De horas a recursos: apoyos de voluntariado que muestran impacto

Los voluntarios suelen ser la columna vertebral no reconocida de las operaciones sin ánimo de lucro, ya que realizan un trabajo esencial entre bastidores. Pero, ¿cómo hacer que ese valor pase a primer plano? Ahí es donde entran en juego los incentivos corporativos, como las donaciones para voluntarios. Combinando las horas de voluntariado con programas de donaciones corporativas, puede convertir el tiempo en dinero y comunicar ese impacto en términos financieros.

En este artículo, explicaremos cómo medir las contribuciones de los voluntarios, utilizar las subvenciones para voluntariado para amplificarlas y compartir esa historia de forma significativa con la junta directiva y los directivos. Esto abarca:

• Por qué a menudo se infravalora el tiempo de los voluntarios
• Cómo entender las subvenciones al voluntariado: Qué son y por qué son importantes
• Cómo calcular el valor en dólares de las horas de voluntariado
• Integración de una base de datos de voluntarios y seguimiento de voluntarios para mayor precisión
• Estrategias para vincular el valor del voluntariado a su misión
• Cómo compartir el impacto con los líderes y las partes interesadas

A menudo se infravalora el voluntariado porque no se traduce inmediatamente en dinero. En realidad, cada hora de trabajo de un voluntario tiene un valor económico. Cuando se combina esto con las subvenciones al voluntariado, se desbloquean tanto la financiación como una narrativa más clara sobre el papel que desempeñan los voluntarios en el avance de su misión.

A continuación encontrará su hoja de ruta para transformar las contribuciones de los voluntarios en una recaudación de fondos estratégica y una narración impactante. ¡A trabajar!

Por qué a menudo se infravalora el tiempo de los voluntarios

Muchas organizaciones sin ánimo de lucro tienen dificultades para medir el impacto de sus voluntarios por varias razones comunes. Algunas de ellas son

1. Captura de datos deficiente - Algunas organizaciones se basan en hojas de cálculo obsoletas, hojas de registro o recuentos manuales, lo que da lugar a una infradeclaración sistemática del tiempo de voluntariado.
2. Ausencia de un marco monetario - Sin convertir el tiempo en dólares, los dirigentes y los financiadores pueden considerar el voluntariado como algo "que está bien tener", en lugar de una parte esencial de las operaciones.
3. Vínculo incompleto entre esfuerzo y resultado - Registrar las horas es sencillo; describir lo que se ha conseguido y por qué es importante es más difícil.
4. Falta de concienciación sobre las subvenciones al voluntariado - Las subvenciones al voluntariado son una de las formas más sencillas de comunicar el valor económico de las horas de voluntariado. Sin embargo, muchas organizaciones(y sus simpatizantes) carecen de información exhaustiva sobre los programas.

Debido a estas lagunas, las contribuciones de los voluntarios a menudo permanecen invisibles en los informes financieros o la planificación estratégica, aunque sean vitales para la ejecución de los programas. Para romper esa barrera, se necesitan herramientas (como una base de datos de voluntarios y sistemas de seguimiento de voluntarios) y un método para traducir las horas en dólares, junto con la ventaja añadida de las subvenciones al voluntariado para reforzar ese mensaje.

¿Qué son las subvenciones al voluntariado? Qué son y por qué son importantes

Una subvención al volunt ariado es una donación que hace una empresa a una organización sin ánimo de lucro en función de las horas de voluntariado que dedican sus empleados. También conocidas como "Dollars for Doers" o "time-matching programs", estas subvenciones específicas fomentan el compromiso de los empleados con la comunidad y el voluntariado.

He aquí por qué son importantes:

• Las subvenciones al voluntariado convierten el tiempo de los voluntarios en financiación tangible para su organización sin ánimo de lucro.
• Las ayudas al voluntariado ofrecen a las empresas un medio para demostrar la rentabilidad de su inversión en el compromiso con la comunidad.
• Las subvenciones al voluntariado fortalecen las relaciones con los voluntarios (sus simpatizantes) porque pueden ver cómo su empresa apoya sus esfuerzos filantrópicos.
• Las subvenciones para voluntariado mejoran el retorno de la inversión en programas de voluntariado, al obtener una "financiación extra" por el trabajo ya realizado.

Según los datos disponibles de Double the Donation, aproximadamente el 40% de las empresas de la lista Fortune 500 ofrecen programas de subvenciones al voluntariado, y muchas de ellas ofrecen entre 10 y 25 dólares por hora de voluntariado. Se trata de financiación adicional al valor de referencia de tus horas de voluntariado.

