Subventions au bénévolat : transformer les heures en dollars

Les bénévoles sont souvent l'épine dorsale méconnue des activités des organisations à but non lucratif, accomplissant un travail essentiel dans les coulisses. Mais comment mettre cette valeur au premier plan ? C'est là qu'interviennent les incitations des entreprises, telles que les subventions au bénévolat. En associant les heures de bénévolat à des programmes de dons d'entreprise, vous pouvez convertir le temps en dollars et communiquer cet impact en termes financiers.

Dans cet article, nous verrons comment mesurer les contributions des bénévoles, comment utiliser les subventions au bénévolat pour les amplifier et comment partager cette histoire avec votre conseil d'administration et vos dirigeants. Ceci englobe :

• Pourquoi le temps des bénévoles est-il souvent sous-évalué ?
• Comprendre les subventions au bénévolat : Ce qu'elles sont et pourquoi elles sont importantes
• Calculer la valeur monétaire des heures de bénévolat
• L'intégration d'une base de données et d'un suivi des bénévoles pour plus de précision
• Stratégies pour lier la valeur du bénévolat à votre mission
• Comment partager l'impact avec les dirigeants et les parties prenantes

Le bénévolat est souvent sous-évalué parce qu'il ne se traduit pas immédiatement en argent. En réalité, chaque heure donnée par un bénévole dévoué a une valeur économique. Lorsque vous combinez cette valeur avec les subventions au bénévolat, vous débloquez des fonds et vous présentez plus clairement le rôle que jouent les bénévoles dans l'avancement de votre mission.

Vous trouverez ci-dessous votre feuille de route pour transformer les contributions des volontaires en une collecte de fonds stratégique et en un récit percutant. Allons-y !

Pourquoi le temps des bénévoles est-il souvent sous-évalué ?

De nombreuses organisations à but non lucratif ont du mal à mesurer l'impact de leurs bénévoles, et ce pour plusieurs raisons. En voici quelques-unes

1. Mauvaise saisie des données - Certaines organisations s'appuient sur des feuilles de calcul périmées, des feuilles d'inscription ou des décomptes manuels, ce qui se traduit par une sous-déclaration systématique du temps consacré au bénévolat.
2. Absence de cadrage monétaire - Si le temps n'est pas converti en dollars, les dirigeants et les bailleurs de fonds risquent de considérer le bénévolat comme un "plus", plutôt que comme un élément essentiel des activités de l'organisation.
3. Lien incomplet entre l'effort et le résultat - Il est facile d'enregistrer les heures, mais il est plus difficile de décrire ce qui a été accompli et pourquoi cela a compté.
4. Manque de sensibilisation aux subventions pour le bénévolat - Les subventions pour le bénévolat sont l'un des moyens les plus faciles de communiquer la valeur financière des heures de bénévolat. Pourtant, de nombreuses organisations(et leurs sympathisants) manquent d'informations détaillées sur ces programmes.

En raison de ces lacunes, les contributions des bénévoles restent souvent invisibles dans les rapports financiers ou la planification stratégique, même si elles sont essentielles à la mise en œuvre des programmes. Pour franchir cette barrière, vous avez besoin d'outils (tels qu'une base de données sur les bénévoles et des systèmes de suivi des bénévoles) et d'une méthode pour traduire les heures en dollars - ainsi que de l'effet de levier supplémentaire des subventions au bénévolat pour renforcer ce message.

Comprendre les subventions au bénévolat : Ce qu'elles sont et pourquoi elles sont importantes

Une subvention au bénévolat est un don fait par une entreprise à une organisation à but non lucratif en fonction des heures de bénévolat consacrées par ses employés. Également appelées " Dollars for Doers " ou " programmes de jumelage d'heures ", ces subventions dédiées encouragent l'engagement communautaire et le bénévolat des employés.

Voici pourquoi elles sont importantes :

• Les subventions au bénévolat transforment le temps des bénévoles en financement tangible pour votre organisation à but non lucratif.
• Les subventions au bénévolat offrent aux entreprises un moyen de démontrer un retour sur leur investissement dans l'engagement communautaire.
• Les subventions au bénévolat renforcent les relations avec les bénévoles (vos sympathisants) parce qu'ils peuvent voir comment leur employeur soutient leurs efforts philanthropiques.
• Les subventions au bénévolat améliorent le retour sur investissement des programmes de bénévolat, en obtenant un " financement bonus " pour le travail déjà effectué.

Selon les données disponibles de Double the Donation, environ 40 % des entreprises du Fortune 500 proposent des programmes de subventions au bénévolat, dont beaucoup offrent entre 10 et 25 dollars de l'heure pour le bénévolat. Il s'agit d'un financement supplémentaire qui s'ajoute à la valeur de base de vos heures de bénévolat !

