Comment monter un dossier pour obtenir un logiciel de gestion des volontaires ?

Il ne fait aucun doute que les logiciels de gestion des volontaires (VMS) peuvent être d'une aide précieuse pour les organisations caritatives et à but non lucratif. Cependant, lorsqu'il s'agit d'en établir le budget, de nombreuses organisations caritatives sont réticentes à en assumer le coût. Les dirigeants voient le prix et pensent immédiatement à toutes les autres choses auxquelles leur argent pourrait servir - comme le financement de programmes ou la dotation en personnel. Cependant, cette façon de penser est basée sur une idée fausse : le logiciel de gestion des bénévoles est un coût indirect, plutôt qu'un investissement dans l'organisation et son avenir.

Les dirigeants pensent à tort qu'ils peuvent gérer les volontaires tout aussi bien en utilisant des feuilles de calcul ou d'autres outils gratuits. En réalité, un SGV permet d'économiser beaucoup d'argent à long terme. En automatisant les processus manuels et en engageant les volontaires en ligne, le logiciel peut aider les organisations à devenir plus efficaces et plus rationnelles. Cela signifie moins de temps consacré aux tâches administratives et plus de temps consacré à la programmation et au service des clients.

Lorsque vous essayez de surmonter les obstacles budgétaires auxquels vous pourriez être confronté en essayant d'acquérir un VMS, il est important de vous mettre à la place de ceux que vous essayez de convaincre.

• Il se peut qu'ils ne comprennent pas ce que votre travail implique.
• Ils peuvent ne pas savoir ce qui est disponible et l'impact que cela pourrait avoir sur votre organisation et sa mission.
• Ils peuvent penser au coût des autres logiciels utilisés dans l'organisation et supposer que le logiciel de volontariat sera tout aussi onéreux.
• Ils pensent peut-être que votre programme de bénévolat peut simplement utiliser les logiciels existants de l'organisation, tels que les solutions conçues pour les ressources humaines ou les relations avec les donateurs.
• Ils ne voient peut-être pas l'investissement dans un logiciel comme quelque chose qui rapporte plus à l'organisation qu'il ne lui coûte.

En gardant ces éléments à l'esprit, ainsi que tout autre élément connexe auquel vous pouvez penser, lorsque vous effectuez vos recherches et que vous élaborez votre dossier, vous augmenterez vos chances d'éduquer les autres à votre vision.

Il se peut que vous vous heurtiez à certaines objections courantes, voici donc quelques suggestions sur la manière de les aborder.

Objection 1 : "Nous devons réduire nos frais généraux. Tout l'argent dépensé pour améliorer l'efficacité est simplement de l'argent qui pourrait être mieux utilisé ailleurs".

Cette attitude est erronée. En fait, investir dans des outils de productivité peut permettre aux organisations d'économiser de l'argent à long terme et les aider à accomplir leur mission plus efficacement. Bien qu'il reste encore beaucoup de chemin à parcourir dans ce domaine, de plus en plus d'organisations sont en train de voir la lumière. Trois mois après la conférence TED de Dan Pallotta sur le mythe des frais généraux, GuideStar, Charity Navigator et le Better Business Bureau Wise Giving Alliance (trois principales sources de données sur les organisations à but non lucratif aux États-Unis) ont annoncé qu'ils "dénonçaient le "ratio des frais généraux" comme un indicateur valable de la performance des organisations à but non lucratif". Vous pouvez écouter l'exposé convaincant de Dan sur le site web de TED.

Votre organisation a-t-elle suffisamment dépassé le mythe des frais généraux pour utiliser un logiciel de comptabilité professionnel et/ou un logiciel de gestion des donateurs ? Si c'est le cas, vous pouvez les utiliser comme exemples dans votre analyse de rentabilité et établir des parallèles entre les avantages que ces départements tirent de leur logiciel et les avantages que vous tireriez d'un VMS.

Objection n°2 : "Nous n'avons pas besoin d'un logiciel de gestion des volontaires pour être plus efficaces car les volontaires sont gratuits".