Calcular el valor en dólares de las horas de voluntariado

Antes de que pueda demostrar a los dirigentes cómo las subvenciones a voluntarios mejoran su impacto, primero necesita un método creíble para convertir el tiempo en dólares. Esto es lo que recomendamos:

Utilice el índice de referencia del Sector Independiente

Cada año, Independent Sector publica una estimación del valor de una hora de voluntariado. Para 2024, esa cifra es de 34,79 dólares por hora, que sirve como punto de referencia ampliamente aceptado en todo el sector no lucrativo.

Si tu estado tiene su propio ajuste, utiliza esa cifra si puedes conseguirla.

He aquí un ejemplo: Si tus voluntarios dan 1.000 horas en un año, a 34,79 $ la hora, eso son 34.790 $ en "valor laboral en especie".

Utilice la valoración basada en tareas siempre que sea posible

Si tiene voluntarios que realizan trabajos muy diferentes (por ejemplo, asesoramiento especializado, informática o organización de eventos), desglose las horas por categorías y aplique diferentes tasas de valoración (por ejemplo, utilizando los datos salariales de la Oficina de Estadísticas Laborales más los gastos generales) antes de multiplicar.

He aquí un ejemplo:

• Si los voluntarios dedican 150 horas al apoyo informático y 300 horas a la organización del evento, se aplicarán los datos salariales de la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS): 30 $/hora para el apoyo informático y 22 $/hora para la organización del evento. Si se añade un 30% de gastos generales a cada tarifa, los valores ajustados son 39 dólares por hora para TI y 28,60 dólares por hora para la organización de eventos.

Esto ayuda a evitar la sobrevaloración o infravaloración de las contribuciones, y le da más credibilidad a la hora de presentar sus cifras.

Combínelo con subvenciones para voluntarios

Una vez que sepa cuánto "valen" sus horas de voluntariado regulares, las subvenciones para voluntariado corporativo añaden una nueva capa de valor. Veamos un ejemplo:

• Supongamos que sus voluntarios han contribuido con 1.000 horas → Valor = 34.790 $.
• Consigues subvenciones de voluntariado para 500 de esas horas a 15 $ la hora → financiación extra = 7.500 $.
• Impacto monetizado" total = 34.790 $ + 7.500 $ = 42.290 $.

Este doble cálculo pone de relieve que son los voluntarios quienes realizan el trabajo y que son terceros (empresas) quienes lo respaldan económicamente.

¿Sabía que? Los voluntarios de EE.UU. aportan casi 5.000 millones de horas al año, lo que equivale a más de 167.000 millones de dólares en valor, si se calcula utilizando puntos de referencia del sector.

Estrategias para vincular el valor del voluntariado a su misión

Una vez que pueda cuantificar aproximadamente el valor de su voluntariado, el siguiente paso es incorporarlo a su narrativa de forma que refleje su misión, sus resultados y las prioridades de su organización. He aquí algunos consejos a tener en cuenta:

Desglóselo por área de programa

No se limite a decir "hemos registrado 5.000 horas". Indique cuántas horas se destinaron a

• Servicio directo
• Apoyo a la recaudación de fondos
• Tareas administrativas
• Desarrollo de capacidades (por ejemplo, formación y contratación)

A continuación, multiplique por su valoración. De este modo, puedes informar, por ejemplo: "La participación de voluntarios en el programa A aportó 20.000 $ en valor laboral, lo que representa un X % del coste total de ese proyecto".

Mostrar apalancamiento y eficiencia

Un argumento poderoso es que el trabajo voluntario permite "hacer más con menos". Puede mostrar cómo el trabajo voluntario liberó personal para tareas de mayor valor, le ahorró la contratación de personal temporal o aceleró la ejecución del programa.

Vincular a los resultados

Siempre que sea posible, vincule las horas de voluntariado a los resultados. Por ejemplo:

• Los voluntarios ayudaron a 1.000 personas más a acceder a un servicio específico.
• Los voluntarios clasificaron y proporcionaron 50.000 comidas a clientes necesitados.
• Los voluntarios mantuvieron 10 huertos comunitarios a lo largo de un año.

A continuación, muestre cuántas horas de voluntariado han contribuido a esos resultados y tradúzcalo en un valor en dólares, más las subvenciones obtenidas por los voluntarios.

Utilice puntos de referencia "antes/después

Si es posible, compare las métricas año tras año: "En 2023 registramos 4.000 horas; en 2024 registramos 5.500 horas (valor = 190.000 dólares), y captamos 8.000 dólares en subvenciones para voluntarios, un aumento del 60% en el impacto equivalente en dólares."