Calculer la valeur monétaire des heures de bénévolat

Avant de pouvoir démontrer aux dirigeants comment les subventions pour le bénévolat renforcent votre impact, vous devez d'abord disposer d'une méthode crédible pour convertir le temps en dollars. Voici ce que nous recommandons :

Utiliser l'indice de référence d'Independent Sector

Chaque année, Independent Sector publie une estimation de la valeur d'une heure de bénévolat. Pour 2024, ce chiffre est de 34,79 $ par heure, ce qui sert de référence largement acceptée dans le secteur à but non lucratif.

Si votre État dispose de son propre ajustement, utilisez ce chiffre si vous pouvez l'obtenir.

Voiciun exemple: Si vos bénévoles donnent 1 000 heures par an, à 34,79 $ de l'heure, cela représente 34 790 $ de "valeur du travail en nature".

Utilisez l'évaluation par tâche lorsque c'est possible

Si vos bénévoles effectuent des tâches très différentes (conseil spécialisé, informatique, organisation d'événements, etc.), décomposez les heures par catégorie et appliquez différents taux de valorisation (en utilisant par exemple les données salariales du Bureau of Labor Statistics, plus les frais généraux) avant de les multiplier.

Voici un exemple :

• Si les bénévoles consacrent 150 heures à l'assistance informatique et 300 heures à l'organisation de l'événement, vous appliquerez les données salariales du BLS, soit 30 dollars de l'heure pour l'assistance informatique et 22 dollars de l'heure pour l'organisation de l'événement. En ajoutant 30 % de frais généraux à chaque taux, les valeurs ajustées sont de 39 $ de l'heure pour l'informatique et de 28,60 $ de l'heure pour l'organisation de l'événement.

Cela permet d'éviter de surévaluer ou de sous-évaluer les contributions et vous donne plus de crédibilité lorsque vous présentez vos chiffres.

Combinez avec les subventions aux bénévoles

Une fois que vous savez combien valent vos heures de bénévolat, les subventions au bénévolat d'entreprise ajoutent une toute nouvelle valeur. Prenons un exemple :

• Supposons que vos bénévoles aient effectué 1 000 heures → Valeur = 34 790 $.
• Vous obtenez des subventions pour 500 de ces heures à 15 dollars l'heure → financement supplémentaire = 7 500 dollars
• Total de l'" impact monétisé " = 34 790 $ + 7 500 $ = 42 290

Ce double calcul souligne le fait que vos bénévoles font le travail et que des tiers (entreprises) le soutiennent financièrement.

Le saviez-vous ? Aux États-Unis, les bénévoles consacrent près de 5 milliards d'heures par an, ce qui représente une valeur de plus de 167 milliards de dollars, calculée sur la base de critères sectoriels.

Stratégies pour relier la valeur du bénévolat à votre mission

Une fois que vous pouvez quantifier approximativement la valeur de votre bénévolat, l'étape suivante consiste à l'intégrer dans votre récit de manière à refléter votre mission, vos résultats et les priorités de votre organisation. Voici quelques conseils à prendre en compte :

Décomposez par domaine de programme

Ne vous contentez pas de dire "nous avons accumulé 5 000 heures". Montrez combien d'heures ont été consacrées à

• Services directs
• Soutien à la collecte de fonds
• Tâches administratives
• Renforcement des capacités (par exemple, formation et recrutement)

Multipliez ensuite par votre évaluation. De cette façon, vous pouvez déclarer, par exemple : "L'engagement des volontaires dans le programme A a contribué à hauteur de 20 000 dollars en valeur du travail, ce qui représente X % du coût total de ce projet".

Montrer l'effet de levier et l'efficacité

Un argument de poids est que le travail bénévole permet de "faire plus avec moins". Vous pouvez montrer comment le travail bénévole a libéré le personnel pour des tâches plus importantes, vous a évité d'embaucher du personnel temporaire ou a accéléré la mise en œuvre du programme.

Lien avec les résultats

Dans la mesure du possible, reliez les heures de bénévolat à des résultats. Par exemple :

• Les bénévoles ont aidé 1 000 personnes supplémentaires à accéder à un service spécifique.
• Les bénévoles ont trié et fourni 50 000 repas à des clients dans le besoin.
• Des bénévoles ont entretenu 10 jardins communautaires au cours d'une année.

Indiquez ensuite combien d'heures de bénévolat ont contribué à ces résultats et traduisez ce chiffre en valeur monétaire, plus les subventions obtenues par les bénévoles.

Utiliser des points de repère "avant/après

Si possible, comparez les données d'une année sur l'autre : "En 2023, nous avons effectué 4 000 heures de bénévolat ; en 2024, nous en avons effectué 5 500 (valeur = 190 000 $) et nous avons obtenu 8 000 $ en subventions pour le bénévolat, soit une augmentation de 60 % de l'impact en dollars.

