Histórias reais: Como o software de gestão de voluntários transformou os programas de cuidados paliativos

Os voluntários desempenham um papel crucial nos programas de cuidados paliativos, oferecendo compaixão, apoio e companhia aos doentes e às suas famílias. No entanto, a gestão eficiente de uma grande força de trabalho voluntário pode ser um desafio sem as ferramentas certas. Muitos centros de cuidados paliativos têm-se debatido com sistemas desactualizados, processos manuais e tarefas administrativas morosas - até terem mudado para um software de gestão de voluntários.

Neste post, vamos explorar histórias reais de quatro organizações de cuidados paliativos que transformaram os seus programas de voluntariado com o Volunteer Impact e os benefícios tangíveis que experimentaram.

Hospício de North London: Um sistema simplificado e seguro

O desafio:

A North London Hospice (NLH) estava a contar com um sistema personalizado que era pouco mais do que uma folha de cálculo glorificada. Não conseguia armazenar toda a informação necessária sobre os voluntários, não tinha opções de personalização e dificultava a elaboração de relatórios. Além disso, a segurança dos dados era uma preocupação crescente.

A transformação:

Depois de mudar para o Volunteer Impact, a NLH notou imediatamente a diferença:

• 🔒
  Acesso seguro aos dados: O software assegurava permissões seguras, restringindo o acesso aos dados sensíveis dos voluntários apenas ao pessoal autorizado.
• 📊
  Rastreamento e relatórios aprimorados: O registo automatizado das horas dos voluntários e a recolha de feedback em tempo real facilitaram a avaliação do impacto.
• ⏰
  Poupança de tempo: O software poupou cerca de 1.068 horas por ano, permitindo que a equipa se concentrasse mais no envolvimento dos voluntários.

"O Volunteer Impact poupa-nos muito tempo de tarefas administrativas, dando-nos mais oportunidades para reforçar as relações com os nossos voluntários." -Debbie Usiskin, Responsável pelo Envolvimento de Voluntários

HOSPÍCIO DE WICHITA FALLS: SUPERANDO INEFICIÊNCIAS MANUAIS

O desafio:

Durante mais de 30 anos, o Hospice of Wichita Falls baseou-se em registos em papel e folhas de cálculo Excel para a gestão de voluntários, o que levou a uma introdução de dados complicada, imprecisões e riscos de conformidade. A gestão dos turnos dos voluntários, o controlo das horas e a garantia da conformidade com as auditorias da Medicare eram demorados e propensos a erros. Os registos manuscritos davam frequentemente origem a interpretações erradas e a elaboração de relatórios exigia um grande esforço manual. Uma auditoria destacou a necessidade de um sistema mais organizado e centralizado, e uma oportunidade de subsídio finalmente motivou a transição para soluções digitais.

A Transformação:

Com a Volunteer Impact, o hospício experimentou:

• 🗓️
  Simplificação do agendamento de voluntários: Os turnos foram geridos através de um portal fácil de utilizar em vez de folhas de cálculo, melhorando a coordenação.
• 📈
  Relatórios e conformidade automatizados: O rastreamento preciso de dados simplificou a preparação da auditoria do Medicare, reduzindo a carga administrativa.
• 📱
  Ferramentas de fácil utilização para os voluntários: A aplicação móvel permitiu aos voluntários registar horas, comunicar e interagir com a organização de forma mais eficiente.

Apesar da resistência inicial de alguns voluntários habituados aos métodos tradicionais, um processo de integração estruturado, materiais de formação e orientação individual ajudaram a facilitar a transição. Os resultados? Um retorno do investimento de 1.413% e mais de 978 horas poupadas anualmente.

"A Volunteer Impact excedeu as nossas expectativas em termos de facilidade de utilização e segurança. A aplicação móvel tem sido um divisor de águas para a nossa equipa." - Darbi Glassburn, Diretora de Cuidados Paliativos e Serviços de Voluntariado

Foothills Country Hospice: Um programa mais eficiente e escalável

O desafio:

A Foothills Country Hospice Society (FCHS) dependia de vários sistemas desconectados para rastreamento, agendamento e relatórios de voluntários. A integração e a formação dos voluntários eram ineficientes e o pessoal passava demasiado tempo a introduzir dados manualmente.

A transformação:

Ao implementar o Volunteer Impact, o FCHS:

• ⏱️ Reduziu o tempo gasto em tarefas administrativas em 1.268 horas por ano
• Melhorou a autonomia dos voluntários: Os voluntários podiam gerir os seus próprios horários e atualizar os perfis online.
• 📑
  Relatórios melhorados: Os dados sobre horas de voluntariado e certificações estavam agora disponíveis instantaneamente para pedidos de subsídios.

"Se estivermos a gastar todo o nosso tempo a descobrir horários e a introduzir dados, não podemos fazer crescer o nosso programa de voluntariado. O Volunteer Impact deu-nos tempo para nos concentrarmos nas pessoas." - Bonnie Palmer, Coordenadora dos Serviços de Voluntariado

Demelza Hospice: Uma solução centralizada de gestão de voluntários

O desafio:

O Demelza Hospice Care for Children debatia-se com sistemas fragmentados, incluindo software de gestão de doadores, folhas de cálculo e registos em papel. Os dados dos voluntários estavam dispersos e a falta de automação tornava a administração esmagadora.

A transformação:

Depois de fazer a transição para o Volunteer Impact, o Demelza Hospice experimentou:

• 🚀

  Integração mais rápida de voluntários: O registo, a verificação de antecedentes e a formação podiam ser concluídos em horas, em vez de meses.

• 💬
  Comunicação interna perfeita: Os gestores de diferentes locais podem aceder aos dados relevantes dos voluntários de forma segura.
• Expansão da capacidade do programa: O hospício lançou novas funções e serviços de voluntariado com o tempo poupado.

"Poupámos 1.376 horas por ano, o que nos permitiu expandir os nossos programas e dedicar mais tempo ao apoio às famílias." - Jade McManus, responsável pelos serviços voluntários

A linha comum: Eficiência, segurança e crescimento

Cada um destes hospícios enfrentou desafios únicos, mas todos partilharam o mesmo objetivo - melhorar os seus processos de gestão de voluntários para melhor servir as suas comunidades. O Volunteer Impact capacitou-os a:

• Reduzir os encargos administrativos
• Melhorar a segurança e a conformidade dos dados
• Simplificar a integração e o agendamento de voluntários
• Melhorar as capacidades de elaboração de relatórios para uma melhor tomada de decisões

Para os hospícios que procuram maximizar o impacto dos seus programas de voluntariado, minimizando as dores de cabeça administrativas, o Volunteer Impact oferece uma solução comprovada.

Está pronto para transformar a sua gestão de voluntários? Saiba mais sobre o Volunteer Impact hoje mesmo.