Donativos por voluntariado: transformar horas em valor

Os voluntários são muitas vezes a espinha dorsal das operações das organizações sem fins lucrativos, fazendo um trabalho essencial nos bastidores. Mas como é que esse valor é destacado? É aí que entram os incentivos empresariais, como as bolsas de voluntariado. Ao associar horas de voluntariado a programas de donativos empresariais, pode converter tempo em dinheiro e comunicar esse impacto em termos financeiros.

Nesta publicação, vamos explicar como medir as contribuições dos voluntários, utilizar as bolsas de voluntariado para as amplificar e partilhar essa história de forma significativa com a sua direção e liderança. Isto engloba:

• Porque é que o tempo de voluntariado é frequentemente subvalorizado
• Compreender os subsídios para voluntários: O que são e porque são importantes
• Calculando o valor em dólar das horas de voluntariado
• Integrar uma base de dados de voluntários e rastreio de voluntários para obter precisão
• Estratégias para associar o valor do voluntariado à sua missão
• Como partilhar o impacto com a liderança e as partes interessadas

O voluntariado é muitas vezes subvalorizado porque não se traduz imediatamente em dinheiro. Na verdade, cada hora dada por um voluntário dedicado tem valor económico. Quando se combina isso com as bolsas de voluntariado, desbloqueia-se tanto o financiamento como uma narrativa mais clara sobre o papel que os voluntários desempenham no avanço da sua missão.

Abaixo está o seu roteiro para transformar as contribuições dos voluntários em angariação de fundos estratégica e em histórias de impacto. Vamos a isso!

Porque é que o tempo de voluntariado é frequentemente subvalorizado

Muitas organizações sem fins lucrativos lutam para medir o impacto dos seus voluntários por várias razões comuns. Estas incluem:

1. Má recolha de dados - Algumas organizações confiam em folhas de cálculo desactualizadas, folhas de registo ou registos manuais, o que resulta numa subavaliação consistente do tempo de voluntariado.
2. Ausência de enquadramento monetário - Sem converter o tempo em dólares, a liderança e os financiadores podem ver o voluntariado como um "bom ter", em vez de uma parte essencial das operações.
3. Ligação incompleta entre esforço e resultado - Registar as horas é simples; descrever o que foi alcançado e porque é que foi importante é mais difícil.
4. Falta de sensibilização para as bolsas de voluntariado - As bolsas de voluntariado são uma das formas mais fáceis de comunicar o valor financeiro das horas de voluntariado. Mesmo assim, muitas organizações(e seus apoiadores) não têm informações completas sobre os programas.

Devido a estas lacunas, as contribuições dos voluntários permanecem muitas vezes invisíveis nos relatórios financeiros ou no planeamento estratégico, mesmo que sejam vitais para a execução do programa. Para ultrapassar essa barreira, são necessárias ferramentas (como uma base de dados de voluntários e sistemas de controlo de voluntários) e um método para traduzir horas em dólares - juntamente com a vantagem adicional dos subsídios para voluntários para reforçar essa mensagem.

Compreender os subsídios para voluntários: O que são e por que são importantes

Um subsídio voluntário é uma doação feita por uma empresa a uma organização sem fins lucrativos com base nas horas de trabalho voluntário que os seus funcionários dedicam. Também conhecidos como "Dólares para Quem Faz" ou "programas de correspondência de horas", estes subsídios dedicados incentivam o envolvimento dos funcionários na comunidade e o voluntariado.

Eis porque é que são importantes:

• Os subsídios para voluntários transformam o tempo de voluntariado em financiamento tangível para a sua organização sem fins lucrativos.
• Os subsídios para voluntários oferecem às empresas um meio de demonstrar o retorno do seu investimento no envolvimento da comunidade.
• Os subsídios para voluntários fortalecem as relações com os voluntários (os seus apoiantes) porque estes podem ver como o seu empregador apoia os seus esforços filantrópicos.
• As subvenções para voluntários melhoram o ROI dos programas de voluntariado, obtendo "financiamento bónus" pelo trabalho já realizado.

De acordo com os dados disponíveis da Double the Donation, aproximadamente 40% das empresas da Fortune 500 oferecem programas de subsídios para voluntários, sendo que muitas delas oferecem entre 10 e 25 dólares por hora de voluntariado. Isto é financiamento adicional para além do valor de base que as suas horas de voluntariado valem!