Les dirigeants aiment voir des tendances qui ont un impact et un retour positif sur leur investissement.

Intégrer une base de données et un suivi des bénévoles pour plus de précision

Pour utiliser efficacement les subventions au bénévolat, vous devez mettre en place des systèmes fiables. Une base de données des bénévoles et des outils de suivi des bénévoles sont essentiels pour s'assurer que vous ne laissez pas d'argent ou d'impact sur la table.

L'importance d'une base de données des bénévoles

Une base de données des bénévoles (ou un module CRM) centralise les profils des bénévoles, leurs compétences, leurs heures de travail, leur historique, les informations sur leur employeur, etc. Lorsque vous savez qui sont vos bénévoles et où ils travaillent, vous pouvez mieux identifier ceux qui sont éligibles aux programmes de subventions pour le bénévolat.

Démarrer avec les outils de suivi des heures de travail des bénévoles

Pour obtenir des résultats optimaux, les bénévoles ont besoin d'une méthode fiable de suivi de leurs heures. Qu'il s'agisse d'une application mobile, d'un portail web, d'un kiosque ou même d'un enregistrement de texte, plus l'expérience est fluide, meilleure est la qualité des données que vous recevez.

Les outils de suivi vous aident à

• Éviter la sous-déclaration ou la duplication des heures de bénévolat
• Segmenter par événement, type de travail ou programme de bénévolat
• Générer des rapports clairs que les dirigeants et les bailleurs de fonds respectent
• Assurer la transparence de vos demandes

Si votre organisation utilise déjà un outil robuste de gestion des bénévoles, assurez-vous qu'il prend en charge les champs de l'employeur ou qu'il s'intègre aux modules de dons de l'entreprise.

Comment partager l'impact avec la direction et les parties prenantes ?

C'est une chose de calculer, c'en est une autre de communiquer. Vos dirigeants et vos donateurs risquent de sous-évaluer les contributions des bénévoles si elles ne sont pas présentées de manière convaincante. Voici quelques bonnes pratiques :

Présenter un récit clair

Ne considérez pas les subventions au bénévolat comme un complément, mais comme un élément à part entière de votre stratégie :

"Les bénévoles fournissent des heures vitales ; les subventions au bénévolat convertissent les heures en financement ; ensemble, ils permettent d'accroître la portée de la mission pour un coût financier moindre.

Utilisez des supports visuels : des diagrammes à barres des heures → valeur en dollars → financement par subvention, ou des diagrammes circulaires montrant les proportions par programme, côte à côte avec les données financières.

Créer des tableaux de bord

Fournissez des tableaux de bord ou des résumés trimestriels indiquant

• Nombre total d'heures de bénévolat
• Valeur monétaire équivalente
• Subventions au bénévolat reçues
• Comparaisons d'une année sur l'autre

Utilisez si possible votre base de données de bénévoles ou votre plateforme de dons sur le lieu de travail pour faciliter la compilation de ces rapports.

Incorporer dans les propositions de budget

Lorsque vous soumettez des budgets pour des programmes, incluez la " valeur du travail bénévole " dans un poste. Montrez comment le fait de réduire le soutien aux bénévoles ou de limiter le suivi pourrait réduire cette valeur ou, à l'inverse, comment le fait d'investir davantage (dans la formation, les systèmes, etc.) pourrait l'augmenter.

Célébrer et reconnaître

Lorsque vous accordez des subventions au bénévolat ou que vous communiquez des chiffres globaux, remerciez publiquement les bénévoles et leurs employeurs. Cela renforce la bonne volonté et encourage la participation future.

Utiliser des histoires vraies

Les chiffres mobilisent le cerveau, les histoires mobilisent le cœur. Associez vos données chiffrées à une ou deux anecdotes sur les bénévoles : Par exemple, "Jane a passé 200 heures à construire des kits de lecture. Son employeur a donné 2 000 dollars dans le cadre de son programme de subvention au bénévolat. Ensemble, ils nous ont permis de distribuer 1 000 kits à des enfants défavorisés".

Les bénévoles apportent une immense valeur à chaque organisation à but non lucratif, mais cet impact passe souvent inaperçu sans les bons outils et le bon encadrement. En tirant parti des subventions au bénévolat, les organisations peuvent traduire le temps donné en un impact financier mesurable, ce qui facilite la communication de la valeur aux dirigeants, aux bailleurs de fonds et aux autres parties prenantes.

Lorsque les dirigeants peuvent voir comment le temps des bénévoles soutient les objectifs du programme et génère des revenus supplémentaires, ils sont plus susceptibles d'investir dans la croissance et le maintien de votre programme. Bonne chance !