Comment utiliser le calculateur de retour sur investissement de Better Impact : Un guide étape par étape

Le calcul du retour sur investissement (ROI) d'un logiciel de gestion des volontaires (VMS) est essentiel pour démontrer la valeur et les gains d'efficacité de votre organisation. Le calculateur de retour sur investissement du logiciel de gestion des volontaires de Better Impact est un outil facile à utiliser pour mesurer ces avantages.

Voici un guide étape par étape pour vous aider à tirer le meilleur parti de cet outil :

Étape 1 : Accéder au calculateur

Visitez la page du calculateur de retour sur investissement de Better Impact.

Étape 2 : Rassembler les données nécessaires

Soyez assuré que toutes les informations que vous entrez dans le calculateur ne sont visibles que pendant que vous êtes sur cette page. Elles ne sont pas stockées pour que vous ou quelqu'un d'autre puissiez y accéder ultérieurement. Vous pouvez tout à fait utiliser des valeurs approximatives.

Recueillez les informations suivantes :

• Votre salaire annuel ou, si plusieurs personnes travaillent à la gestion des volontaires, le salaire annuel total de votre service.) Si des bénévoles vous aident à effectuer des tâches administratives, la valeur de l'équivalent salarial de leur temps doit également être incluse.
• Le coût annuel de l'abonnement au logiciel de gestion des volontaires. Pour obtenir ce chiffre, consultez notre calculateur de prix pour Volunteer Impact. Temps passé actuellement : Estimez le temps moyen consacré aux tâches administratives. Par exemple, prenez en compte les activités telles que l'accueil, la formation, la programmation, les rapports et la communication avec les bénévoles.

Etape 3 : Saisir les informations de base

Saisissez les informations nécessaires pour estimer les gains de temps potentiels grâce au nouveau logiciel. Sélectionnez la fréquence qui correspond le mieux à vos données : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Choisissez celle qui vous est la plus familière.

Cette partie vous demande de prendre en compte le temps passé à.. :

• Saisie des données des formulaires de candidature - Estimez le temps nécessaire pour saisir manuellement les formulaires de candidature des volontaires dans votre système, en veillant à ce que toutes les informations soient correctement saisies pour référence et traitement ultérieurs.
• Administration de l'intégration - Évaluez le temps nécessaire pour gérer le processus d'intégration des nouveaux volontaires, ce qui inclut la création de profils, la programmation d'entretiens, l'envoi de lettres ou de courriels d'invitation individuels, la réorganisation manuelle des candidats en fonction des besoins et le suivi de leur progression tout au long des étapes de l'intégration.
• Formation en personne - Examinez le temps investi dans l'organisation et la réalisation de sessions de formation en personne pour les volontaires, en couvrant tous les aspects, de la préparation à la réalisation de la formation proprement dite. Si certaines formations ne peuvent être dispensées qu'en personne, existe-t-il des formations qui pourraient être dispensées virtuellement si vous disposiez d'un système pour les gérer ? Dans l'affirmative, combien de temps gagneriez-vous ?
• Exportation d'adresses pour envoyer des courriels aux bénévoles - Calculez le temps passé à exporter les coordonnées des bénévoles à partir de votre base de données ou de vos feuilles de calcul, afin de les préparer pour les communications par courriel.
• Planification des bénévoles - Considérez le temps consacré à la création et à la gestion des calendriers des bénévoles, à la coordination des disponibilités et à l'assurance d'une couverture pour les différentes tâches et missions.
• Saisie des données relatives aux heures de travail des bénévoles - Déterminez le temps nécessaire à l'enregistrement des heures de travail des bénévoles dans votre système, afin d'assurer un suivi précis de leurs contributions et de la durée de leurs services.
• Mise à jour des informations relatives au profil des bénévoles - Évaluez le temps nécessaire à la mise à jour régulière et à la conservation de dossiers précis sur les bénévoles, y compris les coordonnées, les compétences, la disponibilité et toute autre information pertinente, en veillant à ce que les profils soient à jour et utiles pour une gestion efficace des bénévoles.
• Création de rapports - Considérez le temps investi dans l'utilisation de feuilles de calcul ou d'autres outils pour créer, mettre à jour et stocker des rapports utiles.
• Suivi du statut des certifications ou des diplômes des bénévoles - Évaluez le temps nécessaire au suivi et à la mise à jour du statut des certifications ou des diplômes des bénévoles, en veillant à ce qu'ils répondent aux exigences de conformité et restent à jour.
• Communications internes sur les volontaires - Réfléchissez au temps passé à coordonner et à partager des informations au sein de l'organisation sur les volontaires, telles que leur disponibilité, leurs missions et leurs progrès, afin de garantir le bon déroulement des opérations et l'harmonisation entre les membres de l'équipe.