Bien sûr, nous savons tous que ce n'est pas vrai, mais si l'idée même de cette affirmation résonne dans votre organisation, vous devez démontrer votre argumentation à l'aide de chiffres. L'une des solutions consiste à effectuer une simple analyse du retour sur investissement en comparant le coût d'un logiciel de gestion des volontaires dédié à la valeur du temps que vous économiserez en l'utilisant. Je préfère cette comparaison à une comparaison entre le coût du logiciel et une équivalence salariale d'heures de bénévolat supplémentaires, car un plus grand nombre d'heures ne se traduit pas nécessairement par des résultats qui contribuent à votre mission. (Voir notre article de blog Data Gives You the Wrong Answer When You Ask the Wrong Question et pour aller plus loin, lire Mesurer l'impact des bénévoles : Une approche équilibrée et stratégique).

Ce calculateur peut vous aider à démontrer la valeur de votre temps que vous pouvez économiser grâce à l'utilisation d'un nouveau logiciel de gestion des bénévoles.

Objection n° 3 : "Cela devra attendre notre prochain cycle budgétaire".

Cette objection est en fait une bonne nouvelle ! À première vue, elle témoigne d'une volonté d'aller de l'avant. À partir de là, plusieurs options s'offrent à vous pour l'étape suivante.

1. Étant donné qu'il y a du travail à faire pour sélectionner le logiciel qui convient le mieux à votre organisation et qu'il faut du temps pour préparer la transition, commencez dès maintenant afin de pouvoir intégrer confortablement le travail dans votre emploi du temps et de disposer d'une excellente analyse de rentabilisation pour la préparation du prochain budget. Il est conseillé de se renseigner sur la date à laquelle les nouveaux postes budgétaires commencent à être examinés, afin de ne pas rater l'occasion et de pouvoir présenter votre demande à l'avance.
2. Établissez votre argumentaire en faveur de l'acquisition du nouveau logiciel, puis examinez votre budget existant pour voir s'il y a des éléments auxquels vous seriez prêt à renoncer pour le reste du cycle budgétaire en cours, afin de commencer à utiliser votre nouveau VMS le plus tôt possible.

Voici quelques autres conseils qui pourraient vous être utiles dans la préparation de votre dossier.

1. Faites des recherches et trouvez un logiciel de gestion des bénévoles qui réponde à vos besoins. Vous avez le choix entre de nombreuses options et celle qui répond le mieux à vos besoins sera celle qui vous permettra le plus facilement de démontrer la valeur de votre organisation. Vous pouvez consulter une liste d'options de VMS ainsi que les évaluations des utilisateurs en cliquant ici.
2. En vous référant à l'estimation du temps total que vous économiserez en utilisant un VMS dédié, calculée à l'aide du calculateur de retour sur investissement des logiciels, dressez la liste des choses que vous pourrez accomplir grâce au temps économisé et des avantages qui en découleront pour votre organisation.
3. Incluez tous les avantages potentiels indirects liés à l'utilisation d'une base de données dédiée à la gestion des volontaires. Il peut s'agir, par exemple, d'un engagement plus direct des bénévoles (en remplissant plus de postes, en recueillant plus de données sur les résultats et en améliorant la satisfaction des bénévoles), d'une meilleure sécurité des données (réduction des risques) et d'une formation des bénévoles plus accessible (engagement plus efficace des bénévoles et réduction des risques).
4. Trouvez un bénévole ou un autre membre du personnel prêt à vous aider à défendre la cause. Le fait d'avoir plus d'une voix montrera que vous n'êtes pas le seul à y croire et contribuera à renforcer le soutien pour le logiciel au sein de votre organisation.
5. Enfin, prenez contact avec le fournisseur qui, selon vous, propose le logiciel le mieux adapté à votre organisation. Décrivez votre environnement d'engagement des volontaires et les défis auxquels vous êtes confrontés ; ils peuvent avoir des conseils spécifiques qui pourraient vous aider.

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