necesitamos? ¿Los voluntarios y/o donantes conocen los datos que almacenamos, dónde los almacenamos, quién tiene acceso a ellos y qué hacemos con ellos?
  • ¿Están nuestros datos cifrados en reposo (mientras están en el servidor) y en tránsito (a través de Internet)? Esto evita que los piratas informáticos obtengan algo legible incluso si se apoderan de tu base de datos.

Como ejemplo, veamos algunos datos comunes que se recopilan sobre los voluntarios y cómo es posible que desees reconsiderar tu enfoque para su recopilación, retención y eliminación. Aunque ciertamente no es una lista completa, te dará una idea suficiente de lo que debes considerar en tu propia organización.

Información de Contacto en caso de Emergencia

  • Recopilación - Aparece en muchos formularios de solicitud de voluntariado, pero no debería basarse en el principio de recopilar datos solo en el momento en que los necesitamos. Algunos voluntarios nunca logran pasar por el proceso de admisión y, como tal, se trata de retener datos personales innecesariamente. Un mejor momento para recopilar esto es cuando realmente se los acepta como voluntarios.
  • Verificación - Si actualmente registras la información de contacto de emergencia de tus voluntarios, ¿cuándo fue la última vez que ellos la revisaron? No tiene sentido retener datos inexactos.
  • Eliminación - Existen razones para retener cierta información de los voluntarios después de que ya no sean voluntarios, pero dado que nunca necesitarás comunicarte con un contacto de emergencia, esto debe eliminarse en esta etapa.

Tamaño de las camisetas

  • Recopilación - Pregunta solo cuando el voluntario haya sido aceptado. (¿Podría esto interpretarse alguna vez como una pregunta en el formulario de solicitud que podría usarse como base para la discriminación)?
  • Eliminación - Una vez que entregues la camiseta.

Referencias

  • Recopilación - Pregunta solo cuando llegues a la etapa en la que te gustaría contactar a las referencias.
  • Eliminación - Tan pronto como llegues al punto en el que no tendrás que volver a consultarlos nunca más.

Si bien puedes pensar que puede llevar demasiado tiempo mantenerse al día con esto, cualquier buen software de gestión de voluntarios debería ayudar a que esto sea más fácil, especialmente en comparación con Excel o papel. Pregunta sobre esto cuando explores nuevas opciones de software.  

Conoce cómo el software de gestión de voluntarios o relaciones con los donantes de Better Impact puede ayudarte a enfrentar este desafío y muchos otros más.