Histoires vraies : Comment un logiciel de gestion des bénévoles a transformé les programmes d'hospices

Les bénévoles jouent un rôle crucial dans les programmes de soins palliatifs, en offrant compassion, soutien et compagnie aux patients et à leurs familles. Cependant, la gestion efficace d'un grand nombre de bénévoles peut s'avérer difficile si l'on ne dispose pas des bons outils. De nombreux centres de soins palliatifs se sont heurtés à des systèmes obsolètes, à des processus manuels et à des tâches administratives fastidieuses, jusqu'à ce qu'ils adoptent un logiciel de gestion des bénévoles.

Dans ce billet, nous examinerons les histoires réelles de quatre organismes de soins palliatifs qui ont transformé leurs programmes de bénévolat grâce à Volunteer Impact et les avantages tangibles qu'ils en ont retirés.

North London Hospice : Un système rationalisé et sécurisé

Le défi :

North London Hospice (NLH) s'appuyait sur un système personnalisé qui n'était guère plus qu'une feuille de calcul glorifiée. Il ne pouvait pas stocker toutes les informations nécessaires sur les bénévoles, manquait d'options de personnalisation et rendait les rapports difficiles. En outre, la sécurité des données était une préoccupation croissante.

La transformation :

Après avoir adopté Volunteer Impact, NLH a immédiatement remarqué la différence :

• 🔒
  Accès sécurisé aux données: Le logiciel garantissait des autorisations sécurisées, limitant l'accès aux données sensibles des bénévoles uniquement au personnel autorisé.
• 📊
  Amélioration du suivi et des rapports: L'automatisation de l'enregistrement des heures de bénévolat et la collecte de commentaires en temps réel ont facilité l'évaluation de l'impact.
• ⏰
  Gain de temps: Le logiciel a permis d'économiser environ 1 068 heures par an, permettant au personnel de se concentrer davantage sur l'engagement des bénévoles.

"Volunteer Impact nous fait gagner beaucoup de temps sur les tâches administratives, ce qui nous donne plus d'occasions de renforcer les relations avec nos bénévoles." -Debbie Usiskin, responsable de l'engagement des bénévoles

HOSPICE DE WICHITA FALLS : SURMONTER LES INEFFICACITÉS MANUELLES

Le défi :

Pendant plus de 30 ans, Hospice of Wichita Falls s'est appuyé sur des dossiers papier et des feuilles de calcul Excel pour la gestion des bénévoles, ce qui a entraîné une saisie fastidieuse des données, des inexactitudes et des risques de non-conformité. La gestion des équipes de bénévoles, le suivi des heures et la conformité aux audits de Medicare prenaient beaucoup de temps et étaient sujets à des erreurs. Les registres écrits à la main donnaient souvent lieu à des interprétations erronées et la rédaction des rapports nécessitait un travail manuel considérable. Un audit a mis en évidence la nécessité d'un système plus organisé et centralisé, et une opportunité de subvention a finalement motivé la transition vers des solutions numériques.

La transformation :

Avec Volunteer Impact, l'hospice a fait l'expérience :

• 🗓️
  Une planification simplifiée des bénévoles: Les équipes ont été gérées par un portail facile à utiliser au lieu de feuilles de calcul, ce qui a permis d'améliorer la coordination.
• 📈
  Automatisation des rapports et de la conformité: Un suivi précis des données a permis de rationaliser la préparation des audits de l'assurance-maladie, réduisant ainsi la charge administrative.
• 📱
  Outils conviviaux pour les bénévoles: L'application mobile a permis aux bénévoles de consigner leurs heures, de communiquer et de s'engager avec l'organisation de manière plus efficace.

Malgré la résistance initiale de certains bénévoles habitués aux méthodes traditionnelles, un processus d'intégration structuré, des supports de formation et des conseils personnalisés ont facilité la transition. Les résultats ? Un retour sur investissement de 1 413 % et plus de 978 heures économisées chaque année.

"Volunteer Impact a dépassé nos attentes en termes de convivialité et de sécurité. L'application mobile a changé la donne pour notre équipe". - Darbi Glassburn, directrice des soins palliatifs et des services de bénévolat

Foothills Country Hospice : Un programme plus efficace et évolutif

Le défi :

LaFoothills Country Hospice Society (FCHS) s'appuyait sur plusieurs systèmes déconnectés pour le suivi des bénévoles, la planification et la production de rapports. L'accueil et la formation des bénévoles étaient inefficaces et le personnel passait trop de temps à saisir manuellement les données.

La transformation :

En mettant en œuvre Volunteer Impact, FCHS a

• ⏱️ A réduit le temps consacré aux tâches administratives de 1 268 heures par an.
• Amélioration de l'autonomie des bénévoles: Les bénévoles pouvaient gérer leur propre emploi du temps et mettre à jour leur profil en ligne.
• 📑
  Amélioration des rapports: Les données sur les heures de bénévolat et les certifications étaient désormais disponibles instantanément pour les demandes de subvention.

" Si vous passez tout votre temps à établir des horaires et à saisir des données, vous ne pouvez pas développer votre programme de bénévolat. Volunteer Impact nous a permis de nous concentrer sur les gens. - Bonnie Palmer, coordinatrice des services de bénévolat

Hospice Demelza : Une solution centralisée de gestion des bénévoles

Le défi :

L'Hospice Demelza pour enfants était confronté à des systèmes fragmentés, comprenant des logiciels de gestion des donateurs, des feuilles de calcul et des dossiers papier. Les données relatives aux bénévoles étaient dispersées et le manque d'automatisation rendait l'administration fastidieuse.

La transformation :

Après être passé à Volunteer Impact, l'Hospice Demelza a connu :

• 🚀

  Une intégration plus rapide des bénévoles: L'inscription, la vérification des antécédents et la formation ont pu être réalisées en quelques heures au lieu de plusieurs mois.

• 💬
  Communication interne transparente: Les responsables de différents sites pourraient accéder aux données pertinentes sur les bénévoles en toute sécurité.
• ➕ Augmentation de la capacité du programme: L'hospice a lancé de nouveaux rôles et services pour les bénévoles grâce au temps gagné.

"Nous avons économisé 1 376 heures par an, ce qui nous a permis d'élargir nos programmes et de consacrer plus de temps au soutien des familles." - Jade McManus, responsable des services bénévoles

Le fil conducteur : Efficacité, sécurité et croissance

Chacun de ces centres de soins palliatifs était confronté à des défis uniques, mais tous partageaient le même objectif : améliorer leurs processus de gestion des bénévoles afin de mieux servir leurs communautés. Volunteer Impact leur a permis de

• Réduire les charges administratives
• Améliorer la sécurité des données et la conformité
• Rationaliser l'intégration et la planification des bénévoles
• Améliorer les capacités de reporting pour une meilleure prise de décision

Pour les centres de soins palliatifs qui cherchent à maximiser l'impact de leurs programmes de bénévolat tout en minimisant les problèmes administratifs, Volunteer Impact offre une solution qui a fait ses preuves.

Êtes-vous prêt à transformer votre gestion des bénévoles ? Découvrez Volunteer Impact dès aujourd'hui.