Calculando o valor em dólares das horas de voluntariado

Antes de poder demonstrar à liderança como as bolsas de voluntariado aumentam o seu impacto, precisa primeiro de um método credível para converter tempo em dólares. Eis o que recomendamos:

Usar a Referência do Setor Independente

Todos os anos, o Independent Setor publica uma estimativa do valor de uma hora de voluntariado. Para 2024, esse valor é de US $ 34,79 por hora, que serve como uma referência amplamente aceita em todo o setor sem fins lucrativos.

Se o seu estado tiver o seu próprio ajustamento, utilize esse número se o conseguir obter.

Eis um exemplo: Se os seus voluntários derem 1.000 horas num ano, a 34,79 dólares por hora, isso equivale a 34.790 dólares em "valor de trabalho em espécie".

Use a avaliação baseada em tarefas sempre que possível

Se tiver voluntários a fazer tipos de trabalho muito diferentes (por exemplo, aconselhamento especializado, TI ou organização de eventos), divida as horas por categoria e aplique taxas de avaliação diferentes (por exemplo, usando dados salariais do Bureau of Labor Statistics mais despesas gerais) antes de multiplicar.

Eis um exemplo:

• Se os voluntários gastaram 150 horas no suporte de TI e 300 horas na organização do evento, você aplicaria os dados salariais do BLS de US$ 30 por hora para o suporte de TI e US$ 22 por hora para a organização do evento. Acrescentando 30% de despesas gerais a cada taxa, os valores ajustados são 39 dólares por hora para TI e 28,60 dólares por hora para a organização do evento.

Isto ajuda a evitar a sobrevalorização ou subvalorização das contribuições e dá-lhe mais credibilidade ao apresentar os seus números.

Combine com subsídios para voluntários

Depois de saber quanto "valem" as suas horas de voluntariado regular, os subsídios de voluntariado empresarial acrescentam uma nova camada de valor. Vejamos um exemplo:

• Digamos que os seus voluntários contribuíram com 1.000 horas → Valor = $34.790
• Obtém bolsas de voluntariado para 500 dessas horas a $15 por hora → financiamento extra = $7.500
• Total do "impacto monetizado" = $34.790 + $7.500 = $42.290

Este cálculo duplo realça que os seus voluntários estão a fazer o trabalho e que terceiros (empresas) estão a apoiá-lo financeiramente.

Sabia que? Os voluntários nos EUA contribuíram com cerca de 5 biliões de horas por ano, totalizando mais de 167 biliões de dólares em valor, quando calculados utilizando referências do sector.

Estratégias para associar o valor do voluntariado à sua missão

Assim que conseguir quantificar o valor do seu voluntariado, o próximo passo é incluir esse valor na sua narrativa de forma a refletir a sua missão, resultados e prioridades organizacionais. Aqui estão algumas dicas para considerar ao fazê-lo:

Divida-o por área de programa

Não se limite a dizer "registámos 5.000 horas". Mostre quantas horas foram dedicadas a:

• Serviço direto
• Apoio à angariação de fundos
• Tarefas administrativas
• Reforço de capacidades (por exemplo, formação e recrutamento)

Em seguida, multiplique pela sua avaliação. Desta forma, pode reportar, por exemplo: "O envolvimento de voluntários no programa A contribuiu com $20.000 em valor de trabalho, representando X% do custo total do projeto."

Mostre a alavancagem e a eficiência

Um argumento poderoso é que o trabalho voluntário permite-lhe "fazer mais com menos". Pode mostrar como o trabalho voluntário libertou o pessoal para tarefas de maior valor, poupou-o à contratação de ajuda temporária ou acelerou a execução do programa.

Associar a resultados

Sempre que possível, associe as horas de voluntariado a resultados. Por exemplo:

• Os voluntários ajudaram mais 1.000 pessoas a aceder a um serviço específico
• Os voluntários selecionaram e forneceram 50.000 refeições a utentes carenciados
• Os voluntários mantiveram 10 hortas comunitárias ao longo de um ano

Depois, mostre quantas horas de voluntariado contribuíram para esses resultados e traduza isso num valor em dólares, além de quaisquer subsídios de voluntariado assegurados.

Utilize referências "antes/depois

Se possível, compare as métricas ano após ano: "Em 2023, registramos 4.000 horas; em 2024, registramos 5.500 horas (valor = $ 190.000) e capturamos $ 8.000 em subsídios voluntários, um aumento de 60% no impacto equivalente em dólares.