Étape 4 : Examen des résultats

Après avoir saisi vos données dans le calculateur de retour sur investissement de Better Impact, vous recevrez une analyse comprenant trois indicateurs clés :

• L'estimation du gain de temps potentiel total : Cette mesure indique le nombre d'heures cumulées économisées par an grâce à l'utilisation du logiciel de gestion des volontaires. Il s'agit d'un reflet direct des gains d'efficacité et de la réduction de la charge de travail administratif.
• Valeur monétaire du temps économisé par le personnel :Ce chiffre traduit le temps économisé en valeur financière, basée sur le salaire ou le salaire moyen de votre département. Il permet de quantifier les économies de coûts d'une manière facilement compréhensible et relatable.
• Pourcentage de retour sur investissement : Le pourcentage de retour sur investissement compare le coût du logiciel à la valeur monétaire du temps économisé. Un pourcentage de retour sur investissement plus élevé indique un retour sur investissement plus important, démontrant la viabilité financière et les avantages de l'adoption du logiciel.
• Rapport PDF téléchargeable : À la fin de votre analyse, vous pouvez télécharger un rapport PDF résumant toutes vos données et le retour sur investissement calculé. Ce rapport est un outil pratique pour partager vos conclusions avec les parties prenantes et pour conserver une trace de votre évaluation.

Étape 5 : Prendre des décisions sur la base des résultats

Après avoir analysé les données et examiné les résultats fournis par le calculateur de ROI de Better Impact, il est temps de prendre des décisions éclairées concernant votre investissement dans un logiciel de gestion des volontaires. Les résultats fourniront une image claire de l'impact financier et opérationnel potentiel de l'adoption du logiciel.

Comment interpréter les résultats du calculateur de ROI de Better Impact ?

• ROI positif : Si le pourcentage de ROI est positif et significatif, c'est un indicateur fort que l'investissement dans le logiciel apportera des bénéfices tangibles à votre organisation. Un ROI positif signifie que les gains de temps et d'efficacité liés à l'utilisation du logiciel l'emportent sur les coûts, ce qui se traduit par des économies financières et peut même libérer des ressources pour d'autres initiatives stratégiques. Ce résultat devrait vous conforter dans votre décision d'investissement, sachant qu'il améliorera la productivité et l'impact global de votre organisation.
  • Prochaines étapes : Avec un retour sur investissement positif, réfléchissez à la manière dont vous pouvez optimiser vos processus de gestion des volontaires à l'aide du logiciel. Pensez aux fonctionnalités ou modules supplémentaires qui pourraient être ajoutés pour améliorer encore l'efficacité, tels que l'Impact Client. En outre, partagez les résultats du retour sur investissement avec les principales parties prenantes afin d'obtenir leur adhésion et de démontrer la valeur de cet investissement. Vous pouvez également nous demander de mettre en place un essai gratuit pour tester l'efficacité du logiciel dans des conditions réelles avant sa mise en œuvre complète.
• ROI négatif ou faible : Si le pourcentage de retour sur investissement est négatif ou faible, cela signifie que le coût du logiciel n'est peut-être pas justifié par les gains de temps ou d'efficacité. Toutefois, cela ne signifie pas nécessairement que le logiciel n'est pas adapté. Il peut suggérer que certaines hypothèses ou données d'entrée doivent être réexaminées.
  • Prochaines étapes : Commencez par revoir les données que vous avez saisies dans le calculateur. Les estimations de temps sont-elles exactes ? Avez-vous pris en compte toutes les tâches et tous les processus pertinents qui pourraient bénéficier du logiciel ? Si les données semblent exactes, envisagez les stratégies suivantes :
    • Tenez compte des avantages non monétaires : Bien que le calculateur se concentre sur le retour sur investissement financier, n'oubliez pas que les logiciels de gestion des volontaires peuvent également apporter des avantages qualitatifs, tels qu'un engagement accru des volontaires, une plus grande précision des données et une amélioration de la prise de décision. Réfléchissez à la possibilité que ces avantages intangibles justifient l'investissement.
    • Perspective à long terme : Considérez l'impact à long terme de l'adoption du logiciel. Même si, dans certains cas, le retour sur investissement immédiat peut sembler faible, le logiciel peut apporter une valeur significative au fil du temps en aidant votre organisation à se développer, à s'adapter à de nouveaux défis et à gérer les volontaires de manière plus efficace.

Réflexions finales

Investir dans un logiciel de gestion des bénévoles comme Better Impact va au-delà des chiffres. Il s'agit d'améliorer la capacité de votre organisation à engager les bénévoles plus efficacement, à moderniser les opérations et, en fin de compte, à consacrer plus d'énergie à votre mission. Lorsque vous envisagez cet investissement, pensez à l'impact à long terme sur la satisfaction et la fidélisation des bénévoles, ainsi que sur la capacité à développer votre ou vos programme(s) de bénévolat. Une solution logicielle robuste peut être un catalyseur de croissance, vous permettant de consacrer plus de temps aux initiatives stratégiques tout en réduisant la charge administrative de votre équipe. Pour voir comment d'autres organisations ont réussi à démontrer leur retour sur investissement, explorez nos études de cas réels et découvrez les avantages tangibles que le logiciel de gestion des bénévoles de Better Impact peut apporter à votre organisation.

Si vous êtes prêt à découvrir une approche plus efficace pour gérer vos programmes de bénévolat et atteindre les objectifs de votre organisation, jetez un coup d'œil au Guide ultime pour choisir un logiciel de gestion des bénévoles.