Al liderazgo le encanta ver tendencias impactantes y un retorno positivo de su inversión.

Integración de una base de datos de voluntarios y seguimiento de voluntarios para mayor precisión

Para utilizar eficazmente las subvenciones a voluntarios, es necesario contar con sistemas fiables. Una base de datos de voluntarios y herramientas de seguimiento de voluntarios son esenciales para asegurarse de que no está dejando dinero o impacto sobre la mesa.

Por qué es importante una base de datos de voluntarios

Una base de datos de voluntarios (o módulo CRM) centraliza los perfiles de los voluntarios, sus habilidades, horas, historial, información del empleador y mucho más. Cuando sepa quiénes son sus voluntarios y dónde trabajan, podrá identificar mejor cuáles son elegibles para los programas de subvenciones al voluntariado.

Primeros pasos con las herramientas de seguimiento del tiempo de los voluntarios

Para obtener resultados óptimos, los voluntarios necesitan un método fiable de seguimiento de sus horas. Ya sea a través de una aplicación móvil, un portal web, un quiosco o incluso un registro de texto, cuanto más sencilla sea la experiencia, mejor será la calidad de los datos que reciba.

Las herramientas de seguimiento le ayudan a:

• Evitar la infradeclaración o la duplicación del tiempo de voluntariado.
• Segmentar por evento, tipo de trabajo o programa de voluntariado
• Generar informes limpios que respeten los dirigentes y los financiadores
• Proporcionar transparencia en sus reclamaciones

Si su organización ya utiliza una sólida herramienta de gestión del voluntariado, asegúrese de que es compatible con los campos del empleador o se integra con los módulos de donaciones corporativas.

Cómo compartir el impacto con los directivos y las partes interesadas

Una cosa es calcular y otra comunicar. Sus directivos y donantes pueden infravalorar las contribuciones de los voluntarios a menos que se presenten de forma convincente. He aquí algunas de las mejores prácticas:

Presente una narrativa clara

Enmarque las subvenciones a voluntarios no como un añadido, sino como una parte integral de su estrategia:

"Los voluntarios aportan horas vitales; las subvenciones a voluntarios convierten las horas en financiación; juntos aportan más alcance a la misión por menos coste financiero".

Utilice ayudas visuales: gráficos de barras de horas → valor en dólares → financiación de la subvención, o gráficos circulares que muestren las proporciones por programa, codo con codo con los datos financieros.

Crear cuadros de mando

Proporcione cuadros de mando ejecutivos o resúmenes trimestrales que muestren:

• Total de horas de voluntariado
• Valor equivalente en dólares
• Subvenciones recibidas
• Comparaciones interanuales

Si es posible, utilice su base de datos de voluntarios o la plataforma de donaciones en el lugar de trabajo para elaborar estos informes.

Incorporar a las propuestas presupuestarias

Cuando presente presupuestos para programas, incluya el "valor del trabajo voluntario" como partida. Muestre cómo la reducción del apoyo a los voluntarios o la limitación del seguimiento podría reducir ese valor o, por el contrario, cómo una mayor inversión (en formación, sistemas, etc.) podría incrementarlo.

Celebrar y reconocer

Cuando presente subvenciones para voluntarios o comparta cifras agregadas, reconozca públicamente tanto a los voluntarios como a sus empleadores. De este modo se crea buena voluntad y se fomenta la participación futura.

Utilice historias reales

Los números atraen al cerebro; las historias atraen al corazón. Acompañe sus métricas calculadas con una o dos anécdotas de voluntarios: Por ejemplo, "Jane trabajó 200 horas como voluntaria construyendo kits de lectura. Su empresa donó 2.000 dólares a través de su programa de becas para voluntarios. Juntos nos permitieron distribuir 1.000 kits a niños desfavorecidos".

Los voluntarios aportan un inmenso valor a todas las organizaciones sin ánimo de lucro, pero ese impacto a menudo pasa desapercibido sin las herramientas y el marco adecuados. Al aprovechar las subvenciones a voluntarios, las organizaciones pueden traducir el tiempo donado en un impacto financiero cuantificable, lo que facilita la comunicación del valor a la dirección, los financiadores y otras partes interesadas.

Cuando los directivos pueden ver cómo el tiempo de los voluntarios contribuye a los objetivos del programa y genera ingresos adicionales, es más probable que inviertan en el crecimiento y el mantenimiento del programa. Le deseamos buena suerte.