A liderança adora ver tendências impactantes e um retorno positivo do seu investimento.

Integrar uma Base de Dados de Voluntários e Rastreio de Voluntários para Maior Precisão

Para utilizar eficazmente os subsídios para voluntários, é necessário dispor de sistemas fiáveis. Uma base de dados de voluntários e ferramentas de acompanhamento de voluntários são essenciais para garantir que não está a deixar dinheiro ou impacto na mesa.

Porque é que uma base de dados de voluntários é importante

Uma base de dados de voluntários (ou módulo de CRM) centraliza os perfis dos voluntários, as suas competências, horas, historial, informações do empregador e muito mais. Quando sabe quem são os seus voluntários e onde trabalham, pode identificar melhor quais são elegíveis para programas de subsídios para voluntários.

Começar a utilizar as ferramentas de controlo de tempo dos voluntários

Para obter os melhores resultados, os voluntários precisam de um método fiável para controlar as suas horas. Quer seja através de uma aplicação móvel, portal Web, quiosque ou mesmo registo de texto, quanto mais simples for a experiência, melhor será a qualidade dos dados que recebe.

As ferramentas de controlo ajudam-no a:

• Evitar a subnotificação ou a duplicação do tempo de voluntariado
• Segmentar por evento, tipo de trabalho ou programa de voluntariado
• Gerar relatórios claros que os líderes e financiadores respeitam
• Dar transparência aos seus pedidos de indemnização

Se a sua organização já estiver a utilizar uma ferramenta de gestão de voluntariado robusta, certifique-se de que esta suporta os campos do empregador ou se integra com os módulos de doação da empresa.

Como partilhar o impacto com a liderança e as partes interessadas

Uma coisa é calcular; outra é comunicar. Os seus líderes e doadores podem desvalorizar as contribuições dos voluntários, a menos que estas sejam apresentadas de uma forma convincente. Aqui estão algumas das melhores práticas:

Apresente uma narrativa clara

Enquadre os subsídios para voluntários não como um complemento, mas como uma parte integrante da sua estratégia:

"Os voluntários oferecem horas vitais; as bolsas de voluntariado convertem horas em financiamento; juntos, eles trazem mais alcance à missão por menos custos financeiros."

Utilize recursos visuais: gráficos de barras de horas → valor em dólares → financiamento do subsídio, ou gráficos de pizza mostrando as proporções por programa, lado a lado com as finanças.

Criar painéis de controlo

Forneça painéis de controlo executivos ou resumos trimestrais que mostrem:

• Total de horas de voluntariado
• Valor equivalente em dólares
• Subsídios para voluntários recebidos
• Comparações ano a ano

Se possível, utilize a sua base de dados de voluntários ou a sua plataforma de donativos no local de trabalho para apoiar a compilação desses relatórios.

Incorporar nas propostas de orçamento

Quando apresentar orçamentos para programas, inclua o "valor do trabalho voluntário" como um item de linha. Mostre como a redução do apoio aos voluntários ou a limitação do acompanhamento pode reduzir esse valor ou, pelo contrário, como investir mais (em formação, sistemas, etc.) pode aumentá-lo.

Celebrar e reconhecer

Quando apresentar subsídios para voluntários ou partilhar números agregados, reconheça publicamente tanto os voluntários como os seus empregadores. Isso cria boa vontade e incentiva a participação futura.

Use histórias reais

Os números envolvem o cérebro; as histórias envolvem o coração. Combine as suas métricas calculadas com uma ou duas anedotas de voluntários: Por exemplo, "A Joana dedicou 200 horas à construção de kits de leitura. O seu empregador deu $2.000 através do seu programa de subsídios para voluntários. Juntos, permitiram-nos distribuir 1.000 kits a crianças desfavorecidas."

Os voluntários trazem um imenso valor a todas as organizações sem fins lucrativos, mas esse impacto muitas vezes passa despercebido sem as ferramentas e o enquadramento corretos. Ao aproveitar os subsídios para voluntários, as organizações podem traduzir o tempo doado em impacto financeiro mensurável, facilitando a comunicação do valor aos líderes, financiadores e outras partes interessadas.

Quando os líderes conseguem ver como o tempo de voluntariado apoia os objectivos do programa e gera receitas adicionais, é mais provável que invistam no crescimento e manutenção do seu programa. Boa sorte!