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Historias reales: Cómo el software de gestión de voluntarios transformó los programas de cuidados paliativos

Historias reales: Cómo el software de gestión de voluntarios transformó los programas de cuidados paliativos

Los voluntarios desempeñan un papel crucial en los programas de cuidados paliativos, ofreciendo compasión, apoyo y compañía a los pacientes y sus familias. Sin embargo, la gestión eficaz de un gran número de voluntarios puede ser todo un reto si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Muchos centros de cuidados paliativos han tenido que lidiar con sistemas obsoletos, procesos manuales y tareas administrativas que consumían mucho tiempo, hasta que cambiaron al software de gestión de voluntarios.

En este post, exploraremos historias reales de cuatro organizaciones de cuidados paliativos que transformaron sus programas de voluntariado con Volunteer Impact y los beneficios tangibles que experimentaron.

Hospicio North London: Un sistema ágil y seguro

El reto:

North London Hospice (NLH) contaba con un sistema personalizado que era poco más que una hoja de cálculo glorificada. No podía almacenar toda la información necesaria de los voluntarios, carecía de opciones de personalización y dificultaba la elaboración de informes. Además, la seguridad de los datos era una preocupación creciente.

La transformación:

Tras cambiar a Volunteer Impact, NLH notó inmediatamente la diferencia:

  • 🔒
    Acceso seguro a los datos: El software garantizaba permisos seguros, restringiendo el acceso a los datos sensibles de los voluntarios únicamente al personal autorizado.
  • 📊
    Seguimiento e informes mejorados: El registro automatizado de las horas de voluntariado y la recopilación de comentarios en tiempo real facilitaron la evaluación del impacto.
  • Ahorro de tiempo: Se calcula que el software ahorró 1.068 horas anuales, lo que permitió al personal centrarse más en la participación de los voluntarios.

"Volunteer Impact nos ahorra mucho tiempo de tareas administrativas, dándonos más oportunidades para fortalecer las relaciones con nuestros voluntarios." -Debbie Usiskin, Responsable de Participación de Voluntarios

HOSPICE OF WICHITA FALLS: SUPERACIÓN DE INEFICIENCIAS MANUALES

El reto:

Durante más de 30 años, Hospice of Wichita Fall s dependió de registros en papel y hojas de cálculo de Excel para la gestión de voluntarios, lo que conllevaba una engorrosa introducción de datos, imprecisiones y riesgos de cumplimiento. La gestión de los turnos de los voluntarios, el seguimiento de las horas y el cumplimiento de las auditorías de Medicare requerían mucho tiempo y eran propensos a errores. Los registros manuscritos a menudo daban lugar a interpretaciones erróneas y la elaboración de informes requería un gran esfuerzo manual. Una auditoría puso de manifiesto la necesidad de un sistema más organizado y centralizado, y una oportunidad de subvención motivó finalmente la transición a soluciones digitales.

La transformación:

Con Volunteer Impact, el hospicio experimentó:

  • 🗓️
    Simplificación de la programación de los voluntarios: Los turnos se gestionaron a través de un portal fácil de usar en lugar de hojas de cálculo, lo que mejoró la coordinación.
  • 📈
    Informes y cumplimiento automatizados: El seguimiento preciso de los datos agilizó la preparación de auditorías de Medicare, reduciendo la carga administrativa.
  • 📱
    Herramientas de fácil uso para los voluntarios: La aplicación móvil permitió a los voluntarios registrar horas, comunicarse y comprometerse con la organización de forma más eficiente.

A pesar de la resistencia inicial de algunos voluntarios acostumbrados a los métodos tradicionales, un proceso de incorporación estructurado, materiales de formación y orientación personalizada ayudaron a facilitar la transición. ¿Los resultados? Un retorno de la inversión del 1.413% y más de 978 horas ahorradas al año.

"Volunteer Impact ha superado nuestras expectativas en cuanto a facilidad de uso y seguridad. La aplicación móvil ha cambiado las reglas del juego para nuestro equipo". - Darbi Glassburn, Directora de Cuidados Paliativos y Servicios de Voluntariado

Hospicio Foothills Country: Un programa más eficiente y escalable

El reto:

Foothills Country Hospice Society (FCHS) utilizaba varios sistemas desconectados para el seguimiento, la programación y la elaboración de informes de los voluntarios. La incorporación y la formación de los voluntarios eran ineficaces, y el personal dedicaba demasiado tiempo a la introducción manual de datos.

La transformación:

Con la implantación de Volunteer Impact, FCHS:

  • ⏱️ Redujo el tiempo dedicado a tareas administrativas en 1.268 horas al año
  • Mejoró la autonomía de los voluntarios: Los voluntarios podían gestionar sus propios horarios y actualizar sus perfiles en línea.
  • 📑
    Mejora de los informes: Los datos sobre horas y certificaciones de los voluntarios estaban ahora disponibles al instante para las solicitudes de subvenciones.

"Si dedicas todo tu tiempo a resolver horarios e introducir datos, no puedes hacer crecer tu programa de voluntariado. Volunteer Impact nos dio tiempo para centrarnos en las personas". - Bonnie Palmer, Coordinadora de Servicios de Voluntariado

Hospicio Demelza: Una solución centralizada de gestión del voluntariado

El reto:

Demelza Hospice Care for Children luchaba con sistemas fragmentados, que incluían software de gestión de donantes, hojas de cálculo y registros en papel. Los datos de los voluntarios estaban dispersos y la falta de automatización hacía que la administración fuera abrumadora.

La transformación:

Tras la transición a Volunteer Impact, Demelza Hospice experimentó:

  • 🚀

    Incorporación de voluntarios más rápida: El registro, la comprobación de antecedentes y la formación podían completarse en horas en lugar de en meses.

  • 💬
    Comunicación interna fluida: Los responsables de distintas sedes podrían acceder a los datos relevantes de los voluntarios de forma segura.
  • Ampliación de la capacidad del programa: El hospicio puso en marcha nuevas funciones y servicios de voluntariado con el tiempo ahorrado.

"Ahorramos 1.376 horas anuales, lo que nos permitió ampliar nuestros programas y dedicar más tiempo a apoyar a las familias." - Jade McManus, responsable de servicios de voluntariado.

El hilo conductor: Eficiencia, seguridad y crecimiento

Cada uno de estos hospicios se enfrentaba a retos únicos, pero todos compartían el mismo objetivo: mejorar sus procesos de gestión del voluntariado para servir mejor a sus comunidades. Volunteer Impact les permitió

  • Reducir las cargas administrativas
  • Mejorar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo
  • Agilizar la incorporación y programación de voluntarios
  • Mejorar las capacidades de elaboración de informes para una mejor toma de decisiones

Para los hospicios que buscan maximizar el impacto de sus programas de voluntariado minimizando los dolores de cabeza administrativos, Volunteer Impact ofrece una solución probada.

¿Está preparado para transformar la gestión de su voluntariado? Obtenga más información sobre Volunteer Impact hoy mismo.

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