Définir les relations entre bénévoles et employés : Pourquoi c'est important et comment atténuer les risques juridiques

Dans de nombreuses organisations à but non lucratif et axées sur la communauté, les bénévoles jouent un rôle clé en soutenant les opérations et en fournissant des services. Leur contribution est souvent essentielle, les bénévoles mettant leur temps, leur énergie et leurs compétences au service de la communauté. Cependant, la frontière entre le bénévolat et l'emploi s'estompant, les organisations peuvent être confrontées à des risques juridiques importants et à une atteinte à leur réputation si ces relations ne sont pas clairement définies et gérées de manière appropriée.

Dans cet article de blog, nous explorons les raisons pour lesquelles il est essentiel de définir les relations entre bénévoles et employés, les obligations légales que les organisations doivent connaître et la manière de limiter les risques associés à une classification erronée.

L'importance de la définition de la relation

À première vue, la distinction entre un employé et un bénévole peut sembler évidente. Les salariés sont des employés rémunérés qui exécutent des tâches dans le cadre d'un contrat, tandis que les bénévoles offrent leurs services sans compensation financière. Cependant, dans la pratique, la ligne de démarcation peut être beaucoup moins claire - en particulier lorsque le rôle du bénévole n'est pas défini ou que les bénévoles reçoivent des avantages allant au-delà du remboursement de base. En termes juridiques et opérationnels, la distinction entre un bénévole et un employé est importante.

1. Conformité juridique

Les lois sur l'emploi existent pour protéger les droits des travailleurs, dans des domaines tels que les salaires, les heures de travail, les avantages sociaux, la santé et la sécurité, et la protection contre les licenciements abusifs. Si une organisation classe à tort une personne comme bénévole alors qu'elle remplit effectivement le rôle d'un employé, elle peut être tenue responsable des salaires, impôts et avantages sociaux impayés. Les litiges juridiques peuvent être coûteux et nuire à la réputation d'une organisation.

2. Assurance et responsabilité

Les salariés et les bénévoles sont généralement couverts par des polices d'assurance différentes. Les employés peuvent être couverts par des régimes d'indemnisation des travailleurs, tandis que les bénévoles peuvent avoir besoin d'une assurance responsabilité civile distincte ou d'une assurance pour les travailleurs bénévoles. Une classification erronée d'un bénévole en tant qu'employé ou vice versa peut laisser des lacunes dans la couverture, mettant en danger à la fois l'individu et l'organisation en cas d'incident.

3. Équité et attentes

Définir les rôles permet d'établir des attentes claires de part et d'autre. Les volontaires doivent comprendre ce que l'on attend d'eux et ce qu'ils peuvent attendre de l'organisation. De même, les employés ont besoin de clarifier leurs obligations et leurs responsabilités. Si les limites ne sont pas définies, des problèmes d'épuisement, de surengagement ou de conflit peuvent survenir.

Comprendre vos obligations légales envers les bénévoles

Les obligations légales varient d'un pays à l'autre. Il est donc important de prendre contact avec les organisations qui défendent le volontariat dans votre pays. Il peut s'agir d'organismes nationaux, de DOVIA ou d'organisations telles que le NCVO en Angleterre. Nombre de ces organisations proposent des formations et des ressources pour vous aider à comprendre vos obligations légales à l'égard des volontaires. Par exemple, en Australie, Justice Connect's Not-for-profit Law, en collaboration avec Volunteering Australia, a créé le National Volunteer Guide, qui fournit des informations sur les obligations légales des organisations australiennes envers les bénévoles, ainsi que des modèles, des conseils et des exemples pratiques.

Bonnes pratiques pour gérer la relation

La gestion de la frontière entre les relations entre bénévoles et employés nécessite une approche proactive et transparente. Voici quelques étapes clés pour réduire les risques :

1. Définir les rôles et les attentes : Créez des descriptions de rôles pour les bénévoles et les employés. Veillez à ce que les limites soient claires afin d'éviter toute dérive ou duplication des rôles. En outre, les descriptions des rôles permettent de clarifier les attentes concernant les performances des bénévoles en cas de griefs.
2. Élaborer un contrat de bénévolat : Évitez d'utiliser des termes qui impliquent une relation de travail. Un contrat de bénévolat bien rédigé définit les attentes tout en clarifiant les points suivants
   
   - le rôle du bénévole n'est pas rémunéré
   - La participation est volontaire et peut être interrompue par l'une ou l'autre des parties.
   - L'accord ne crée pas de relation d'emploi.
3. Fournir une formation et un soutien : Les bénévoles et les employés doivent bénéficier d'une initiation, d'une formation continue et d'une supervision appropriées. La formation doit porter sur les obligations en matière de sécurité et les politiques de l'organisation.
4. Créer des canaux de retour d'information : Créez des forums permettant aux bénévoles et aux employés d'exprimer leurs préoccupations, de suggérer des améliorations et de fournir un retour d'information. L'écoute de toutes les voix favorise une culture de collaboration.
5. Reconnaître équitablement les contributions : Célébrez et reconnaissez les contributions des bénévoles et des employés. La reconnaissance n'a pas besoin d'être pécuniaire - un événement de remerciement ou un article dans un bulletin d'information peuvent faire beaucoup.
6. Révisez régulièrement vos politiques : Veillez à ce que vos politiques en matière de bénévolat, vos procédures de protection et vos mécanismes de règlement des griefs soient à jour et conformes aux normes juridiques en vigueur.
7. Évitez les paiements : S'il est courant de rembourser les dépenses des bénévoles, les organisations devraient éviter d'offrir des allocations ou des honoraires sans avoir obtenu un avis juridique. Ceux-ci peuvent être interprétés à tort comme des salaires ou des compensations.
8. Tenir des registres : Conservez des dossiers clairs et précis sur les rôles, les heures, les accords, les remboursements et la formation des bénévoles. Cette documentation peut aider à défendre votre organisation en cas de réclamation ou de litige.
9. Examiner régulièrement la situation avec le conseiller juridique : Comme les lois et les besoins organisationnels évoluent, il est essentiel de revoir périodiquement vos politiques et pratiques en matière de bénévolat avec des conseillers juridiques qualifiés. Cela permet d'assurer une conformité et une gestion des risques permanentes.

La relation entre les bénévoles et les employés est délicate mais essentielle. Lorsqu'elle est gérée de manière réfléchie, elle peut conduire à une organisation prospère, axée sur sa mission et fondée sur le respect et l'objectif commun. Mais lorsqu'elle est ignorée ou mal gérée, elle peut engendrer du ressentiment, perturber les opérations et exposer l'organisation à une responsabilité juridique.

En comprenant et en respectant les obligations légales, en définissant clairement le rôle des volontaires et en mettant en place des politiques solides, les organisations peuvent favoriser un environnement sûr, conforme et mutuellement bénéfique pour les employés et les volontaires. Ce faisant, elles protègent leur mission, leur personnel et leur viabilité à long terme.